會計檔案登記管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案登記行為，保證會計檔案的真實、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的會計檔案登記管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案登記：是指對會計檔案的形成、整理、保管、查閱、銷毀等全過程進行記錄和標識，以便于對會計檔案進行有效管理和追溯。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司總部負責制定統(tǒng)一的會計檔案登記管理辦法，各分支機構(gòu)、子公司負責本單位會計檔案登記管理工作的具體實施，并接受公司總部的監(jiān)督和指導。2.依法依規(guī)原則。嚴格遵守國家有關(guān)會計檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案登記管理工作合法合規(guī)。3.真實完整原則。保證會計檔案登記信息的真實、準確、完整，如實反映會計檔案的實際情況。4.安全保密原則。采取有效措施確保會計檔案的安全，防止會計檔案信息泄露、損毀和丟失。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。4.其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）會計檔案的分類1.按形成時間分類，可分為年度會計檔案、季度會計檔案、月度會計檔案等。2.按會計核算內(nèi)容分類，可分為資產(chǎn)類會計檔案、負債類會計檔案、所有者權(quán)益類會計檔案、成本類會計檔案、損益類會計檔案等。3.按保管期限分類，可分為永久保管的會計檔案和定期保管的會計檔案。定期保管的會計檔案期限分為10年和30年。三、會計檔案的形成與整理（一）會計檔案的形成1.會計憑證的形成經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人員應(yīng)及時取得或填制原始憑證，并按照規(guī)定的程序和要求進行審核。會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定填制記賬憑證。2.會計賬簿的形成會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證，按照會計核算的要求登記各類賬簿。賬簿登記應(yīng)做到內(nèi)容完整、數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。3.財務(wù)會計報告的形成會計人員按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定，定期編制財務(wù)會計報告。財務(wù)會計報告應(yīng)包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書等。會計報表應(yīng)包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.其他會計資料的形成銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等由出納人員定期編制和取得。納稅申報表由稅務(wù)會計人員按照規(guī)定的時間和要求編制。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、鑒定意見書等由檔案管理部門或會計機構(gòu)負責編制。（二）會計檔案的整理1.會計憑證的整理定期將記賬憑證連同所附的原始憑證按照編號順序折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面、封底。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理年度終了，各種賬簿應(yīng)按時結(jié)賬，并將活頁賬頁抽出，另行裝訂成冊。裝訂后的賬簿應(yīng)在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份、冊數(shù)等內(nèi)容，并由記賬人員和會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。3.財務(wù)會計報告的整理月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)按月度、季度分別整理成冊，并加具封面。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度、財務(wù)會計報告名稱、份數(shù)等內(nèi)容，并由單位負責人和主管會計工作的負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。年度財務(wù)會計報告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行整理，裝訂成冊，并加具封面。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、財務(wù)會計報告名稱、份數(shù)等內(nèi)容，并由單位負責人和主管會計工作的負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名或蓋章，加蓋單位公章。4.其他會計資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按照月份或年度分別整理成冊，并加具封面。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、資料名稱、份數(shù)等內(nèi)容。納稅申報表應(yīng)按照納稅期限分別整理成冊，并加具封面。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、納稅期限、資料名稱、份數(shù)等內(nèi)容。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、鑒定意見書等應(yīng)按照類別分別整理成冊，并加具封面。封面上應(yīng)注明單位名稱、資料名稱、年度、份數(shù)等內(nèi)容。四、會計檔案的登記（一）登記內(nèi)容1.會計檔案的基本信息登記，包括檔案名稱、形成時間、保管期限、檔案編號、存放地點等。2.會計檔案的流轉(zhuǎn)信息登記，包括檔案的接收、移交、借閱、歸還等環(huán)節(jié)的時間、人員、原因等。3.會計檔案的鑒定與銷毀信息登記，包括鑒定時間、鑒定人員、鑒定意見、銷毀時間、銷毀人員等。（二）登記方式1.建立會計檔案登記臺賬，采用紙質(zhì)或電子形式記錄會計檔案的登記信息。登記臺賬應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限、存放地點、流轉(zhuǎn)記錄、鑒定與銷毀記錄等欄目。2.利用公司現(xiàn)有的財務(wù)管理信息系統(tǒng)或檔案管理信息系統(tǒng)，對會計檔案登記信息進行電子化錄入和管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息錄入、查詢、修改、統(tǒng)計等功能，確保登記信息的及時、準確和完整。（三）登記流程1.會計檔案形成后，由檔案形成部門或人員按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫會計檔案基本信息登記表，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到會計檔案基本信息登記表后，對其進行審核，審核無誤后將檔案信息錄入登記臺賬或信息系統(tǒng)，并為會計檔案賦予唯一的檔案編號。3.會計檔案在流轉(zhuǎn)過程中，如發(fā)生接收、移交、借閱、歸還等情況，相關(guān)部門或人員應(yīng)及時填寫會計檔案流轉(zhuǎn)信息登記表，并提交給檔案管理部門。檔案管理部門審核后，在登記臺賬或信息系統(tǒng)中更新檔案流轉(zhuǎn)信息。4.會計檔案需要進行鑒定與銷毀時，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進行鑒定，填寫會計檔案鑒定意見書，并將鑒定結(jié)果提交給公司領(lǐng)導審批。經(jīng)批準后，填寫會計檔案銷毀清冊，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并在登記臺賬或信息系統(tǒng)中記錄鑒定與銷毀信息。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.永久保管的會計檔案年度財務(wù)會計報告。會計檔案保管清冊。會計檔案銷毀清冊。會計檔案鑒定意見書。2.定期保管的會計檔案會計憑證保管期限為30年。會計賬簿保管期限為30年。月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年。銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料保管期限為10年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。3.對于電子會計檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。備份應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門應(yīng)建立健全會計檔案保管制度，明確保管人員的職責，定期對會計檔案進行檢查和盤點，確保會計檔案的完整和安全。六、會計檔案的查閱與復制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）批準。2.公司外部人員查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司負責人批準。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫會計檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應(yīng)的會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的范圍和方法進行查閱，不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，也不得抽換會計檔案。如需復印或復制會計檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復印件或復制件上加蓋檔案管理部門印章。（三）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對會計檔案查閱情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、復印或復制情況等。查閱記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、會計檔案的移交與交接（一）移交范圍1.公司所屬分支機構(gòu)、子公司的會計檔案應(yīng)定期向公司總部移交。2.公司因合并、分立、撤銷等原因終止時，應(yīng)將會計檔案移交給有關(guān)部門或單位。（二）移交程序1.移交單位應(yīng)編制會計檔案移交清冊，詳細列出移交會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.移交單位和接收單位應(yīng)按照移交清冊進行交接，雙方經(jīng)辦人員在移交清冊上簽名或蓋章。3.交接完畢后，移交清冊應(yīng)一式三份，移交單位、接收單位各執(zhí)一份，存檔一份。（三）交接責任1.移交單位應(yīng)對所移交會計檔案的真實性、完整性負責。2.接收單位應(yīng)對所接收會計檔案的保管和使用負責。如發(fā)現(xiàn)移交的會計檔案有問題，接收單位應(yīng)及時與移交單位溝通解決。八、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.公司負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案管理部門和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。（三）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對會計檔案銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案名稱、銷毀冊數(shù)、銷毀原因、監(jiān)銷人員等。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計檔案登記管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案登記信息的真實性、完整性和準確性，以及會計檔案保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。2.會計機構(gòu)應(yīng)