河北施工合同管理辦法總則目的為加強(qiáng)河北地區(qū)施工合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高合同管理水平，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司在河北地區(qū)簽訂的各類施工合同，包括但不限于建筑工程、安裝工程、裝飾裝修工程、市政工程等?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，不得強(qiáng)迫或欺詐對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。職責(zé)分工1.合同管理部門：負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理；建立合同臺賬，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計、分析和歸檔；協(xié)調(diào)處理合同糾紛。2.項目部門：負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，按照合同約定組織施工或提供服務(wù)；及時向合同管理部門反饋合同履行情況，協(xié)助處理合同糾紛。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核合同的付款條款，按照合同約定支付款項；對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見和建議；參與合同糾紛的處理，維護(hù)公司合法權(quán)益。合同簽訂合同訂立前的準(zhǔn)備1.項目調(diào)研：項目部門應(yīng)在合同訂立前對項目進(jìn)行充分調(diào)研，了解項目的背景、目標(biāo)、要求、風(fēng)險等情況，為合同簽訂提供依據(jù)。2.資質(zhì)審查：合同管理部門應(yīng)對合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質(zhì)等級、信譽(yù)狀況等進(jìn)行審查，確保對方具備簽訂合同的能力和條件。3.招標(biāo)文件及合同條款審查：對于通過招標(biāo)方式簽訂的合同，項目部門應(yīng)組織相關(guān)人員對招標(biāo)文件及合同條款進(jìn)行審查，確保合同條款符合公司利益和要求。合同起草1.合同文本選擇：合同管理部門應(yīng)根據(jù)項目特點和實際情況，選擇合適的合同文本格式。對于國家或行業(yè)有統(tǒng)一示范文本的，應(yīng)優(yōu)先使用示范文本；對于沒有示范文本的，可根據(jù)實際情況自行起草。2.合同條款擬定：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等內(nèi)容。同時，應(yīng)根據(jù)項目實際情況，對通用條款進(jìn)行細(xì)化和補(bǔ)充，增加特殊條款。3.合同起草審核：合同起草完成后，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，重點審核合同條款的合法性、合理性、完整性、準(zhǔn)確性等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合同簽訂1.授權(quán)委托：簽訂合同前，公司應(yīng)根據(jù)合同金額、重要程度等因素，確定合同簽訂的授權(quán)委托人。授權(quán)委托人應(yīng)持有公司出具的授權(quán)委托書，在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。2.合同簽字蓋章：合同經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致后，由授權(quán)委托人簽字并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽字蓋章后，合同管理部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并建立合同臺賬。合同履行合同交底1.交底內(nèi)容：合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)組織項目部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，向其詳細(xì)介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險防范措施等。2.交底記錄：合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)。交底記錄應(yīng)作為合同履行過程中的重要參考文件，妥善保存。合同執(zhí)行1.進(jìn)度管理：項目部門應(yīng)按照合同約定的進(jìn)度計劃組織施工或提供服務(wù)，確保項目按時完成。同時，應(yīng)定期向合同管理部門匯報項目進(jìn)度情況，及時解決項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.質(zhì)量管理：項目部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織施工或提供服務(wù)，確保項目質(zhì)量符合要求。同時，應(yīng)建立質(zhì)量管理體系，加強(qiáng)質(zhì)量控制，及時處理質(zhì)量問題。3.安全管理：項目部門應(yīng)按照國家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全安全生產(chǎn)管理制度，加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)，落實安全防范措施，確保項目施工安全。4.成本管理：項目部門應(yīng)按照合同約定的價款或報酬進(jìn)行成本控制，合理安排資金，降低項目成本。同時，應(yīng)定期向財務(wù)部門匯報項目成本情況，接受財務(wù)監(jiān)督。合同變更1.