會(huì)務(wù)保障分工管理辦法一、總則（一）目的為了確保公司/組織各類會(huì)議的順利召開，規(guī)范會(huì)務(wù)保障工作流程，明確各部門及人員在會(huì)務(wù)保障中的職責(zé)分工，提高會(huì)務(wù)保障工作的質(zhì)量和效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)的會(huì)務(wù)保障工作，包括但不限于公司年會(huì)、部門例會(huì)、專題研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議、商務(wù)洽談會(huì)等。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：會(huì)務(wù)保障工作在公司/組織領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指揮下進(jìn)行，確保各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)一致。2.分工協(xié)作原則：明確各部門及人員的職責(zé)分工，同時(shí)強(qiáng)調(diào)部門之間的協(xié)作配合，形成工作合力。3.高效優(yōu)質(zhì)原則：以提高會(huì)務(wù)保障工作效率和質(zhì)量為目標(biāo)，優(yōu)化工作流程，確保會(huì)議順利進(jìn)行，滿足參會(huì)人員的需求。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保會(huì)議信息安全，防止發(fā)生泄密事件。二、會(huì)務(wù)保障工作組織架構(gòu)及職責(zé)分工（一）會(huì)務(wù)保障工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的會(huì)務(wù)保障工作領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)保障工作，對重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）會(huì)務(wù)保障工作小組及職責(zé)分工1.綜合協(xié)調(diào)組職責(zé)：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)保障工作的整體協(xié)調(diào)和溝通，與各工作小組保持密切聯(lián)系，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題；負(fù)責(zé)會(huì)議議程的制定和審核，確保會(huì)議內(nèi)容安排合理、緊湊；負(fù)責(zé)與參會(huì)人員的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知、提醒等信息；負(fù)責(zé)會(huì)議文件、資料的收集、整理和歸檔工作。人員組成：由公司/組織辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，辦公室相關(guān)人員為成員。2.會(huì)議籌備組職責(zé)：負(fù)責(zé)會(huì)議場地的選擇、預(yù)訂和布置，根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，合理安排會(huì)議室的布局、座位設(shè)置、音響設(shè)備、燈光設(shè)備等；負(fù)責(zé)會(huì)議所需的文具、紙張、飲用水、水果等物資的采購和準(zhǔn)備工作；負(fù)責(zé)會(huì)議期間的餐飲安排，確保餐飲質(zhì)量和服務(wù)水平；負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場的清潔衛(wèi)生和安全保衛(wèi)工作，營造良好的會(huì)議環(huán)境。人員組成：由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，行政部門相關(guān)人員、后勤服務(wù)人員為成員。3.技術(shù)支持組職責(zé)：負(fù)責(zé)會(huì)議期間的技術(shù)設(shè)備保障工作，確保音響設(shè)備、投影儀、電腦、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備正常運(yùn)行；負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場的技術(shù)操作和技術(shù)支持，如播放演示文稿、視頻等；負(fù)責(zé)對會(huì)議期間可能出現(xiàn)的技術(shù)故障進(jìn)行及時(shí)處理和應(yīng)急響應(yīng)，確保會(huì)議不受技術(shù)問題的影響。人員組成：由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，信息技術(shù)部門相關(guān)技術(shù)人員為成員。4.資料準(zhǔn)備組職責(zé)：負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議材料的起草、審核、排版、印刷等；負(fù)責(zé)會(huì)議文件、報(bào)告、發(fā)言稿等資料的收集、整理和分類，確保資料齊全、準(zhǔn)確；負(fù)責(zé)會(huì)議資料的發(fā)放和回收工作，保證參會(huì)人員能夠及時(shí)獲取所需資料。人員組成：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員為成員。