服裝企業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范服裝企業(yè)的采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、高效性，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于服裝企業(yè)內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、輔料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全采購管理制度和流程，規(guī)范采購操作程序，確保采購活動有序進(jìn)行。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，杜絕不正當(dāng)競爭和腐敗行為。5.保密性原則：對采購過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置根據(jù)企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)采購工作的組織與實(shí)施。采購部門可根據(jù)需要設(shè)置采購經(jīng)理、采購專員等崗位。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和庫存狀況，制定年度、季度、月度采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇、管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和采購流程，組織實(shí)施采購活動，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判、招標(biāo)等方式，降低采購成本，提高采購性價(jià)比。5.采購質(zhì)量控制：對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購物資符合企業(yè)要求。6.采購信息管理：收集、整理、分析采購信息，為企業(yè)決策提供支持。7.合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作，確保合同的合法性和有效性。8.采購風(fēng)險(xiǎn)管理：識別、評估、應(yīng)對采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，保障采購活動的順利進(jìn)行。（三）其他部門職責(zé)1.生產(chǎn)部門：根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃，及時(shí)向采購部門提供物料需求信息，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購談判。2.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)支持，對采購物資的質(zhì)量問題提出處理意見。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算、支付和核算工作，審核采購合同和付款申請，監(jiān)督采購資金的使用情況。4.法務(wù)部門：為采購活動提供法律咨詢和支持，審核采購合同，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程（一）采購需求提出1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存狀況，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.其他部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合企業(yè)庫存情況和采購周期，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容，并報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。3.向符合要求的供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求供應(yīng)商提供企業(yè)基本信息、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等資料。4.采購部門對供應(yīng)商提供的資料進(jìn)行審核，并實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，評估供應(yīng)商的綜合實(shí)力。5.根據(jù)審核和考察結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為一般供應(yīng)商。（四）采購談判與合同簽訂1.對于重要物資或采購金額較大的項(xiàng)目，采購部門組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等。2.談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（六）采購物資驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.采購物資到貨后，質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等。3.驗(yàn)收合格的采購物資，由驗(yàn)收人員在《采購物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的采購物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請單》，注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款時(shí)間等信息。2.《付款申請單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)。3.財(cái)務(wù)部門按照批準(zhǔn)的《付款申請單》，及時(shí)辦理付款手續(xù)，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭較為充分的物資采購項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件：采購部門根據(jù)采購需求編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過企業(yè)官網(wǎng)、行業(yè)媒體、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的潛在供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，并收取招標(biāo)文件費(fèi)用。開標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，組織開標(biāo)會議，公開開標(biāo)，公布投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案等內(nèi)容。評標(biāo)：組建評標(biāo)委員會，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)人的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂合同：中標(biāo)人與采購部門按照中標(biāo)通知書和招標(biāo)文件的要求簽訂采購合同。（二）詢價(jià)采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、技術(shù)要求較低、市場貨源充足的物資采購項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序：選擇詢價(jià)供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購需求，選擇若干家潛在供應(yīng)商作為詢價(jià)對象。發(fā)出詢價(jià)函：向詢價(jià)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。收集報(bào)價(jià)：采購部門收集詢價(jià)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并對報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析。確定成交供應(yīng)商：根據(jù)報(bào)價(jià)情況，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并與其進(jìn)行談判，確定最終采購價(jià)格和交貨時(shí)間等條款。簽訂合同：成交供應(yīng)商與采購部門簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于采購時(shí)間緊迫、采購需求不明確、市場競爭不充分的物資采購項(xiàng)目。