企業(yè)文件儲存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件儲存管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中形成的各類文件的儲存管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司文件實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)文件的收集、整理、存儲和保管，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則根據(jù)文件的來源、性質(zhì)、內(nèi)容和用途等進(jìn)行分類，便于文件的查找和使用。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保文件的安全，防止文件泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則建立便捷的文件檢索和利用機(jī)制，提高文件的使用效率，滿足公司各項工作的需要。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件包括公司發(fā)布的各項規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的文件，如合同、協(xié)議、項目計劃、業(yè)務(wù)報表等。3.財務(wù)文件涉及公司財務(wù)收支、預(yù)算、審計等方面的文件，如財務(wù)報表、憑證、發(fā)票等。4.人事文件關(guān)于員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等人事管理方面的文件，如員工檔案、勞動合同、考勤記錄等。5.技術(shù)文件公司的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝流程等方面的文件，如技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方案等。6.其他文件不屬于上述分類的其他文件，如會議紀(jì)要、工作記錄、宣傳資料等。（二）文件編號1.文件編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，確保每個文件都有唯一的編號。2.編號規(guī)則如下：編號由字母和數(shù)字組成，前兩位字母表示文件類別，具體如下：XZ：行政文件YW：業(yè)務(wù)文件CW：財務(wù)文件RS：人事文件JS：技術(shù)文件QT：其他文件中間四位數(shù)字表示年份，如2023表示2023年形成的文件。最后三位數(shù)字為順序號，從001開始依次編號。3.例如，一份2023年形成的行政文件，其編號為XZ2023001。三、文件收集與整理（一）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保本部門在工作中形成的各類文件及時、完整地收集上來。2.文件收集的范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、郵件、光盤等各種載體形式的文件。3.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時傳遞給文件管理部門。（二）文件整理1.文件管理部門對收集到的文件進(jìn)行整理，按照文件分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類編號。2.對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂、編頁，去除文件中的金屬物，確保文件的整齊、牢固。3.對電子文件進(jìn)行命名規(guī)范，按照文件類別和編號進(jìn)行命名，如“XZ2023001.docx”。同時，對電子文件進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。4.對文件進(jìn)行編目，編制文件目錄，包括文件編號、文件名稱、文件類別、日期、保管期限等信息，便于文件的檢索和查詢。四、文件存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)文件存儲設(shè)立專門的文件檔案室，配備檔案柜、檔案架等存儲設(shè)備，按照文件類別和保管期限進(jìn)行分類存放。2.電子文件存儲建立電子文件存儲服務(wù)器，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保電子文件的安全性和可靠性。同時，對電子文件進(jìn)行加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，防止文件泄露。（二）存儲環(huán)境1.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.存儲電子文件的服務(wù)器機(jī)房應(yīng)配備空調(diào)、消防、防雷等設(shè)施，確保服務(wù)器的正常運行和數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限，分為永久、長期和短期三種。永久保管的文件：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)等重要文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同等。長期保管的文件：對公司經(jīng)營管理有一定參考價值，保管期限在10年以上的文件，如年度工作計劃、財務(wù)報表等。短期保管的文件：保管期限在10年以下的文件，如一般性通知、會議記錄等。2.文件保管期限屆滿后，由文件管理部門提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。五、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門查閱。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的文件，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱文件名稱等信息。3.查閱文件時，應(yīng)在文件管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案室或復(fù)制、拍照、傳播文件內(nèi)容。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報文件管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.文件管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，對于涉及重要機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。3.借閱人憑審批后的《文件借閱申請表》到文件管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取文件，并在借閱登記本上簽字確認(rèn)。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時報告文件管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。6.借閱人歸還文件時，文件管理部門應(yīng)認(rèn)真核對文件的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在借閱登記本上注明歸還時間，并辦理歸還手續(xù)。六、文件保密（一）保密制度1.公司建立文件保密制度，明確文件保密的范圍、措施和責(zé)任。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要文件，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問、專人保管等保密措施。3.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，不得泄露公司文件內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播公司文件。（二）保密培訓(xùn)1.公司定期組織文件保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括文件保密制度、保密法律法規(guī)、保密技術(shù)等方面的知識。3.新員工入職時，應(yīng)進(jìn)行文件保密培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。（三）保密監(jiān)督1.文件管理部門負(fù)責(zé)對公司文件保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反文件保密制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.文件保管期限屆滿或已失去保存價值的文件。2.因工作失誤、重復(fù)制作等原因形成的多余文件。3.涉及公司機(jī)密信息，經(jīng)批準(zhǔn)需要銷毀的文件。（二）銷毀程序1.文件管理部門定期對需要銷毀的文件進(jìn)行清理，編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀清單》經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，文件管理部門組織專人對文件進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷毀完成后，將《文件銷毀清單》存檔保存，以備查閱。八、文件信息化管理（一）建立文件管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化管理，提高文件管理的效率和便捷性。2.文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、查詢、借閱、審批、統(tǒng)計等功能，滿足公司文件管理的各項需求。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份、云存儲備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安