常州辦公用品管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，提高辦公用品的使用效率，節(jié)約成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的辦公用品管理。基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公用品實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一管理。2.按需領(lǐng)用原則：?jiǎn)T工根據(jù)工作需要，合理領(lǐng)用辦公用品，避免浪費(fèi)。3.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。4.責(zé)任到人原則：明確各部門(mén)及相關(guān)人員在辦公用品管理中的職責(zé)，確保管理工作落實(shí)到位。管理職責(zé)行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品管理辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)辦公用品的預(yù)算編制、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放等工作。3.定期對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.對(duì)各部門(mén)辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正浪費(fèi)行為。5.負(fù)責(zé)廢舊辦公用品的回收、處理工作。各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)工作。2.按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品，并合理使用。3.協(xié)助行政部門(mén)做好辦公用品的管理工作，對(duì)本部門(mén)辦公用品的使用情況進(jìn)行自查自糾。使用人員職責(zé)1.愛(ài)護(hù)辦公用品，妥善保管，不得隨意丟棄或損壞。2.按照規(guī)定的用途和方法使用辦公用品，不得挪作他用。3.發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失時(shí)，及時(shí)向本部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助查明原因。預(yù)算管理預(yù)算編制1.行政部門(mén)每年年底根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制辦公用品預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)包括辦公用品的種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。預(yù)算執(zhí)行1.辦公用品預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。行政部門(mén)應(yīng)按照預(yù)算控制辦公用品的采購(gòu)和使用。2.如因工作需要確需調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序重新申報(bào)和審批。采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃1.行政部門(mén)根據(jù)辦公用品的庫(kù)存情況、使用需求及預(yù)算安排，每月制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)的辦公用品種類(lèi)、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。供應(yīng)商選擇1.行政部門(mén)應(yīng)建立辦公用品供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和比較。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為合作伙伴。采購(gòu)實(shí)施1.行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，按照公司相關(guān)采購(gòu)制度的規(guī)定，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司的采購(gòu)流程，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。3.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。驗(yàn)收與入庫(kù)1.辦公用品到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合采購(gòu)合同的要求。2.驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息。3.對(duì)驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。使用與保管領(lǐng)用管理1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用的辦公用品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.行政部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.員工領(lǐng)用辦公用品后，應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。使用監(jiān)督1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)或不合理使用的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工辦公用品使用情況的監(jiān)督管理，教育員工節(jié)約使用辦公用品。保管要求1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的辦公用品倉(cāng)庫(kù)，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類(lèi)存放，確保辦公用品的安全和完好。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理過(guò)期、損壞或變質(zhì)的辦公用品。3.辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防、防盜等設(shè)施，確保倉(cāng)庫(kù)安全。盤(pán)點(diǎn)與清查定期盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為每季度一次。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)辦公用品盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、存放地點(diǎn)等信息，并與庫(kù)存賬目進(jìn)行核對(duì)。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制辦公用品盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。不定期清查1.公司可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)辦公用品進(jìn)行清查。2.清查內(nèi)容包括辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。廢舊辦公用品管理回收1.員工應(yīng)將廢舊辦公用品及時(shí)交回行政部門(mén)，不得隨意丟棄。2.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立廢舊辦公用品回收點(diǎn)，對(duì)回收的廢舊辦公用品進(jìn)行分類(lèi)存放。處理1.行政部門(mén)定期對(duì)回收的廢舊辦公用品進(jìn)行整理和評(píng)估，對(duì)可再利用的廢舊辦公用品