會議中心建設管理辦法一、總則（一）目的為加強公司會議中心的建設與管理，確保會議中心設施設備的安全、正常運行，提高會議服務質量，滿足公司各類會議及活動的需求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司會議中心的規(guī)劃、建設、使用、維護及相關管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)劃原則會議中心的建設應遵循公司整體發(fā)展戰(zhàn)略，進行統(tǒng)一規(guī)劃，確保與公司其他設施相協(xié)調，功能布局合理。2.安全第一原則始終將安全放在首位，從建設設計到日常運營，全面落實安全措施，保障人員生命財產安全和會議活動的順利進行。3.質量至上原則嚴格把控建設質量和服務質量，選用優(yōu)質的材料和設備，建立完善的質量管理體系，確保會議中心各項設施達到高標準。4.高效利用原則充分發(fā)揮會議中心的功能，提高設施設備的利用率，優(yōu)化資源配置，降低運營成本。二、建設規(guī)劃（一）需求調研1.定期開展公司內部會議及活動需求調研，了解各部門對會議中心的功能、規(guī)模、設施設備等方面的要求。2.收集外部會議市場信息，分析行業(yè)發(fā)展趨勢，為會議中心的建設規(guī)劃提供參考依據。（二）規(guī)劃設計1.根據需求調研結果，結合公司實際情況，制定會議中心建設規(guī)劃方案，明確建設目標、功能定位、規(guī)模布局等。2.邀請專業(yè)的設計單位進行設計，確保設計方案符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，滿足公司使用需求，同時注重節(jié)能環(huán)保和美觀性。3.組織相關部門和專家對設計方案進行評審，提出修改意見，確保設計方案的科學性和可行性。（三）建設預算1.依據建設規(guī)劃和設計方案，編制詳細的建設預算，包括工程費用、設備購置費用、裝修費用、配套設施費用等。2.對建設預算進行嚴格審核，確保預算合理、準確，避免超預算情況的發(fā)生。（四）建設實施1.按照相關法律法規(guī)和建設程序，通過招標等方式選擇具備相應資質的施工單位進行建設。2.建立建設項目管理制度，加強對建設工程的質量、進度、安全等方面的管理，定期對工程進展情況進行檢查和評估。3.建設過程中，嚴格控制工程變更，如確需變更，應按照規(guī)定程序進行審批。三、設施設備管理（一）設備采購1.根據會議中心的功能需求和使用標準，制定設備采購計劃，明確設備的規(guī)格、型號、數量等要求。2.按照公司采購管理制度，通過招標、詢價等方式選擇優(yōu)質的設備供應商，確保設備質量可靠、性能穩(wěn)定。3.對采購的設備進行嚴格驗收，檢查設備的規(guī)格、型號、數量、質量等是否符合合同要求，同時要求供應商提供設備的相關資料，如產品說明書、合格證等。（二）設備安裝調試1.督促施工單位按照設備安裝說明書進行設備安裝，確保安裝質量。2.組織設備供應商對安裝后的設備進行調試，確保設備正常運行，各項性能指標達到設計要求。（三）設備登記建檔1.對會議中心的各類設施設備進行詳細登記，建立設備檔案，記錄設備的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用部門、維護保養(yǎng)情況等信息。2.設備檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。（四）設備維護保養(yǎng)1.制定設備維護保養(yǎng)計劃，明確設備維護保養(yǎng)的周期、內容、責任人等。2.按照維護保養(yǎng)計劃，定期對設備進行維護保養(yǎng)，包括清潔、潤滑、緊固、檢查、調試等工作，確保設備處于良好的運行狀態(tài)。3.建立設備維護保養(yǎng)記錄，詳細記錄每次維護保養(yǎng)的時間、內容、維修更換的零部件等信息。4.對設備出現的故障及時進行維修，分析故障原因，采取有效的預防措施，防止類似故障再次發(fā)生。（五）設備更新改造1.根據設備的使用年限、技術狀況和公司發(fā)展需求，適時對設備進行更新改造。2.制定設備更新改造計劃，明確更新改造的內容、預算、時間等安排。3.對設備更新改造項目進行可行性研究和評估，確保更新改造方案的合理性和經濟性。4.設備更新改造完成后，進行驗收，確保設備性能符合要求。