企業(yè)案件檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)案件檔案管理，規(guī)范案件檔案的收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高企業(yè)管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本企業(yè)各類案件檔案的管理，包括但不限于訴訟、仲裁、行政復(fù)議、勞動爭議、知識產(chǎn)權(quán)糾紛等案件形成的檔案材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)案件檔案由專門的檔案管理部門或指定的機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：案件檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理活動合法合規(guī)。3.真實完整原則：案件檔案應(yīng)如實反映案件處理過程和結(jié)果，確保檔案材料的真實、準(zhǔn)確、完整。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的利用服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善企業(yè)案件檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)案件檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作。3.建立案件檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對案件檔案進(jìn)行定期檢查和清理，確保檔案的安全和完整。5.按照有關(guān)規(guī)定，做好案件檔案的鑒定、銷毀等工作。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門案件檔案的管理工作。（二）案件承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門承辦案件檔案材料的收集、整理和初步分類，并及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好案件檔案的整理、編目等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門案件檔案的形成和保管，確保檔案材料的真實、完整。4.配合檔案管理部門做好案件檔案的利用工作，提供相關(guān)信息和資料。（三）其他部門職責(zé)1.涉及案件處理的其他部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時將與案件有關(guān)的文件、資料等移交案件承辦部門或檔案管理部門。2.在案件處理過程中，各部門應(yīng)相互配合，共同做好案件檔案的管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.案件受理階段的相關(guān)材料，包括案件受理通知書、起訴狀、答辯狀、仲裁申請書、答辯意見等。2.案件審理階段的各類證據(jù)材料，如書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見、勘驗筆錄等。3.案件處理過程中形成的各類法律文書，如判決書、裁定書、調(diào)解書、仲裁裁決書、行政復(fù)議決定書等。4.與案件有關(guān)的其他文件、資料，如會議紀(jì)要、往來信函、請示報告等。（二）收集要求1.案件承辦部門應(yīng)在案件處理過程中及時收集相關(guān)檔案材料，確保材料的真實性和完整性。2.對于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件的，應(yīng)收集經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損或褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.檔案管理部門對收集的案件檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照案件類別、時間順序等進(jìn)行分類。2.對每一份檔案材料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明材料名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.按照檔案整理要求，對檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.案件檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性案件檔案；中期保管期限為[X]年，適用于重要案件檔案；長期保管期限為[X]年以上，適用于涉及企業(yè)重大權(quán)益、具有歷史價值或法律意義的案件檔案。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的案件檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.案件檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，同時建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全和可利用。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對案件檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度等環(huán)境條件，防止檔案材料因環(huán)境因素受損。3.對檔案的借閱、查閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的流向可追溯。五、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱案件檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.因法律事務(wù)需要，企業(yè)外部律師、法律顧問等經(jīng)企業(yè)授權(quán)可查閱相關(guān)案件檔案。3.其他經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)的單位或個人，因特殊原因需要查閱案件檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱案件檔案，應(yīng)填寫《案件檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.企業(yè)外部人員查閱案件檔案，應(yīng)提交企業(yè)授權(quán)委托書，并填寫《案件檔案查閱申請表》，經(jīng)企業(yè)法律事務(wù)部門審核同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行復(fù)制、拍照等行為。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對案件檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的案件檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、法律事務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核。3.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行綜合評估，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的案件檔案，應(yīng)編制《案件檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《案件檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.案件檔案的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保檔案信息的徹底銷毀。4.銷毀工作完成后，應(yīng)在《案件檔案銷毀清單》上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立企業(yè)案件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)案件檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.對案件檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.開發(fā)案件檔案管理信息系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理等功能，方便檔案的管理和利用。3.建立電子檔案安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)人員，負(fù)責(zé)案件檔案的信息化管理工作。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和管理水平。3.定期對案件檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.企業(yè)內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對案件檔案管理工作進(jìn)行定期審計和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.各部門應(yīng)配合審計部門和檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.案件檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門的工作流程和操作規(guī)范是否符合要求。3.檔案管理人員的崗位職責(zé)履行情況。4.案件檔案的安全保管情況，包