企業(yè)合同使用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同使用管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.審慎嚴謹原則：簽訂合同前應進行充分的調查、評估和審核，確保合同條款明確、權利義務對等、風險可控。3.全程管理原則：對合同的全過程進行跟蹤管理，包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)，及時發(fā)現和解決問題。4.歸口管理原則：合同管理工作實行歸口管理，明確各部門職責，確保合同管理工作的統(tǒng)一、規(guī)范。二、合同管理部門及職責（一）合同管理部門公司設立合同管理辦公室，作為合同管理的歸口部門，負責公司合同管理工作的統(tǒng)籌、協(xié)調和指導。合同管理辦公室設在[具體部門]。（二）職責分工1.合同管理辦公室職責制定和完善公司合同管理制度，并組織實施。負責合同文本的起草、審核、修訂等工作。參與合同的談判、簽訂工作，提供法律意見和建議。對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現和解決問題。負責合同檔案的管理，包括合同的收集、整理、歸檔、保管等工作。定期對合同管理工作進行總結分析，提出改進措施和建議。協(xié)調處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。2.業(yè)務部門職責負責本部門合同的起草、談判、簽訂等工作，并及時將合同文本提交合同管理辦公室審核。按照合同約定履行義務，及時向合同管理辦公室反饋合同履行情況。負責本部門合同檔案的收集、整理工作，并定期移交合同管理辦公室歸檔。協(xié)助合同管理辦公室處理合同糾紛，提供相關資料和信息。3.財務部門職責負責審核合同中的財務條款，確保合同的財務風險可控。按照合同約定辦理款項收付手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。協(xié)助合同管理辦公室分析合同的財務效益，提供相關財務數據和建議。4.法務部門職責負責對合同文本進行法律審查，提出法律意見和建議。參與合同的談判、簽訂工作，提供法律咨詢和服務。協(xié)助處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。開展法律培訓和宣傳，提高員工的法律意識和合同管理水平。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.合同立項：業(yè)務部門根據業(yè)務需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、履行期限、對方當事人等基本情況，并提交相關背景資料。2.合同起草：合同立項申請經批準后，業(yè)務部門負責起草合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一制定的格式文本，如無統(tǒng)一格式文本，應參照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準起草，并確保條款明確、內容完整、權利義務對等。3.合同審核：合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交合同管理辦公室審核。合同管理辦公室應組織相關部門對合同文本進行審核，重點審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面。審核部門應在[具體時間]內完成審核工作，并出具審核意見。4.合同談判：對于重大合同或涉及法律風險較高的合同，合同管理辦公室應組織業(yè)務部門、法務部門等相關人員進行合同談判。談判人員應充分了解對方當事人的情況和需求，掌握談判技巧，爭取有利的合同條款。5.合同簽訂：合同審核通過且談判達成一致意見后，業(yè)務部門應根據合同審批意見對合同文本進行修改完善，并按照公司規(guī)定的簽字蓋章流程辦理合同簽訂手續(xù)。合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的印章，并確保印章使用的合法性、合規(guī)性。（二）合同審批1.審批權限：根據合同的金額、性質等因素，設定不同的審批權限。具體審批權限如下：合同金額在[X]萬元以下的，由業(yè)務部門負責人審批。合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，由分管領導審批。合同金額在[X]萬元以上的，由總經理審批。2.審批流程：業(yè)務部門將合同文本提交合同管理辦公室審核后，合同管理辦公室應根據審批權限將合同文本提交相應的領導審批。領導審批同意后，業(yè)務部門方可辦理合同簽訂手續(xù)。（三）合同文本管理1.合同編號：合同簽訂后，合同管理辦公室應按照公司規(guī)定的編號規(guī)則為合同編制唯一的合同編號，并在合同文本上加蓋合同編號章。2.合同文本歸檔：合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本原件及相關附件提交合同管理辦公室歸檔。合同管理辦公室應按照檔案管理的要求，對合同文本進行分類整理、裝訂成冊，并妥善保管。3.合同文本借閱：因工作需要借閱合同文本的，借閱人應填寫《合同文本借閱申請表》，經合同管理辦公室負責人批準后，方可借閱。借閱人應在規(guī)定的時間內歸還合同文本，并確保合同文本的完整性和保密性。四、合同的履行（一）履行跟蹤1.建立臺賬：業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括合同的簽訂時間、履行期限、履行進度、款項收付情況等。2.定期報告：業(yè)務部門應定期向合同管理辦公室報告合同履行情況，每月[具體時間]前提交《合同履行情況報告表》。合同管理辦公室應及時匯總分析合同履行情況，發(fā)現問題及時協(xié)調解決。3.現場檢查：合同管理辦公室應定期對合同履行情況進行現場檢查，了解合同的實際履行情況，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）變更管理1.