廣告公司供應(yīng)商合同歸檔管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強本廣告公司供應(yīng)商合同檔案管理，確保合同檔案的完整性、準確性和安全性，有效利用合同檔案信息，服務(wù)公司運營，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于廣告公司與所有供應(yīng)商簽訂的各類合同檔案的管理，涉及全體與合同歸檔工作相關(guān)的員工。3.企業(yè)文化體現(xiàn)秉持公司“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越”的企業(yè)文化，合同歸檔工作應(yīng)注重團隊協(xié)作，鼓勵創(chuàng)新管理方式，以追求卓越的檔案管理水平，為公司與供應(yīng)商的良好合作提供有力支持。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.檔案管理部門-負責(zé)制定和完善供應(yīng)商合同檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-對各部門移交的供應(yīng)商合同檔案進行統(tǒng)一接收、整理、分類、編號、存儲和保管。-負責(zé)合同檔案的借閱、查閱服務(wù)，確保檔案使用的合規(guī)性。-定期對合同檔案進行清查和盤點，保證檔案的完整性。2.業(yè)務(wù)部門-在合同簽訂后規(guī)定時間內(nèi)，將合同原件及相關(guān)附屬資料整理齊全，移交至檔案管理部門。-對所提供合同檔案資料的真實性、完整性和準確性負責(zé)。-在需要查閱與本部門相關(guān)供應(yīng)商合同檔案時，按照規(guī)定流程向檔案管理部門申請。3.法務(wù)部門-對合同檔案管理過程中的法律合規(guī)性進行指導(dǎo)和監(jiān)督。-協(xié)助檔案管理部門處理涉及合同檔案的法律糾紛，提供法律意見和支持。三、管理流程1.合同歸檔流程-收集：業(yè)務(wù)部門在與供應(yīng)商簽訂合同后5個工作日內(nèi)，收集合同原件、補充協(xié)議、招投標文件、往來信函等相關(guān)資料。-整理：業(yè)務(wù)部門對收集的資料進行初步整理，確保資料齊全、清晰，按照統(tǒng)一標準進行排序。-移交：業(yè)務(wù)部門填寫《供應(yīng)商合同檔案移交清單》，將整理好的合同檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門核對清單與檔案資料，確認無誤后簽字接收。-分類編號：檔案管理部門按照合同類型、供應(yīng)商類別等進行分類，為每份合同檔案編制唯一編號，并建立電子和紙質(zhì)臺賬。-存儲保管：將合同檔案按照分類和編號順序，存放在專門的檔案存儲設(shè)備中，確保存儲環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)。2.檔案查閱流程-申請：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱供應(yīng)商合同檔案，需填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、合同名稱、供應(yīng)商名稱等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交至檔案管理部門。-審批：檔案管理部門對申請表進行審核，對于符合規(guī)定的申請予以批準；涉及重要合同或機密信息的查閱申請，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。-查閱：申請人在檔案管理部門指定地點查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱過程中不得對檔案進行涂改、標記、損毀等行為。-歸還：查閱完畢后，申請人應(yīng)及時將合同檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對檔案數(shù)量和完整性后簽字確認。3.檔案借閱流程-申請：員工因特殊工作需要借閱供應(yīng)商合同檔案，填寫《合同檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批，重要合同需公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-登記：檔案管理部門對借閱申請審批通過后，在《合同檔案借閱登記冊》上記錄借閱人信息、借閱合同信息、借閱時間等內(nèi)容。-借閱：借閱人在規(guī)定時間內(nèi)從檔案管理部門領(lǐng)取合同檔案，確保檔案的安全攜帶和保管。-歸還：借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還合同檔案，檔案管理部門檢查檔案完整性后，在登記冊上記錄歸還時間。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-公司員工有權(quán)按照規(guī)定流程查閱、借閱與工作相關(guān)的供應(yīng)商合同檔案，以獲取必要的工作信息。-員工對檔案管理工作提出合理建議和意見的權(quán)利，以促進檔案管理工作的優(yōu)化和改進。2.員工義務(wù)-嚴格遵守合同檔案管理制度，不得擅自違反規(guī)定流程查閱、借閱、篡改或銷毀合同檔案。-在工作過程中，妥善保管接觸到的合同檔案信息，防止信息泄露。如因工作變動等原因不再需要使用相關(guān)檔案，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。3.供應(yīng)商權(quán)利-供應(yīng)商有權(quán)在法律規(guī)定范圍內(nèi)，了解其與公司簽訂合同檔案的保管情況。在涉及自身合法權(quán)益的情況下，可按照合法程序申請查閱相關(guān)合同檔案。4.供應(yīng)商義務(wù)-配合公司提供與合同相關(guān)的真實、準確、完整的資料，以確保合同檔案的完整性。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對合同檔案管理情況進行自查，檢查檔案的完整性、借閱歸還記錄等是否符合規(guī)定。-公司內(nèi)部審計部門不定期對合同檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-鼓勵員工對違反合同檔案管理制度的行為進行舉報，對于查證屬實的舉報給予舉報人適當獎勵。2.獎勵機制-對于在合同檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，如提出創(chuàng)新性管理方法、有效保護檔案安全等，公司將給予表彰和獎勵，包括但不限于獎金、榮譽證書等。-對積極配合檔案管理工作，提供準確、完整合同資料的供應(yīng)商，在后續(xù)合作中可給予一定的優(yōu)惠政策或合作機會。3.懲罰機制-對于違反合同檔案管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。因故意或重大過失導(dǎo)致合同檔案丟失、損壞、泄露等嚴重后果的，依法追究其法律責(zé)任。-對于提供虛假合同資料的供應(yīng)商，公司將視情況解除合作關(guān)系，并依法追究其法律責(zé)任。六、附則1.解釋權(quán)本規(guī)定由公司檔案管理部門負責(zé)解釋，如有未盡事宜，由檔案管理部門根據(jù)實際情況進行補充和完善，