產(chǎn)品記錄管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)品記錄管理，規(guī)范產(chǎn)品記錄的收集、整理、存儲、檢索、使用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保產(chǎn)品記錄的真實(shí)性、完整性和可追溯性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與產(chǎn)品相關(guān)的記錄管理活動，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等過程中產(chǎn)生的各類記錄。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：產(chǎn)品記錄管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保記錄的合法性和規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映產(chǎn)品活動的實(shí)際情況，不得偽造、篡改，保證記錄的完整性和準(zhǔn)確性。3.及時有效原則：記錄應(yīng)及時生成、收集和整理，確保在需要時能夠快速準(zhǔn)確地提供相關(guān)信息，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。4.安全保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的產(chǎn)品記錄，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）各部門職責(zé)1.研發(fā)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品研發(fā)過程中各類記錄的生成、收集和整理，包括研發(fā)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。確保研發(fā)記錄的真實(shí)性和完整性，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行記錄，并及時提交給相關(guān)部門。2.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)過程中記錄的管理，如生產(chǎn)工單、生產(chǎn)批次記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。嚴(yán)格按照生產(chǎn)流程和工藝要求進(jìn)行記錄，保證生產(chǎn)記錄能夠準(zhǔn)確反映產(chǎn)品生產(chǎn)的全過程。對生產(chǎn)記錄進(jìn)行定期整理和歸檔，妥善保管。3.銷售部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售過程中記錄的收集和管理，包括銷售合同、客戶訂單、發(fā)貨記錄等。及時跟進(jìn)銷售記錄的執(zhí)行情況，確保銷售信息的準(zhǔn)確傳遞和處理。協(xié)助其他部門查詢和使用與銷售相關(guān)的產(chǎn)品記錄。4.售后服務(wù)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品售后服務(wù)過程中記錄的管理，如客戶反饋、維修記錄、退換貨記錄等。認(rèn)真記錄客戶的問題和處理情況，及時反饋給相關(guān)部門，為產(chǎn)品改進(jìn)提供依據(jù)。對售后服務(wù)記錄進(jìn)行分析和總結(jié)，提出改進(jìn)建議。（二）記錄管理部門職責(zé)1.設(shè)立專門的記錄管理崗位或指定專人負(fù)責(zé)產(chǎn)品記錄的統(tǒng)一管理工作。2.制定和完善產(chǎn)品記錄管理制度和流程，明確記錄管理的各項(xiàng)要求和標(biāo)準(zhǔn)。3.組織對各部門記錄管理工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高記錄管理水平。4.負(fù)責(zé)產(chǎn)品記錄的集中存儲和保管，建立記錄檔案庫，確保記錄的安全和完整。5.建立記錄檢索系統(tǒng)，方便各部門和人員查詢和使用記錄。6.定期對產(chǎn)品記錄進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核實(shí)記錄的數(shù)量和狀態(tài)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。（三）其他部門職責(zé)其他部門應(yīng)按照本辦法的要求，做好本部門與產(chǎn)品記錄相關(guān)的工作，配合記錄管理部門完成記錄管理任務(wù)。在工作中涉及到產(chǎn)品記錄的使用和流轉(zhuǎn)時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。三、記錄的分類與編號（一）記錄分類根據(jù)產(chǎn)品生命周期和管理需求，將產(chǎn)品記錄分為以下幾類：1.研發(fā)記錄：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、技術(shù)研發(fā)文檔、實(shí)驗(yàn)報告、測試記錄等。2.生產(chǎn)記錄：涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)批次記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。3.銷售記錄：主要有銷售合同、訂單明細(xì)、發(fā)貨清單、客戶信息等。4.售后服務(wù)記錄：包含客戶反饋記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、退換貨記錄等。5.其他記錄：如產(chǎn)品認(rèn)證文件、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)記錄、市場調(diào)研記錄等。（二）記錄編號為便于記錄的識別、查詢和管理，對每類記錄進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)：采用“年份+部門代碼+記錄類別代碼+順序號”的形式。2.年份：用四位數(shù)字表示記錄產(chǎn)生的年份，如“2023”。3.部門代碼：根據(jù)公司部門設(shè)置，為每個部門分配兩位代碼，如研發(fā)部門為“01”，生產(chǎn)部門為“02”等。4.記錄類別代碼：為每類記錄分配兩位代碼，如研發(fā)記錄為“01”，生產(chǎn)記錄為“02”等。5.順序號：按照記錄產(chǎn)生的先后順序，為每一條記錄分配四位順序號，從“0001”開始遞增。