5.接待服務(wù)組職責(zé)：負(fù)責(zé)參會(huì)人員的接待工作，包括在機(jī)場、車站、碼頭等交通樞紐的接送站服務(wù)；負(fù)責(zé)參會(huì)人員的住宿安排和入住手續(xù)辦理；負(fù)責(zé)為參會(huì)人員提供必要的生活服務(wù)，如協(xié)助解決生活中的困難、提供旅游咨詢等；負(fù)責(zé)與參會(huì)人員保持良好的溝通，及時(shí)了解他們的需求和意見，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。人員組成：由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，人力資源部門相關(guān)人員、志愿者為成員。6.安全保衛(wèi)組職責(zé)：負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)方案，明確安全保衛(wèi)措施和責(zé)任；負(fù)責(zé)對會(huì)議場地、周邊環(huán)境進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患；負(fù)責(zé)會(huì)議期間的人員出入管理，嚴(yán)格控制無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議現(xiàn)場；負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)議現(xiàn)場的秩序，防止發(fā)生擁擠、踩踏等事故；負(fù)責(zé)對會(huì)議期間可能出現(xiàn)的突發(fā)事件進(jìn)行應(yīng)急處置，確保會(huì)議安全順利進(jìn)行。人員組成：由安全管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，安全管理部門相關(guān)人員、保安人員為成員。三、會(huì)務(wù)保障工作流程（一）會(huì)議籌備階段1.確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員由會(huì)議發(fā)起部門或主辦單位提出會(huì)議需求，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員范圍。綜合協(xié)調(diào)組對會(huì)議需求進(jìn)行審核和確認(rèn)，報(bào)會(huì)務(wù)保障工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。2.制定會(huì)議議程和資料準(zhǔn)備計(jì)劃綜合協(xié)調(diào)組根據(jù)會(huì)議主題和目的，制定會(huì)議議程草案，征求相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)意見后進(jìn)行修改完善。資料準(zhǔn)備組根據(jù)會(huì)議議程，制定資料準(zhǔn)備計(jì)劃，明確資料內(nèi)容、格式要求、完成時(shí)間等，并組織人員進(jìn)行資料的起草、審核、排版、印刷等工作。3.預(yù)訂會(huì)議場地和安排餐飲會(huì)議籌備組根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，選擇合適的會(huì)議場地，并與場地提供方簽訂預(yù)訂合同，明確場地使用時(shí)間、費(fèi)用、服務(wù)內(nèi)容等事項(xiàng)。根據(jù)參會(huì)人員數(shù)量和會(huì)議時(shí)間，確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)和形式，與餐飲服務(wù)提供商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，安排好會(huì)議期間的餐飲服務(wù)。4.準(zhǔn)備會(huì)議物資和技術(shù)設(shè)備會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)采購會(huì)議所需的文具、紙張、飲用水、水果等物資，并確保物資數(shù)量充足、質(zhì)量合格。技術(shù)支持組對會(huì)議所需的音響設(shè)備、投影儀、電腦、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行，并準(zhǔn)備好備用設(shè)備和技術(shù)人員，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的技術(shù)故障。5.安排接待服務(wù)工作接待服務(wù)組根據(jù)參會(huì)人員名單和行程安排，制定接待方案，明確接送站時(shí)間、地點(diǎn)、車輛安排等事項(xiàng)，并提前與交通樞紐相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保接送站工作順利進(jìn)行。根據(jù)參會(huì)人員的住宿需求，預(yù)訂合適的酒店，并安排專人負(fù)責(zé)辦理入住手續(xù)，為參會(huì)人員提供必要的生活服務(wù)。6.制定安全保衛(wèi)方案安全保衛(wèi)組根據(jù)會(huì)議規(guī)模和重要性，制定安全保衛(wèi)方案，明確安全保衛(wèi)措施和責(zé)任分工，包括人員出入管理、場地安全檢查、秩序維護(hù)、突發(fā)事件應(yīng)急處置等內(nèi)容。