會計(jì)檔案保密管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會計(jì)檔案的保密管理，確保會計(jì)信息的安全與完整，防止會計(jì)檔案泄露、篡改或丟失，依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會計(jì)檔案保密管理工作。（三）定義1.會計(jì)檔案：指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料。2.保密管理：采取必要的措施和手段，對會計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等全過程進(jìn)行嚴(yán)格管控，防止會計(jì)檔案信息被非法獲取、使用、披露或損壞。（四）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計(jì)檔案保密管理工作合法合規(guī)。2.安全第一原則：將會計(jì)檔案的安全保密置于首位，采取有效措施防范各類安全風(fēng)險(xiǎn)。3.分級負(fù)責(zé)原則：明確各級部門和人員在會計(jì)檔案保密管理中的職責(zé)，實(shí)行分級管理、責(zé)任到人。4.全面覆蓋原則：涵蓋會計(jì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，不留管理死角。二、會計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照會計(jì)核算工作流程，及時(shí)將各類會計(jì)資料移交至檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.會計(jì)憑證應(yīng)按編號順序整理，確保附件齊全；會計(jì)賬簿應(yīng)賬頁完整、連續(xù)編號；財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.對于電子會計(jì)檔案，應(yīng)確保其存儲格式合規(guī)、數(shù)據(jù)完整，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，分別存放于不同地點(diǎn)。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門收到會計(jì)資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。會計(jì)檔案可分為會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類和其他會計(jì)資料類。2.每類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列，對于同一時(shí)期的檔案，應(yīng)按照重要程度或業(yè)務(wù)類別進(jìn)行細(xì)分排列。3.應(yīng)編制會計(jì)檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。三、會計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理部門在對會計(jì)資料整理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、數(shù)量、歸檔日期等信息。2.歸檔后的會計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。3.檔案管理部門應(yīng)建立會計(jì)檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔、查閱、借閱等情況，確保檔案管理工作可追溯。（二）歸檔期限1.會計(jì)憑證應(yīng)在年度終了后，由會計(jì)部門整理完畢，編制成冊，在次年3月底前移交檔案管理部門歸檔。2.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，更換新賬并結(jié)賬完畢，在次年4月底前移交檔案管理部門歸檔。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后，由編制部門整理完畢，在次年5月底前移交檔案管理部門歸檔。4.其他會計(jì)資料應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，歸檔期限不得超過一個(gè)月。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。2.會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等主要會計(jì)檔案的保管期限為30年；月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等應(yīng)永久保管。（二）保管措施1.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。2.檔案管理人員應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對于破損、褪色等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.應(yīng)采用電子和紙質(zhì)雙重備份的方式保管會計(jì)檔案。電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房。因工作需要進(jìn)入庫房的，必須經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。五、會計(jì)檔案的查閱（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計(jì)檔案的，應(yīng)填寫會計(jì)檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱會計(jì)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證件，并填寫查閱申請表，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）查閱審批1.檔案管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。對于符合查閱條件的，應(yīng)報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和目的，決定是否批準(zhǔn)查閱申請。對于涉及重要會計(jì)信息或敏感內(nèi)容的查閱申請，應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱規(guī)定1.查閱會計(jì)檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)會計(jì)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞或撕毀。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。3.查閱會計(jì)檔案的時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格按照審批時(shí)間執(zhí)行，如需延長查閱時(shí)間的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。六、會計(jì)檔案的借閱（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會計(jì)檔案的，應(yīng)填寫會計(jì)檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位因特殊原因需要借閱會計(jì)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證件，并填寫借閱申請表，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。對于符合借閱條件的，應(yīng)報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請的內(nèi)容和目的，決定是否批準(zhǔn)借閱申請。對于涉及重要會計(jì)信息或敏感內(nèi)容的借閱申請，應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱規(guī)定1.借閱會計(jì)檔案應(yīng)在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱時(shí)間的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。七、會計(jì)檔案的保密措施（一）人員管理1.檔案管理部門應(yīng)配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員，并定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其在會計(jì)檔案保密管理中的權(quán)利和義務(wù)，嚴(yán)格遵守保密制度。3.對涉及會計(jì)檔案管理的工作人員，應(yīng)進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。（二）環(huán)境管理1.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房內(nèi)的人員活動和檔案存儲情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限，以備查閱。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。門禁系統(tǒng)應(yīng)采用密碼、指紋、刷卡等多種認(rèn)證方式，確保安全性。3.檔案管理部門應(yīng)定期對庫房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）技術(shù)管理1.對電子會計(jì)檔案應(yīng)采用加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段，確保其安全性和保密性。2.應(yīng)建立會計(jì)檔案信息安全審計(jì)機(jī)制，對檔案的訪問、操作等情況進(jìn)行審計(jì)和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。3.定期對會計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全隱患。八、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀申請1.會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀的，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫會計(jì)檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案管理部門應(yīng)會同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等對擬銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，確保其確實(shí)已無保存價(jià)值。（二）銷毀審批1.會計(jì)檔案銷毀申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于涉及重要會計(jì)信息或敏感內(nèi)容的會計(jì)檔案銷毀申請，應(yīng)報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等共同派人監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀的會計(jì)檔案與銷毀申請表上的內(nèi)容是否一致，確保銷毀工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案保密管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管的安全性和完整性等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部檢查1.接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供會計(jì)檔案資料，積極配合檢查工作。2.根據(jù)外部檢查意見，及時(shí)整改存在的問題，不斷完善會計(jì)檔案保密管理工作。十、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反本辦法規(guī)定，擅自泄露會計(jì)檔案信息的。2.未按規(guī)定保管會計(jì)檔案，導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露的。3.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱會計(jì)檔案或超范圍查閱、借閱的。4.在會計(jì)檔案銷毀過程中，未按規(guī)定程序操作，造