武漢檔案掛靠管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)武漢地區(qū)檔案掛靠管理，規(guī)范檔案掛靠行為，保障檔案所有者合法權(quán)益，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在武漢地區(qū)辦理檔案掛靠業(yè)務(wù)的各類(lèi)單位和個(gè)人。包括但不限于企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、個(gè)體工商戶(hù)以及自由職業(yè)者等，其檔案需要掛靠在武漢地區(qū)具備檔案管理資質(zhì)的機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案掛靠管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.真實(shí)性原則：檔案所有者應(yīng)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的檔案材料，檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)如實(shí)審核和管理檔案。3.保密性原則：檔案掛靠機(jī)構(gòu)及其工作人員應(yīng)對(duì)檔案所有者的個(gè)人信息和檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露。4.服務(wù)性原則：檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為檔案所有者提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。二、檔案掛靠機(jī)構(gòu)（一）資質(zhì)要求1.具有獨(dú)立法人資格。2.具備相應(yīng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，包括檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，經(jīng)過(guò)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并取得相應(yīng)的資格證書(shū)。3.擁有符合檔案安全保管要求的場(chǎng)所和設(shè)施設(shè)備，如檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，配備必要的溫濕度控制設(shè)備、消防器材等。4.建立健全檔案管理制度，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的管理制度。（二）申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)檔案掛靠業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)，應(yīng)向武漢市檔案行政管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，申請(qǐng)材料包括：機(jī)構(gòu)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；檔案管理人員名單及資格證書(shū)復(fù)印件；檔案保管場(chǎng)所證明材料；檔案管理制度文本。2.武漢市檔案行政管理部門(mén)自收到申請(qǐng)材料之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核合格的，頒發(fā)檔案掛靠業(yè)務(wù)許可證；審核不合格的，書(shū)面通知申請(qǐng)機(jī)構(gòu)并說(shuō)明理由。（三）監(jiān)督管理1.武漢市檔案行政管理部門(mén)定期對(duì)檔案掛靠機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括：檔案管理制度執(zhí)行情況；檔案管理人員配備及業(yè)務(wù)能力情況；檔案保管場(chǎng)所和設(shè)施設(shè)備狀況；檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)開(kāi)展情況。2.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)每年向武漢市檔案行政管理部門(mén)報(bào)送年度工作報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括本年度檔案掛靠業(yè)務(wù)開(kāi)展情況、檔案管理工作情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等。3.對(duì)違反本辦法規(guī)定的檔案掛靠機(jī)構(gòu)，武漢市檔案行政管理部門(mén)視情節(jié)輕重，給予警告、責(zé)令限期整改、暫停檔案掛靠業(yè)務(wù)直至吊銷(xiāo)檔案掛靠業(yè)務(wù)許可證等處罰。三、檔案掛靠業(yè)務(wù)辦理（一）辦理?xiàng)l件1.個(gè)人檔案掛靠：在武漢地區(qū)就業(yè)或創(chuàng)業(yè)，與用人單位簽訂勞動(dòng)合同或自主創(chuàng)業(yè)并辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照；檔案原保管單位同意轉(zhuǎn)出檔案；符合檔案掛靠機(jī)構(gòu)規(guī)定的其他條件。2.單位檔案掛靠：新成立的單位或變更檔案保管單位的單位；單位具備獨(dú)立法人資格；符合檔案掛靠機(jī)構(gòu)規(guī)定的其他條件。（二）辦理流程1.個(gè)人檔案掛靠：檔案所有者向擬掛靠的檔案掛靠機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案掛靠申請(qǐng)表，并提交相關(guān)證明材料，如身份證、勞動(dòng)合同、畢業(yè)證、學(xué)位證等原件及復(fù)印件。檔案掛靠機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，與檔案所有者簽訂檔案掛靠協(xié)議。檔案所有者將個(gè)人檔案轉(zhuǎn)至檔案掛靠機(jī)構(gòu)，檔案掛靠機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行接收、整理、登記，并錄入檔案管理系統(tǒng)。2.單位檔案掛靠：?jiǎn)挝幌驍M掛靠的檔案掛靠機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案掛靠申請(qǐng)表，并提交相關(guān)證明材料，如單位法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件、單位介紹信、檔案管理人員名單及資格證書(shū)復(fù)印件等。檔案掛靠機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，與單位簽訂檔案掛靠協(xié)議。單位將本單位檔案轉(zhuǎn)至檔案掛靠機(jī)構(gòu)，檔案掛靠機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行接收、整理、登記，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（三）檔案材料要求1.檔案所有者應(yīng)確保提供的檔案材料真實(shí)、完整、有效，不得偽造、篡改檔案材料。2.檔案材料應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和裝訂，一般應(yīng)包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、工資待遇材料、出國(guó)（境）材料、勞動(dòng)合同等。