文件電報運轉(zhuǎn)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件電報運轉(zhuǎn)管理，確保文件電報傳遞及時、準確、安全，提高公司工作效率和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位之間文件電報的收發(fā)、傳遞、辦理、保管等工作。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保文件電報運轉(zhuǎn)符合規(guī)定要求。2.及時、準確、安全地處理文件電報，提高工作效率，避免延誤和失誤。3.明確職責(zé)分工，加強協(xié)作配合，確保文件電報運轉(zhuǎn)流程順暢。4.妥善保管文件電報，做好保密工作，防止文件電報丟失、泄露和損壞。二、文件電報的分類與編號（一）文件分類1.公司文件分為上行文、下行文、平行文。上行文是指公司向上級主管部門或相關(guān)部門報送的文件，如請示、報告等；下行文是指公司向下級部門或分支機構(gòu)發(fā)布的文件，如通知、決定、通報等；平行文是指公司與同級單位或不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項時使用的文件，如函等。2.根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，公司文件還可分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等。（二）電報分類電報分為明碼電報、密碼電報。明碼電報是指通過公開的電報編碼方式傳遞信息的電報；密碼電報是指通過加密的電報編碼方式傳遞信息的電報，具有較高的保密性。（三）編號規(guī)則1.文件編號公司文件編號采用“年份+部門代碼+文件順序號”的格式。例如，2023年行政部發(fā)布的第5號文件，編號為“2023XZ005”，其中“XZ”為行政部代碼。部門代碼由公司統(tǒng)一制定并公布，各部門應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用。文件順序號按照文件發(fā)布的先后順序依次編排，每年從001開始。2.電報編號明碼電報編號采用“年份+電報順序號”的格式。例如，2023年發(fā)出的第10號明碼電報，編號為“2023010”。密碼電報編號采用“年份+密級+電報順序號”的格式。例如，2023年發(fā)出的機密級第5號密碼電報，編號為“2023JM005”。密級分為絕密、機密、秘密三級，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定確定和使用。三、文件電報的收發(fā)（一）收文1.公司辦公室負責(zé)統(tǒng)一接收來自上級主管部門、相關(guān)部門以及外部單位的文件電報。2.收文人員應(yīng)認真核對文件電報的名稱、編號、份數(shù)、密級等信息，確保準確無誤。3.對于急件、特急件，收文人員應(yīng)立即通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，并按照要求優(yōu)先處理。4.收文人員應(yīng)及時對文件電報進行登記，登記內(nèi)容包括文件電報的編號、來文單位、發(fā)文日期、標題、密級、份數(shù)、處理情況等。（二）發(fā)文1.公司各部門擬制的文件電報，應(yīng)由部門負責(zé)人審核簽字后，送公司辦公室核稿。2.公司辦公室核稿人員應(yīng)認真審核文件電報的內(nèi)容、格式、文字表述等，確保符合法律法規(guī)和公司規(guī)定要求。對于不符合要求的文件電報，應(yīng)及時退回擬稿部門修改。3.經(jīng)審核通過的文件電報，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件電報的內(nèi)容和性質(zhì)，簽署明確的意見和簽發(fā)日期。4.公司辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件電報，進行編號、排版、印刷、蓋章等工作。5.文件電報印刷完成后，由發(fā)文人員按照規(guī)定的范圍和方式進行分發(fā)。發(fā)文人員應(yīng)認真填寫發(fā)文登記表，記錄文件電報的編號、發(fā)文日期、發(fā)文單位、標題、密級、份數(shù)、分發(fā)范圍、簽收人等信息。四、文件電報的傳遞（一）傳遞方式1.文件電報的傳遞方式主要包括專人送達、機要通信、郵政快遞、電子傳輸?shù)取?.對于絕密級文件電報，應(yīng)通過機要通信或?qū)Ｈ怂瓦_的方式傳遞，確保安全保密。3.對于機密級、秘密級文件電報，可根據(jù)實際情況選擇機要通信、郵政快遞或電子傳輸?shù)确绞絺鬟f，但應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件電報泄露。4.對于一般性文件電報，可通過郵政快遞或電子傳輸?shù)确绞絺鬟f，提高傳遞效率。（二）傳遞要求1.文件電報傳遞人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將文件電報交與無關(guān)人員或在公共場所談?wù)撐募妶髢?nèi)容。2.文件電報傳遞人員應(yīng)確保文件電報傳遞及時、準確，不得延誤或丟失。對于急件、特急件，應(yīng)優(yōu)先傳遞，確保按時送達。3.文件電報傳遞過程中，如發(fā)現(xiàn)文件電報有破損、缺頁、模糊等情況，應(yīng)及時與發(fā)文單位或收文單位聯(lián)系，查明原因并妥善處理。五、文件電報的辦理（一）文件辦理1.收文部門收到文件后，應(yīng)及時進行登記，并根據(jù)文件內(nèi)容和要求，確定辦理人員和辦理期限。2.辦理人員應(yīng)認真閱讀文件，領(lǐng)會文件精神，按照規(guī)定的程序和要求進行辦理。對于需要承辦的文件，應(yīng)及時提出辦理意見和建議，并報部門負責(zé)人審核。3.部門負責(zé)人應(yīng)認真審核辦理人員提出的辦理意見和建議，簽署明確的審核意見。對于涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會簽，共同研究提出辦理意見。