組織安全保衛(wèi)人員進(jìn)行培訓(xùn)和演練，提高安全保衛(wèi)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和應(yīng)急處置能力。（二）會(huì)議召開階段1.會(huì)議現(xiàn)場布置會(huì)議籌備組在會(huì)議召開前提前到達(dá)會(huì)議場地，按照會(huì)議要求進(jìn)行現(xiàn)場布置，包括擺放桌椅、懸掛橫幅、設(shè)置指示牌、擺放資料等，確保會(huì)議現(xiàn)場整潔、美觀、有序。技術(shù)支持組在會(huì)議現(xiàn)場對技術(shù)設(shè)備進(jìn)行再次檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行，并安排技術(shù)人員在會(huì)議期間隨時(shí)提供技術(shù)支持。2.會(huì)議簽到和資料發(fā)放接待服務(wù)組在會(huì)議入口處設(shè)立簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，收集簽到表和相關(guān)證件，并引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議場地。資料準(zhǔn)備組在會(huì)議現(xiàn)場設(shè)立資料發(fā)放處，按照參會(huì)人員名單發(fā)放會(huì)議資料，確保資料發(fā)放準(zhǔn)確無誤。3.會(huì)議服務(wù)保障會(huì)議期間，綜合協(xié)調(diào)組負(fù)責(zé)與各工作小組保持密切聯(lián)系，及時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題；負(fù)責(zé)會(huì)議期間的信息傳遞和溝通協(xié)調(diào)，確保會(huì)議各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場的服務(wù)保障工作，包括為參會(huì)人員提供飲用水、水果等物資，及時(shí)清理會(huì)議現(xiàn)場的垃圾，保持會(huì)議環(huán)境整潔；負(fù)責(zé)會(huì)議期間的餐飲服務(wù)，確保餐飲質(zhì)量和服務(wù)水平。技術(shù)支持組負(fù)責(zé)會(huì)議期間的技術(shù)設(shè)備保障工作，密切關(guān)注技術(shù)設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)處理技術(shù)故障，確保會(huì)議正常進(jìn)行；負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì)議需要進(jìn)行技術(shù)操作，如播放演示文稿、視頻等。安全保衛(wèi)組負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格執(zhí)行安全保衛(wèi)方案，加強(qiáng)人員出入管理和秩序維護(hù)，防止發(fā)生安全事故；負(fù)責(zé)對會(huì)議期間可能出現(xiàn)的突發(fā)事件進(jìn)行應(yīng)急處置，確保會(huì)議安全順利進(jìn)行。4.會(huì)議記錄和攝影攝像資料準(zhǔn)備組安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后印發(fā)。宣傳部門安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議攝影攝像工作，拍攝會(huì)議現(xiàn)場照片和視頻資料，為會(huì)議宣傳和資料留存提供素材。（三）會(huì)議結(jié)束階段1.會(huì)議資料回收和整理資料準(zhǔn)備組在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)回收會(huì)議資料，對資料進(jìn)行整理和分類，檢查資料是否齊全、完整，如有缺失或損壞，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修復(fù)。將回收的會(huì)議資料進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和使用。2.會(huì)議場地清理和設(shè)備歸還會(huì)議籌備組組織人員對會(huì)議場地進(jìn)行清理，拆除會(huì)議現(xiàn)場布置的設(shè)備和設(shè)施，清理垃圾，恢復(fù)場地原狀。將會(huì)議期間使用的技術(shù)設(shè)備、物資等歸還給相關(guān)部門或單位，并辦理交接手續(xù)。3.接待服務(wù)工作收尾接待服務(wù)組負(fù)責(zé)安排車輛將參會(huì)人員送至交通樞紐，確保參會(huì)人員安全返程；負(fù)責(zé)對參會(huì)人員的住宿費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，并辦理退房手續(xù)。對會(huì)議期間的接待服務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)和評估，收集參會(huì)人員的意見和建議，不斷改進(jìn)接待服務(wù)工作質(zhì)量。4.會(huì)務(wù)保障工作總結(jié)綜合協(xié)調(diào)組組織各工作小組對本次會(huì)務(wù)保障工作進(jìn)行總結(jié)，回顧工作過程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析存在的問題和不足。撰寫會(huì)務(wù)保障工作總結(jié)報(bào)告，報(bào)會(huì)務(wù)保障工作領(lǐng)導(dǎo)小組審閱，為今后的會(huì)務(wù)保障工作提供參考和借鑒。