3.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真審核檔案材料，對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)通知檔案所有者補(bǔ)充或更正。四、檔案保管（一）保管要求1.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、整理和存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫濕度適宜，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜或檔案架上，不得隨意堆放，嚴(yán)禁將檔案存放在易燃、易爆、潮濕、有腐蝕性的環(huán)境中。4.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的接收、轉(zhuǎn)出、查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。（二）安全管理1.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，落實(shí)安全措施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的消防器材，并定期組織消防演練，提高工作人員的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。4.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全防范意識(shí)，防止檔案丟失、損壞、泄密等事故發(fā)生。（三）信息化管理1.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。3.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好檔案信息的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用（一）利用范圍1.檔案所有者本人因就業(yè)、升學(xué)、出國(guó)（境）、職稱(chēng)評(píng)定、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等需要查閱、借閱本人檔案的。2.用人單位因招聘、考核、晉升等需要查閱、借閱員工檔案的。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案的。4.其他符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的查閱、借閱檔案的情形。（二）利用程序1.檔案所有者本人查閱、借閱本人檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，提交有效身份證件，經(jīng)檔案掛靠機(jī)構(gòu)審核同意后，方可查閱、借閱。2.用人單位查閱、借閱員工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，提交單位介紹信、查閱人有效身份證件，經(jīng)檔案掛靠機(jī)構(gòu)審核同意后，方可查閱、借閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)和工作證件，經(jīng)檔案掛靠機(jī)構(gòu)審核同意后，方可查閱、借閱。4.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱服務(wù)，并做好查閱、借閱記錄。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案掛靠機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案掛靠機(jī)構(gòu)。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案材料，未經(jīng)檔案所有者同意或法律法規(guī)授權(quán)，不得查閱、借閱。2.檔案利用者不得擅自涂改、偽造、銷(xiāo)毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.檔案利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案掛靠機(jī)構(gòu)，檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。六、檔案轉(zhuǎn)出（一）轉(zhuǎn)出條件1.檔案所有者在武漢地區(qū)就業(yè)或創(chuàng)業(yè)結(jié)束，需要將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或檔案保管機(jī)構(gòu)的。2.檔案所有者因升學(xué)、出國(guó)（境）等原因，需要將檔案轉(zhuǎn)至相關(guān)學(xué)校或機(jī)構(gòu)的。3.檔案所有者符合檔案轉(zhuǎn)出的其他條件的。（二）轉(zhuǎn)出流程1.檔案所有者向檔案掛靠機(jī)構(gòu)提出檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表，并提交相關(guān)證明材料，如接收單位調(diào)檔函、升學(xué)錄取通知書(shū)、出國(guó)（境）證明等原件及復(fù)印件。2.檔案掛靠機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，開(kāi)具檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并將檔案材料密封包裝，通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)至接收單位或檔案保管機(jī)構(gòu)。3.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出情況告知檔案所有者，并做好檔案轉(zhuǎn)出記錄。（三）轉(zhuǎn)出要求1.檔案轉(zhuǎn)出應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保檔案材料的安全、完整、準(zhǔn)確。2.檔案轉(zhuǎn)遞通知單應(yīng)注明檔案所有者姓名、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱(chēng)及地址等信息，并加蓋檔案掛靠機(jī)構(gòu)公章。3.檔案轉(zhuǎn)出后，檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)出情況錄入檔案管理信息系統(tǒng)，便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案掛靠機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。3.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，應(yīng)填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，注明檔案的保管期限、鑒定意見(jiàn)及鑒定人員簽名等信息。檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)應(yīng)存入檔案目錄，作為檔案管理的重要依據(jù)。（二）銷(xiāo)毀工作1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，檔案掛靠機(jī)構(gòu)應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息