合同履行跟進(jìn)管理辦法一、引言在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)環(huán)境中，合同作為企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要法律文件，其履行情況直接關(guān)系到企業(yè)的利益和聲譽(yù)。為了確保合同的順利履行，提高合同管理的效率和質(zhì)量，我們制定了本合同履行跟進(jìn)管理辦法。本辦法旨在規(guī)范合同履行過(guò)程中的各項(xiàng)操作，加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，保障企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有簽訂的合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)合同等。三、職責(zé)分工1.合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、歸檔和保管工作。建立合同履行臺(tái)賬，記錄合同的簽訂、履行、變更、終止等情況。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決方案。協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的合同履行工作，確保合同履行的順利進(jìn)行。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作。按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同的順利履行。及時(shí)向合同管理部門(mén)反饋合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并配合合同管理部門(mén)進(jìn)行處理。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核合同的付款條款，確保付款方式、付款時(shí)間等符合公司的財(cái)務(wù)規(guī)定。按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)，并對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行記錄和核對(duì)。協(xié)助合同管理部門(mén)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。為合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的法律問(wèn)題提供法律咨詢(xún)和支持，協(xié)助處理合同糾紛。參與重大合同的談判和簽訂工作，從法律角度提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和建議。四、合同履行跟進(jìn)流程1.合同簽訂后合同管理部門(mén)在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，并建立合同履行臺(tái)賬。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃和進(jìn)度安排，并將其提交給合同管理部門(mén)備案。2.合同履行過(guò)程中業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照工作計(jì)劃和進(jìn)度安排，認(rèn)真履行合同義務(wù)，并及時(shí)向合同管理部門(mén)反饋合同履行情況。合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決方案。對(duì)于重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)，并對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行記錄和核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)付款異?；虼嬖陲L(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)反饋。法務(wù)部門(mén)應(yīng)隨時(shí)關(guān)注合同履行過(guò)程中的法律問(wèn)題，為業(yè)務(wù)部門(mén)提供法律咨詢(xún)和支持。如發(fā)現(xiàn)合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)或糾紛隱患，應(yīng)及時(shí)介入并協(xié)助處理。3.合同變更如因客觀情況發(fā)生變化或其他原因需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。合同變更協(xié)議簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行臺(tái)賬進(jìn)行更新，并將變更情況通知相關(guān)部門(mén)。4.合同終止合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。合同終止后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并將合同原件及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保管。五、合同履行跟進(jìn)的方式1.定期檢查合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，檢查頻率根據(jù)合同的重要性和風(fēng)險(xiǎn)程度確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次。檢查內(nèi)容包括合同的履行進(jìn)度、質(zhì)量、付款情況、雙方的履約情況等。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成書(shū)面檢查報(bào)告，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或合同管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)合同履行情況進(jìn)行不定期抽查。抽查方式包括現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱、電話(huà)詢(xún)問(wèn)等。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.建立溝通機(jī)制建立合同履行溝通機(jī)制，加強(qiáng)合同雙方之間的溝通與協(xié)調(diào)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與對(duì)方溝通合同履行情況，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或糾紛，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題會(huì)議，共同商討解決方案。六、合同履行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警合同管理部門(mén)應(yīng)建立合同履行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)包括但不限于合同履行進(jìn)度、質(zhì)量、付款情況、對(duì)方履約能力等。當(dāng)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)發(fā)出預(yù)警通知，并提出應(yīng)對(duì)建議。2.應(yīng)對(duì)措施對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和程度，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。應(yīng)對(duì)措施包括但不限于協(xié)商溝通、調(diào)整工作計(jì)劃、尋求法律支持、追究對(duì)方違約責(zé)任等。在采取應(yīng)對(duì)措施時(shí)，應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司利益的影響，并確保措施的有效性和合法性。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)情況，以便公司領(lǐng)導(dǎo)做出決策。七、合同履行情況的考核與獎(jiǎng)懲1.考核指標(biāo)建立合同履行情況考核指標(biāo)體系，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)人員的合同履行工作進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括但不限于合同履行進(jìn)度、質(zhì)量、付款情況、對(duì)方滿(mǎn)意度等?？己酥笜?biāo)應(yīng)明確、具體、可量化，并根據(jù)合同的重要性和風(fēng)險(xiǎn)程度確定不同的權(quán)重。2.考核方式合同履行情況考核采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期考核一般每半年或每年進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行?？己私Y(jié)果以書(shū)面報(bào)告的形式反饋給被考核部門(mén)和人員，并作為其績(jī)效評(píng)價(jià)、薪酬調(diào)整、晉升等的重要依據(jù)。3.獎(jiǎng)懲措施對(duì)于合同履行工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和人員，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。對(duì)于合同履行工作不力，導(dǎo)致公司利益受損的部門(mén)和人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、扣發(fā)獎(jiǎng)金、降職降薪等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。八、合同履行檔案管理1.檔案內(nèi)容合同履行檔案應(yīng)包括合同原件、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、付款憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等與合同履行相關(guān)的資料。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠反映合同履行的全過(guò)程。2.檔案整理合同履行檔案應(yīng)按照合同編號(hào)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便查閱和管理。檔案整理應(yīng)做到規(guī)范、整齊、美觀，便于長(zhǎng)期保存和使用。3.檔案保管合同履行檔案應(yīng)由合同管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，并建立檔案保管制度，確