變更申請：合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務部門應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并提交相關證明材料。2.變更審核：合同管理辦公室應組織相關部門對合同變更申請進行審核，重點審核變更的必要性、合理性、合法性等方面。審核部門應在[具體時間]內完成審核工作，并出具審核意見。3.變更簽訂：合同變更申請經審核通過后，業(yè)務部門應與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應作為原合同的補充協(xié)議，與原合同具有同等法律效力。（三）終止管理1.終止申請：合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務部門應填寫《合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間、履行情況等，并提交相關證明材料。2.終止審核：合同管理辦公室應組織相關部門對合同終止申請進行審核，重點審核合同終止的原因是否合理、合法，合同的履行情況是否符合約定等方面。審核部門應在[具體時間]內完成審核工作，并出具審核意見。3.終止結算：合同終止后，業(yè)務部門應按照合同約定辦理款項結算手續(xù)，并及時將結算情況反饋合同管理辦公室。合同管理辦公室應審核款項結算情況，確保結算金額準確無誤。4.終止歸檔：合同終止后，業(yè)務部門應及時將合同文本原件及相關附件提交合同管理辦公室歸檔。合同管理辦公室應按照檔案管理的要求，對合同終止文件進行分類整理、裝訂成冊，并妥善保管。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強培訓：公司應定期組織員工進行合同管理知識培訓，提高員工的法律意識和合同管理水平，預防合同糾紛的發(fā)生。2.完善制度：不斷完善公司合同管理制度，明確合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的操作流程和規(guī)范，確保合同管理工作有章可循。3.風險評估：在合同簽訂前，應對合同的法律風險、商業(yè)風險等進行全面評估，制定相應的風險防范措施，降低合同糾紛的發(fā)生概率。（二）糾紛處理流程1.糾紛報告：合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時向合同管理辦公室報告，并提供相關資料和信息。合同管理辦公室應立即組織相關人員對糾紛情況進行調查了解，分析糾紛產生的原因，制定糾紛處理方案。2.協(xié)商解決：對于一般性合同糾紛，合同管理辦公室應組織業(yè)務部門、法務部門等相關人員與對方當事人進行協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中應注意保留相關證據，如協(xié)商記錄、往來函件等。3.第三方調解：如協(xié)商無法解決糾紛，合同管理辦公室可根據糾紛的性質和情況，建議當事人選擇第三方調解機構進行調解。調解機構應具備相應的資質和信譽，調解過程應遵循合法、公正、自愿的原則。4.仲裁或訴訟：如調解仍無法解決糾紛，當事人可根據合同約定或法律規(guī)定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。公司應積極配合業(yè)務部門、法務部門等相關人員參與仲裁或訴訟活動，維護公司的合法權益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應按照合同管理辦公室的要求，及時將合同文本原件及相關附件收集齊全，并移交合同管理辦公室。2.合同履行過程中產生的與合同有關的文件、資料，如往來函件、會議紀要、補充協(xié)議、變更通知、驗收報告、結算憑證等，業(yè)務部門應及時收集整理，并移交合同管理辦公室。（二）檔案整理1.合同管理辦公室應按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行分類整理。合同檔案應按照合同的類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對每份合同檔案應編制檔案目錄，注明合同的名稱、編號、簽訂時間、對方當事人、合同金額、履行期限、檔案內容等基本信息，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同管理辦公室應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案管理的期限要求進行保管，一般合同檔案保管期限為[具體期限]年，重要合同檔案保管期限為[具體期限]年。保管期限屆滿后，經公司領導批準，方可按照規(guī)定進行銷毀。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應填寫《合同檔案查閱申請表》，經合同管理辦公室負責人批準后，方可查閱。查閱人應在合同檔案室查閱合同檔案，不得將合同檔案帶出檔案室。2.查閱合同檔案時，查閱人應遵守檔案管理制度，愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。查閱完畢后，查閱人應及時將合同檔案歸還合同管理辦公室，并辦理歸還手續(xù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理辦公室應定期對公司合同管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取現場檢查、查閱資料、問卷調查、聽取匯報等方式進行。對監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，合同管理辦公室應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司建立合同管理工作考核評價制度，對各部門的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價內容包括合同管理制度執(zhí)行情況、合同簽訂