變更原因：在合同履行過程中，如因不可抗力、法律法規(guī)變更、項目需求調(diào)整等原因需要變更合同的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更程序：合同變更應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：提出變更申請：由項目部門或其他相關(guān)部門提出合同變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、影響等。審核變更申請：合同管理部門對變更申請進(jìn)行審核，重點審核變更的必要性、合理性、合法性等。協(xié)商變更事宜：合同管理部門組織合同雙方協(xié)商變更事宜，達(dá)成一致意見后簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議審批：變更協(xié)議簽訂后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。變更協(xié)議執(zhí)行：合同管理部門將變更協(xié)議分發(fā)給相關(guān)部門，并監(jiān)督變更協(xié)議的執(zhí)行情況。合同終止1.終止原因：合同終止的原因主要包括合同履行完畢、合同解除、合同無效、債務(wù)相互抵銷、債權(quán)人免除債務(wù)、債權(quán)債務(wù)同歸于一人等。2.終止程序：合同終止應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：提出終止申請：由項目部門或其他相關(guān)部門提出合同終止申請，說明終止的原因、時間、方式等。審核終止申請：合同管理部門對終止申請進(jìn)行審核，重點審核終止的合法性、合理性等。協(xié)商終止事宜：合同管理部門組織合同雙方協(xié)商終止事宜，達(dá)成一致意見后簽訂書面終止協(xié)議。終止協(xié)議審批：終止協(xié)議簽訂后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。終止協(xié)議執(zhí)行：合同管理部門將終止協(xié)議分發(fā)給相關(guān)部門，并監(jiān)督終止協(xié)議的執(zhí)行情況。合同監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查內(nèi)容1.合同履行情況：檢查合同雙方是否按照合同約定履行各自的義務(wù)，包括項目進(jìn)度、質(zhì)量、安全、成本等方面。2.合同變更情況：檢查合同變更是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，變更協(xié)議是否合法有效。3.合同終止情況：檢查合同終止是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，終止協(xié)議是否合法有效。4.合同檔案管理情況：檢查合同檔案是否完整、規(guī)范，是否按照規(guī)定進(jìn)行歸檔和保管。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期檢查：合同管理部門可根據(jù)實際情況，不定期對合同履行情況進(jìn)行檢查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。3.專項檢查：對于重大合同或涉及公司重大利益的合同，合同管理部門可組織相關(guān)部門進(jìn)行專項檢查，確保合同履行情況符合公司要求。合同糾紛處理糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理：嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定簽訂、履行、變更、終止合同，確保合同合法有效，避免合同糾紛的發(fā)生。2.加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)：合同雙方應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。3.加強(qiáng)法律風(fēng)險防范：法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對合同的法律審查，提供法律意見和建議，幫助公司防范法律風(fēng)險。糾紛處理程序1.協(xié)商解決：合同雙方發(fā)生糾紛后，應(yīng)首先通過協(xié)商解決。協(xié)商解決應(yīng)遵循平等、自愿、公平、合法的原則，達(dá)成一致意見后簽訂書面協(xié)議。2.調(diào)解解決：如協(xié)商不成，合同雙方可申請有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解應(yīng)在自愿、合法的基礎(chǔ)上進(jìn)行，達(dá)成調(diào)解協(xié)議后簽訂書面調(diào)解書。3.仲裁或訴訟解決：如調(diào)解不成，合同雙方可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。仲裁或訴訟應(yīng)嚴(yán)格按照法定程序進(jìn)行，維護(hù)公司合法權(quán)益。合同檔案管理檔案內(nèi)容合同檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.合同文本：包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。2.合同簽訂過程文件：包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、授權(quán)委托書等。3.合同履行過程文件：包括項目進(jìn)度報告、質(zhì)量檢驗報告、安全檢查報告、成本核算報告、付款憑證等。4.合同糾紛處理文件：包括協(xié)商記錄、調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決書、法院判決書等。5.其他相關(guān)文件：如合同審批表、合同交底記錄等。檔案管理要求1.檔案整理：合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案資料完整、規(guī)范。2.檔案保管：合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所。檔案保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]