合同審核備案管理辦法一、引言在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中，合同作為企業(yè)運(yùn)營的重要法律文件，其審核與備案管理對于保障企業(yè)合法權(quán)益、降低法律風(fēng)險(xiǎn)具有至關(guān)重要的意義。為了規(guī)范公司合同審核備案流程，提高合同管理水平，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本合同審核備案管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。三、職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等前期工作，并對合同條款的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。及時(shí)將合同初稿提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，并根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。配合法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門完成合同的備案工作。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，并提出修改意見。對重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，組織相關(guān)部門進(jìn)行法律論證，提供專業(yè)的法律支持。負(fù)責(zé)合同的備案登記工作，建立合同臺賬，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同中的付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度的要求。參與合同的審核工作，對合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，并提出防范措施。根據(jù)合同執(zhí)行情況，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4.其他相關(guān)部門根據(jù)合同的性質(zhì)和業(yè)務(wù)需求，參與合同的審核工作，提供專業(yè)意見和建議。協(xié)助業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等完成合同的相關(guān)工作。四、合同審核流程1.初審業(yè)務(wù)部門完成合同初稿后，應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部初審。初審內(nèi)容包括合同條款是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求、是否存在錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門將合同初稿提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。2.法務(wù)審核法務(wù)部門收到合同初稿后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作。審核人員應(yīng)認(rèn)真審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性，重點(diǎn)關(guān)注合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并提出修改意見。對于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行法律論證，必要時(shí)可聘請外部法律顧問提供專業(yè)意見。3.反饋修改法務(wù)部門將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善。修改后的合同應(yīng)再次提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，直至審核通過。在合同修改過程中，業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門應(yīng)保持密切溝通，確保合同條款既符合法律法規(guī)的要求，又滿足業(yè)務(wù)實(shí)際需求。4.終審合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審主要審查合同是否符合公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)目標(biāo)，是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)等。分管領(lǐng)導(dǎo)在收到合同后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成終審工作，并簽署審核意見。如分管領(lǐng)導(dǎo)提出修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照要求進(jìn)行修改后重新提交審核。5.簽訂蓋章合同經(jīng)終審?fù)ㄟ^后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同，并按照公司印章管理規(guī)定辦理合同蓋章手續(xù)。在簽訂合同過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的主體資格合法有效，合同內(nèi)容明確具體，雙方簽字蓋章齊全。五、合同備案管理1.備案要求合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門進(jìn)行備案登記。備案資料應(yīng)包括合同副本、審批表、對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書等。法務(wù)部門在收到備案資料后，應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成備案登記工作。備案登記后，法務(wù)部門應(yīng)將合同副本及相關(guān)資料歸檔保存。2.備案內(nèi)容合同備案內(nèi)容應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、合同雙方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、合同金額、付款方式、履行期限、違約責(zé)任等基本信息。對于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，還應(yīng)備案法律審核意見、法律論證情況、外部法律顧問意見等相關(guān)資料。3.備案查詢與統(tǒng)計(jì)公司各部門可通過公司內(nèi)部信息系統(tǒng)查詢合同備案情況，了解合同的簽訂、履行等相關(guān)信息。法務(wù)部門應(yīng)定期對合同備案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成合同備案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。六、合同履行跟蹤與監(jiān)督1.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤工作，應(yīng)定期了解合同的履行情況，及時(shí)掌握合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并采取有效措施加以解決。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人存在違約行為或可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門，并共同研究應(yīng)對措施。2.監(jiān)督檢查法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對合同的履行情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門整改。對于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，法務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行全程跟蹤監(jiān)督，確保合同的順利履行。3.變更與解除合同履行過程中如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同審核流程進(jìn)行審核備案。變更或解除合同后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同履行情況進(jìn)行清理結(jié)算。七、合同檔案管理1.檔案建立法務(wù)部門負(fù)責(zé)建立合同檔案，對合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程資料進(jìn)行歸檔保存。合同檔案應(yīng)包括合同原件、審批表、審核意見、法律論證資料、外部法律顧問意見、履行情況記錄、變更或解除協(xié)議等相關(guān)資料。合同檔案應(yīng)按照年度、類別、編號等進(jìn)行分類整理，便于查詢和管理。2.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。合同檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止檔案資料損壞或丟失。3.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到法務(wù)部門查閱。查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在法務(wù)部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