13I本文件按照GB/T1.1-2020給出的b)修改了歸檔要求，增加了歸檔整理和電子檔案的收集與整理內(nèi)容。d)修改了歸檔格式，增加了電子檔案歸檔格式和請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件起草單位：河北省市場(chǎng)監(jiān)督管理局技術(shù)評(píng)價(jià)中心、河北省政務(wù)服務(wù)中心、河北工業(yè)職業(yè)-----2015年首次發(fā)布為DB13/T2295本文件規(guī)定了行政許可電子檔案的術(shù)語(yǔ)和定義、總則、下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版GB/T20988信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范在行政許可過(guò)程中形成的具有憑證、查考價(jià)值，對(duì)國(guó)家以及社會(huì)具有保存價(jià)值，并歸檔保存的電子文件在履行職責(zé)過(guò)程中通過(guò)行政許可辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的信息記錄，由描述組成行政許可電子檔案和電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。歸檔把行政許可電子檔案集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門4總則4.1檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用、安全可控的原則。4.3應(yīng)做好行政許可電子檔案形成、辦理、歸檔和保管、利用、移交等工作。工25.1.3行政許可電子檔案處理過(guò)程中相互銜接的各類責(zé)任者(如收件人、經(jīng)辦人、審核人、簽發(fā)人5.1.4行政許可電子檔案處理過(guò)程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息(批示、簽名、印章背景結(jié)構(gòu)信息主要為形成部門、完成日期、通訊地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)、操作系統(tǒng)版本、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)版本、相關(guān)軟件、相關(guān)軟件版本、字節(jié)數(shù)等內(nèi)容。管理過(guò)程信息主要為崗位序號(hào)、崗位名稱、責(zé)任人、接收日期、辦理結(jié)果、結(jié)束日期、憑證信子證照等電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與該辦件辦理材料一并歸檔。聯(lián)合辦理的，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照各注意信息的完整性、準(zhǔn)確性、可靠性，保證長(zhǎng)期可用性和安全性，確保規(guī)范性6.1.3歸檔行政許可電子檔案應(yīng)由各級(jí)電子檔案形成的主辦部門根據(jù)本規(guī)范整理內(nèi)容進(jìn)行預(yù)整理并進(jìn)行登記，由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)后，移交給相應(yīng)管理部門實(shí)行門行政權(quán)力清單、責(zé)任清單等確定本單位行政許可電子檔案歸檔范圍和檔案保管期限，并納入文件6.2.2行政許可電子檔案中的元數(shù)據(jù)保管期限應(yīng)當(dāng)與其內(nèi)容信息的保管期限一致。6.2.3行政許可電子檔案保管期限應(yīng)不低于行政管理、訴訟、審計(jì)等活動(dòng)所需的追溯年限。6.3.3行政許可電子檔案以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件應(yīng)按GB/T188946.4.1紙介行政許可電子檔案登記表應(yīng)與數(shù)字檔案同時(shí)保存，保管期限一致。6.4.2行政許可電子檔案登記表應(yīng)制成電子表格，與電子文件一同保存，保管期限一致。3b)檢查行政許可電子檔案內(nèi)容與元數(shù)c)檢查行政許可電子檔案歸檔保存格d)檢查行政許可電子檔案及其存儲(chǔ)介質(zhì)有無(wú)受到計(jì)算機(jī)病毒感染等。6.5.3歸檔行政許可電子檔案形成部門和檔案部門均應(yīng)認(rèn)真、如實(shí)進(jìn)行登記，6.5.4歸檔檢測(cè)合格的電子文件內(nèi)容以及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)采用相應(yīng)的技術(shù)手段固化保7.2.2行政許可電子檔案應(yīng)按照DA/T18要求，建立規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)。所形成的檔案目錄數(shù)據(jù)8.1.1存儲(chǔ)載體應(yīng)存放在專用檔案裝具中，單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。8.1.2存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。8.1.3重要的檔案應(yīng)根據(jù)GB/T20988要求進(jìn)行備份。效的管理措施和技術(shù)手段，維護(hù)數(shù)字檔案的真實(shí)性、完進(jìn)行登記。8.2.4行政許可電子檔案移交一般采用在線移交方式，不具備條件的可以采用離線移交方式。8.3.1按GB/T18894規(guī)定進(jìn)行鑒定銷4方法連同儲(chǔ)存載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。8.3.3銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，指定銷毀人，并確認(rèn)信息徹底銷毀。9利用9.1檔案服務(wù)9.1.1行政許可電子檔案的利用與服務(wù)是數(shù)字檔案管理的核心環(huán)節(jié)，包括了對(duì)數(shù)字檔案的查詢、檢索、閱讀、復(fù)制、傳播等方面的管理和服務(wù)。9.1.2檔案部門應(yīng)當(dāng)建立快捷、高效、準(zhǔn)確服務(wù)的行政許可電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)。檔案人員應(yīng)會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔數(shù)字檔案的權(quán)限。9.1.3行政許可電子檔案的提供利用范圍一般僅限于其內(nèi)容信息的開(kāi)放利用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。9.1.4行政許可電子檔案的利用應(yīng)注意以下事項(xiàng)：封存保管載體不得外借使用；利用時(shí)應(yīng)使用復(fù)制件；應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度；對(duì)利用具有保密要求的行政許可電子檔案時(shí)，必須符合國(guó)家或有關(guān)部門的保密規(guī)定；查閱或復(fù)制應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍之內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制。9.1.5行政許可電子檔案需要注重用戶的需求和體驗(yàn)，提供個(gè)性化的服務(wù)和定制化的解決方案，提高用戶滿