四、會議服務管理（一）服務人員管理1.制定會議服務人員招聘標準，招聘具備良好形象、溝通能力和服務意識的人員。2.對會議服務人員進行專業(yè)培訓，包括會議服務禮儀、設備操作、應急處理等方面的培訓，提高服務人員的業(yè)務水平和綜合素質。3.建立會議服務人員考核制度，定期對服務人員的工作表現進行考核，考核結果與績效掛鉤。（二）會議預訂管理1.設立會議預訂服務熱線或在線預訂平臺，方便公司內部各部門及外部客戶預訂會議中心。2.制定會議預訂流程，明確預訂所需提供的信息，如會議名稱、時間、人數、會議內容等。3.對預訂信息進行審核，確認會議的合法性和合理性，同時根據會議中心的使用情況進行安排。（三）會議準備工作1.根據會議預訂信息，提前做好會議場地布置、設備調試、資料準備等工作。2.準備好會議所需的文具、茶水、水果等物品，確保會議期間的正常供應。3.安排專人負責會議簽到、引導等工作，確保會議秩序井然。（四）會議期間服務1.會議期間，服務人員應密切關注會議進展情況，及時提供茶水、音響設備操作、文件傳遞等服務。2.保持會議場地的整潔衛(wèi)生，及時清理垃圾，確保會議環(huán)境舒適。3.對會議中出現的突發(fā)情況，如設備故障、人員突發(fā)疾病等，及時進行應急處理，確保會議順利進行。（五）會議結束后工作1.會議結束后，及時清理會議場地，檢查設備是否完好，如有損壞及時維修。2.對會議期間產生的文件、資料等進行整理歸檔，以便日后查閱。3.收集參會人員對會議服務的反饋意見，及時總結經驗教訓，不斷改進服務質量。五、安全管理（一）安全制度建設1.建立健全會議中心安全管理制度，明確安全管理職責、安全操作規(guī)程、安全檢查制度、應急預案等內容。2.定期對安全管理制度進行修訂和完善，確保制度的有效性和適應性。（二）安全教育培訓1.對會議中心工作人員進行安全教育培訓，提高工作人員的安全意識和安全操作技能。2.定期組織安全演練，如火災逃生演練、地震應急演練等，提高工作人員和參會人員的應急處置能力。（三）安全檢查1.制定安全檢查計劃，定期對會議中心的設施設備、消防器材、電氣線路等進行安全檢查。2.對檢查中發(fā)現的安全隱患及時進行整改，明確整改責任人、整改措施和整改期限，確保安全隱患得到及時消除。（四）消防管理1.按照消防法律法規(guī)的要求，配備充足、有效的消防器材和設施，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等。2.定期對消防器材和設施進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保其性能良好。3.保持消防通道暢通，嚴禁在消防通道內堆放雜物。4.制定消防應急預案，定期組織消防演練，確保在火災發(fā)生時能夠迅速、有效地進行撲救和疏散。（五）治安管理1.加強會議中心的治安管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.安裝監(jiān)控設備，對會議中心的重點區(qū)域進行實時監(jiān)控，確保會議中心的安全。3.加強與當地公安機關的聯(lián)系與溝通，及時處理各類治安問題。六、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）環(huán)境衛(wèi)生制度1.建立會議中心環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確環(huán)境衛(wèi)生標準、清掃保潔責任、垃圾處理等內容。2.定期對環(huán)境衛(wèi)生管理制度進行檢查和評估，確保制度的有效執(zhí)行。（二）清掃保潔1.制定清掃保潔計劃，安排專人負責會議中心的日常清掃保潔工作，包括地面清潔、桌面擦拭、衛(wèi)生間消毒等。2.保持會議中心環(huán)境整潔，無雜物、無污漬、無異味。3.定期對會議中心的地毯、窗簾等進行清洗和更換，確保其干凈整潔。（三）垃圾分類處理1.在會議中心設置垃圾分類收集容器，對垃圾進行分類投放。2.按照垃圾分類標準，定期對垃圾進行清運和處理，確保垃圾得到合理處置。七、收費管理（一）收費標準制定1.根據會議中心的建設成本、運營成本、市場行情等因素，制定合理的收費標準。2.收費標準應明確會議場地租賃、設備使用、服務項目等方面的收費價格，并向公司內部各部門及外部客戶進行公示。（二）收費方式1.提供多種收費方式，如現金支付、銀行轉賬、支票等