城市宣傳物料管理辦法一、引言城市宣傳物料是展示城市形象、傳遞城市信息的重要載體，對于提升城市知名度、美譽度和影響力具有重要意義。為了加強城市宣傳物料的管理，規(guī)范物料的制作、使用和保存，確保物料的質(zhì)量和效果，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于城市宣傳活動中使用的各類物料，包括但不限于海報、宣傳單頁、宣傳冊、展覽展示、視頻音頻、禮品等。三、管理原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保宣傳物料的內(nèi)容合法、合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全宣傳物料管理制度，規(guī)范物料的制作、使用和保存流程，確保物料的質(zhì)量和效果。3.實效性原則：根據(jù)城市宣傳活動的目標和需求，及時制作和更新宣傳物料，確保物料的時效性和針對性。4.節(jié)約性原則：合理控制宣傳物料的制作成本，避免浪費，提高物料的使用效率。四、管理職責1.宣傳部負責制定城市宣傳物料的年度計劃和預算。組織宣傳物料的設計、制作和審核工作。協(xié)調(diào)宣傳物料的發(fā)放、使用和回收工作。定期對宣傳物料的使用情況進行統(tǒng)計和分析，提出改進建議。2.設計制作單位根據(jù)宣傳部的要求，按時完成宣傳物料的設計和制作任務。確保宣傳物料的設計和制作質(zhì)量，符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。配合宣傳部做好宣傳物料的審核和修改工作。3.使用部門根據(jù)工作需要，向宣傳部申請領取宣傳物料。按照規(guī)定的用途和范圍使用宣傳物料，不得擅自更改或挪用。妥善保管宣傳物料，避免損壞和丟失。及時將使用后的宣傳物料交回宣傳部。五、制作管理1.需求提報各使用部門根據(jù)城市宣傳活動的需要，提前向宣傳部提交宣傳物料制作需求申請表，詳細說明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、制作要求等信息。宣傳部對各部門提交的需求進行匯總和審核，結(jié)合年度計劃和預算，確定宣傳物料的制作清單。2.設計審核宣傳部根據(jù)制作清單，選擇合適的設計制作單位進行宣傳物料的設計。設計制作單位在接到設計任務后，應與宣傳部充分溝通，了解宣傳主題、目標受眾、宣傳重點等要求，按時完成設計初稿。宣傳部組織相關(guān)人員對設計初稿進行審核，提出修改意見，設計制作單位根據(jù)審核意見進行修改，直至設計方案通過審核。3.制作實施設計方案通過審核后，宣傳部與設計制作單位簽訂制作合同，明確制作內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。設計制作單位按照合同要求，組織制作宣傳物料，確保物料的質(zhì)量和效果。在制作過程中，宣傳部應加強對制作進度和質(zhì)量的監(jiān)督，及時協(xié)調(diào)解決制作過程中出現(xiàn)的問題。4.驗收交付宣傳物料制作完成后，設計制作單位應提前通知宣傳部進行驗收。宣傳部組織相關(guān)人員對宣傳物料進行驗收，重點檢查物料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、內(nèi)容等是否符合要求。驗收合格后，設計制作單位將宣傳物料交付給宣傳部，并提供相關(guān)的制作資料和發(fā)票。六、使用管理1.領取發(fā)放使用部門根據(jù)工作需要，填寫宣傳物料領取申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，到宣傳部領取宣傳物料。宣傳部設立宣傳物料發(fā)放臺賬，詳細記錄物料的領取時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領取部門、領取人等信息。2.使用規(guī)范使用部門應按照規(guī)定的用途和范圍使用宣傳物料，不得擅自更改或挪用。在使用宣傳物料時，應注意物料的保存和維護，避免損壞和丟失。如需對宣傳物料進行修改或調(diào)整，應提前向宣傳部提出申請，經(jīng)批準后方可進行。3.回收管理使用部門在宣傳活動結(jié)束后，應及時將使用后的宣傳物料交回宣傳部。宣傳部對交回的宣傳物料進行清點和整理，對于可重復使用的物料，進行妥善保存；對于無法使用的物料，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。七、保存管理1.存儲環(huán)境宣傳部應設立專門的宣傳物料存儲倉庫，確保倉庫環(huán)境干燥、通風、防潮、防蟲。宣傳物料應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.庫存盤點宣傳部定期對宣傳物料進行庫存盤點，確保賬物相符。對于庫存數(shù)量不足的物料，應及時申請補充制作；對于長期積壓的物料，應進行清理和處理。3.安全管理加強宣傳物料存儲倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設施，確保物料的安全。嚴格限制無關(guān)人員進入倉庫，防止物料丟失和損壞。八、監(jiān)督檢查1.定期檢查宣傳部定期對宣傳物料的制作、使用和保存情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。檢查內(nèi)容包括物料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、內(nèi)容、使用情況、庫存情況等。2.專項檢查根據(jù)城市宣傳活動的需要，宣傳部組織開展宣傳物料專項檢查，重點檢查特定活動或項目中宣傳物料的使用情況。專項檢查可采取現(xiàn)場檢查、資料查閱、問卷調(diào)查等方式進行。3.違規(guī)處理對于違反本管理辦法的單位和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、責令整改