4.文件辦理完成后，辦理人員應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文單位或相關(guān)部門，并將文件歸檔保存。（二）電報辦理1.收電部門收到電報后，應(yīng)及時進行登記，并根據(jù)電報內(nèi)容和要求，確定辦理人員和辦理期限。2.辦理人員應(yīng)認真閱讀電報，領(lǐng)會電報精神，按照規(guī)定的程序和要求進行辦理。對于需要承辦的電報，應(yīng)及時提出辦理意見和建議，并報部門負責(zé)人審核。3.部門負責(zé)人應(yīng)認真審核辦理人員提出的辦理意見和建議，簽署明確的審核意見。對于涉及多個部門的電報，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會簽，共同研究提出辦理意見。4.電報辦理完成后，辦理人員應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給發(fā)電單位或相關(guān)部門，并將電報歸檔保存。六、文件電報的保管（一）保管責(zé)任1.公司辦公室負責(zé)公司文件電報的集中保管工作，指定專人負責(zé)文件電報的整理、歸檔、存放等工作。2.各部門負責(zé)本部門文件電報的保管工作，應(yīng)指定專人負責(zé)文件電報的收集、整理、歸檔等工作，并定期將本部門的文件電報移交公司辦公室統(tǒng)一保管。（二）保管期限1.文件電報的保管期限根據(jù)其性質(zhì)和用途確定，分為永久保管、長期保管和短期保管。2.永久保管的文件電報主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度工作報告、財務(wù)審計報告、人事檔案等。3.長期保管的文件電報主要包括公司一般性的文件電報、業(yè)務(wù)往來文件、會議紀要等，保管期限為10年至30年。4.短期保管的文件電報主要包括公司臨時性的文件電報、一般性的通知、便函等，保管期限為1年至5年。（三）保管要求1.文件電報應(yīng)分類存放，按照編號順序排列，便于查找和使用。2.文件電報應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止文件電報受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.對于電子文件電報，應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并妥善保管。4.文件電報保管人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將文件電報提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制。對于需要查閱或復(fù)制文件電報的人員，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并做好登記記錄。七、文件電報的保密與安全（一）保密措施1.公司全體員工應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，保守公司文件電報的秘密。2.文件電報的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、辦理、保管等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行操作，確保文件電報不泄露。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的文件電報，應(yīng)標明密級，并采取加密存儲、加密傳輸?shù)缺Ｃ艽胧?.公司員工不得在私人通信、互聯(lián)網(wǎng)等公開場合談?wù)摴疚募妶蟮膬?nèi)容，不得擅自將公司文件電報帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（二）安全管理1.公司應(yīng)加強文件電報運轉(zhuǎn)過程中的安全管理，確保文件電報的傳遞、辦理、保管等環(huán)節(jié)安全可靠。2.對于機要通信、郵政快遞等傳遞方式，應(yīng)選擇具有資質(zhì)的專業(yè)機構(gòu)，并與其簽訂安全保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.公司應(yīng)定期對文件電報運轉(zhuǎn)設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致文件電報丟失、泄露等安全事故。4.公司員工發(fā)現(xiàn)文件電報丟失、泄露等安全事故時，應(yīng)立即報告公司辦公室，并采取必要的措施進行處理，防止事故擴大。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責(zé)對公司文件電報運轉(zhuǎn)管理工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門文件電報的收發(fā)、傳遞、辦理、保管等情況進行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件電報的登記、編號、審核、簽發(fā)、傳遞、辦理、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，文件電報的保密與安全措施是否落實到位等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司辦公室應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并對整改情況進行跟蹤檢查。（二）考核評價1.公司將文件電報運轉(zhuǎn)管理工作納入各部門績效考核體系，對各部門文件電報運轉(zhuǎn)管理工作進行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括文件電報運轉(zhuǎn)管理工作的組織實施情況、工作質(zhì)量和效率、保密與安全措施落實情況等。3.考核評價結(jié)果將作為各部門年度