例如，研發(fā)部門在2023年產(chǎn)生的第10份研發(fā)記錄，其編號為“202301010010”。四、記錄的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確記錄的產(chǎn)生環(huán)節(jié)和責(zé)任人，確保記錄及時、準(zhǔn)確地生成。2.記錄應(yīng)使用規(guī)范的格式和載體，如紙質(zhì)文檔、電子文檔等。對于電子文檔，應(yīng)確保其格式通用、易于讀取和保存。3.記錄內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，不得有空缺、模糊或歧義之處。如有修改，應(yīng)在修改處簽字或蓋章，并注明修改日期。4.收集記錄時，應(yīng)進(jìn)行初步的審核，確保記錄符合要求。對于不符合要求的記錄，應(yīng)及時返回相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。（二）整理方法1.定期整理：各部門應(yīng)定期（每月或每季度）對本部門產(chǎn)生的記錄進(jìn)行整理，按照記錄類別和編號順序進(jìn)行分類存放。2.分類歸檔：將整理好的記錄按照記錄分類的要求，分別歸檔到相應(yīng)的文件夾或存儲介質(zhì)中。對于紙質(zhì)記錄，應(yīng)裝入檔案盒，并在盒面上標(biāo)明記錄類別、年份、部門等信息；對于電子記錄，應(yīng)按照文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的索引文件。3.建立索引：為便于快速查找記錄，應(yīng)建立記錄索引。索引可以采用紙質(zhì)或電子形式，記錄每條記錄的編號、名稱、日期、存放位置等信息。五、記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)記錄：應(yīng)存放在專門的檔案庫房或文件柜中，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。文件柜應(yīng)定期進(jìn)行清理和維護(hù)，確保記錄存放整齊、有序。2.電子記錄：應(yīng)存儲在服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子記錄的存儲管理制度，規(guī)范存儲設(shè)備的使用和管理。（二）保管期限1.根據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定各類產(chǎn)品記錄的保管期限。2.一般情況下，研發(fā)記錄、生產(chǎn)記錄、銷售記錄、售后服務(wù)記錄等應(yīng)保管[X]年，重要記錄或涉及法律糾紛的記錄應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對于超過保管期限的記錄，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（三）安全保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的產(chǎn)品記錄，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制、權(quán)限管理等安全保密措施。2.限制對記錄的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱、使用和修改相關(guān)記錄。3.加強(qiáng)對記錄存儲場所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。4.定期對記錄的安全狀況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。六、記錄的檢索與使用（一）檢索方式1.建立記錄檢索系統(tǒng)，支持按編號、日期、部門、類別等多種方式進(jìn)行檢索。2.對于紙質(zhì)記錄，可以通過查閱記錄索引和檔案目錄進(jìn)行檢索；對于電子記錄，可以利用電子檢索工具進(jìn)行快速查找。3.提供便捷的檢索渠道，如在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置記錄查詢平臺，或在記錄管理部門設(shè)立專門的查詢窗口，方便各部門和人員查詢所需記錄。（二）使用規(guī)定1.各部門和人員因工作需要查閱產(chǎn)品記錄時，應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給記錄管理部門。2.記錄管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的記錄，并做好查閱登記。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人員、查閱記錄名稱及編號等內(nèi)容。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的場所查閱記錄，不得擅自將記錄帶出或復(fù)制。如需復(fù)制記錄，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。4.使用記錄時，應(yīng)注意保護(hù)記錄的完整性和保密性，不得對記錄進(jìn)行篡改、損壞或泄露。使用完畢后，應(yīng)及時將記錄歸還記錄管理部門。七、記錄的銷毀（一）銷毀條件1.記錄已超過保管期限，且公司不再需要留存相關(guān)記錄。2.記錄因其他原因已失去保存價值，如記錄內(nèi)容錯誤、重復(fù)無用等。（二）銷毀程序1.由記錄管理部門提出記錄銷毀申請，填寫《記錄銷毀申請表》，注明銷毀記錄的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，記錄管理部門組織實(shí)施記錄銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，確保記錄被徹底銷毀。4.對于紙質(zhì)記錄，可以采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對于電子記錄，可以通過格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。5.銷毀工作完成后，記錄管理部門應(yīng)在《記錄銷毀申請表》上注明銷毀情況，并將申請表存檔保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門的產(chǎn)品記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的收集、整理、存儲、檢索、使用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的要求。2.監(jiān)督檢查可以采用現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期