四、會(huì)務(wù)保障工作質(zhì)量控制（一）建立質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制成立會(huì)務(wù)保障工作質(zhì)量監(jiān)督小組，由公司/組織內(nèi)部相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對會(huì)務(wù)保障工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和檢查。質(zhì)量監(jiān)督小組定期對會(huì)務(wù)保障工作進(jìn)行抽查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見，確保會(huì)務(wù)保障工作質(zhì)量。（二）制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法1.制定會(huì)務(wù)保障工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確各工作小組及人員在會(huì)議籌備、召開、結(jié)束等階段的工作要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括會(huì)議場地布置、資料準(zhǔn)備、技術(shù)設(shè)備保障、服務(wù)質(zhì)量、安全保衛(wèi)等方面的標(biāo)準(zhǔn)。2.建立會(huì)務(wù)保障工作考核辦法，將各工作小組及人員的會(huì)務(wù)保障工作質(zhì)量納入績效考核體系，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對工作不力、出現(xiàn)重大失誤的部門和個(gè)人進(jìn)行批評和問責(zé)。（三）加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)定期組織會(huì)務(wù)保障工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括會(huì)議組織與管理、溝通技巧、服務(wù)禮儀、技術(shù)設(shè)備操作等方面的知識和技能，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提升會(huì)務(wù)保障工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，確保會(huì)務(wù)保障工作質(zhì)量。五、會(huì)務(wù)保障工作應(yīng)急預(yù)案（一）應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)成立會(huì)務(wù)保障工作應(yīng)急指揮小組，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。應(yīng)急指揮小組負(fù)責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)保障工作中的突發(fā)事件應(yīng)急處置工作，制定應(yīng)急處置方案，組織應(yīng)急救援力量，及時(shí)、有效地應(yīng)對各類突發(fā)事件。（二）突發(fā)事件類型及應(yīng)急處置措施1.技術(shù)設(shè)備故障技術(shù)支持組在會(huì)議期間如發(fā)現(xiàn)技術(shù)設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速組織技術(shù)人員進(jìn)行搶修，確保在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)設(shè)備正常運(yùn)行。如故障無法及時(shí)排除，應(yīng)及時(shí)調(diào)整會(huì)議議程，采取臨時(shí)替代措施，如使用備用設(shè)備、手寫記錄等方式，確保會(huì)議不受技術(shù)問題的影響。2.安全事故安全保衛(wèi)組在會(huì)議現(xiàn)場如發(fā)現(xiàn)安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速組織人員進(jìn)行救援和疏散，確保參會(huì)人員的生命安全。及時(shí)向上級主管部門報(bào)告事故情況，并配合相關(guān)部門進(jìn)行事故調(diào)查和處理工作。3.公共衛(wèi)生事件如會(huì)議期間發(fā)生公共衛(wèi)生事件，如傳染病疫情、食物中毒等，會(huì)議籌備組應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的防控措施，如對會(huì)議場地進(jìn)行消毒、對參會(huì)人員進(jìn)行健康監(jiān)測等。及時(shí)向上級主管部門報(bào)告事件情況，并配合相關(guān)部門進(jìn)行事件調(diào)查和處理工作。4.其他突發(fā)事件對于其他可能影響會(huì)議正常進(jìn)行的突發(fā)事件，如惡劣天氣、交通擁堵等，會(huì)務(wù)保障工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)及時(shí)召開會(huì)議，研究制定應(yīng)對措施，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。（三）應(yīng)急演練和培訓(xùn)定期組織會(huì)務(wù)保障工作人