2.競爭性談判程序：成立談判小組：采購部門組織相關(guān)部門人員成立談判小組，負(fù)責(zé)競爭性談判的組織和實(shí)施。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購需求制定談判文件，明確談判項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、談判程序、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。邀請談判供應(yīng)商：談判小組通過發(fā)布談判公告、邀請等方式，邀請若干家符合條件的供應(yīng)商參與談判。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判情況，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應(yīng)商與采購部門簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資采購項(xiàng)目，如專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品、獨(dú)家代理產(chǎn)品等。2.單一來源采購程序：提出申請：采購部門根據(jù)采購需求，填寫《單一來源采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購原因等信息，并報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核。審核批準(zhǔn)：采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。談判協(xié)商：采購部門與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判協(xié)商，確定采購價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。簽訂合同：采購部門與唯一供應(yīng)商簽訂采購合同。五、采購成本控制（一）成本分析1.采購部門定期對采購成本進(jìn)行分析，分析內(nèi)容包括采購價(jià)格、運(yùn)輸成本、倉儲成本、質(zhì)量成本等。2.通過成本分析，找出采購成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題，為制定成本控制措施提供依據(jù)。（二）成本控制措施1.采購價(jià)格控制：市場調(diào)研：采購部門定期對市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)研，了解市場價(jià)格動態(tài)，掌握價(jià)格變化趨勢。談判技巧：采購人員加強(qiáng)談判技巧培訓(xùn)，提高談判能力，通過與供應(yīng)商談判，爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格。招標(biāo)采購：對于采購金額較大的項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式，通過競爭機(jī)制降低采購價(jià)格。集中采購：對于企業(yè)通用的物資，采用集中采購方式，擴(kuò)大采購規(guī)模，降低采購成本。2.運(yùn)輸成本控制：優(yōu)化運(yùn)輸方案：根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和運(yùn)輸距離，選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸路線，優(yōu)化運(yùn)輸方案，降低運(yùn)輸成本。合理安排運(yùn)輸時(shí)間：合理安排采購物資的運(yùn)輸時(shí)間，避免運(yùn)輸高峰期，降低運(yùn)輸費(fèi)用。運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算：加強(qiáng)運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算管理，確保運(yùn)輸費(fèi)用的準(zhǔn)確性和合理性。3.倉儲成本控制：合理控制庫存水平：根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和市場需求情況，合理控制庫存水平，避免庫存積壓和缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。優(yōu)化倉儲布局：優(yōu)化倉儲布局，提高倉儲空間利用率，降低倉儲成本。倉儲費(fèi)用管理：加強(qiáng)倉儲費(fèi)用管理，嚴(yán)格控制倉儲費(fèi)用支出。4.質(zhì)量成本控制：嚴(yán)格質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：采購部門與質(zhì)量部門共同制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購和驗(yàn)收，確保采購物資的質(zhì)量。質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收：加強(qiáng)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問題，避免因質(zhì)量問題導(dǎo)致的損失。供應(yīng)商質(zhì)量管理：加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，促使供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低質(zhì)量成本。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，風(fēng)險(xiǎn)識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.通過風(fēng)險(xiǎn)識別，找出采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)因素，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.采購部門對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，將風(fēng)險(xiǎn)分為高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)等級。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：對于高風(fēng)險(xiǎn)事件，采購部門應(yīng)制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對預(yù)案，采取積極有效的措施進(jìn)行防范和控制，如暫停采購項(xiàng)目、更換供應(yīng)商、尋求法律支持等。2.中風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：對于中風(fēng)險(xiǎn)事件，采購部門應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控和管理，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、增加檢驗(yàn)頻次、完善合同條款等。3.低風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：對于低風(fēng)險(xiǎn)事件，采購部門可采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行關(guān)注和防范，如定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估、加強(qiáng)采購過程監(jiān)督等。七、采購信息管理（一）信息收集1.采購部門建立采購信息收集渠道，收集市場信息、供應(yīng)商信息、采購價(jià)格信息、質(zhì)量信息等。2.信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)媒體、供應(yīng)商提供、市場調(diào)研等。（二）信息整理與分析1.采購部門對收集到的信息進(jìn)行整理和分析，提取有價(jià)值的信息，為采購決策提供支持。2.信息分析內(nèi)容包括市場趨勢分析、供應(yīng)商分析、采購價(jià)格分析、質(zhì)量分析等。（三）信息共享1.采購部門將整理和分析后的采購信息及時(shí)與其他部門共享，實(shí)現(xiàn)信息的有效利用。2.信息共享方式包括內(nèi)部網(wǎng)站、電子郵件、會議通報(bào)等。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.企業(yè)建立采購監(jiān)督機(jī)制，對采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括采購