智能印章使用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司智能印章的使用管理，確保印章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、分支機構以及全資、控股子公司在業(yè)務活動中涉及智能印章的使用管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：智能印章的使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.安全保密原則：確保智能印章的存儲、傳輸和使用過程中的信息安全，防止印章被盜用、冒用或濫用。3.權責明確原則：明確智能印章使用各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任到人。4.高效便捷原則：在確保安全的前提下，提高智能印章的使用效率，滿足公司業(yè)務發(fā)展的需要。二、智能印章概述（一）定義智能印章是指運用現(xiàn)代信息技術，對傳統(tǒng)印章進行智能化改造，實現(xiàn)印章使用的電子化審批、授權控制、記錄追溯等功能的印章管理系統(tǒng)。（二）組成部分1.智能印章設備：包括印章本體、鎖控裝置、攝像頭、藍牙模塊等硬件設備。2.智能印章管理軟件：安裝在服務器或移動端，用于實現(xiàn)印章使用的申請、審批、授權、記錄等功能。3.網(wǎng)絡傳輸系統(tǒng)：確保智能印章設備與管理軟件之間的數(shù)據(jù)實時傳輸。（三）功能特點1.電子化審批：通過管理軟件實現(xiàn)印章使用的在線申請、審批流程，提高審批效率。2.授權控制：可根據(jù)不同的業(yè)務需求，設置不同的授權級別和使用權限，確保印章使用的安全性。3.記錄追溯：對每一次印章使用進行詳細記錄，包括使用時間、地點、文件內容、操作人員等信息，便于事后查詢和追溯。4.遠程操作：支持在授權范圍內的遠程操作，方便業(yè)務人員在異地辦理印章使用業(yè)務。5.安全審計：具備安全審計功能，可對印章使用情況進行實時監(jiān)測和分析，及時發(fā)現(xiàn)異常行為。三、智能印章使用流程（一）申請1.業(yè)務人員因工作需要使用智能印章時，應通過智能印章管理軟件填寫《智能印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間、用印地點等信息。2.申請表應附相關文件資料，如合同、協(xié)議、文件草稿等，確保申請內容真實、準確、完整。（二）審批1.《智能印章使用申請表》提交后，按照公司規(guī)定的審批流程進行流轉。審批人應認真審核申請內容，根據(jù)審批權限進行審批。2.審批人可通過智能印章管理軟件查看申請文件資料，必要時可要求申請人補充或修改相關信息。3.對于重要文件或涉及重大事項的用印申請，應經(jīng)公司領導或相關部門負責人集體研究決定。（三）授權1.審批通過后，智能印章管理軟件根據(jù)審批結果生成授權信息，包括授權使用時間、使用地點、使用次數(shù)、授權文件范圍等。2.授權信息通過網(wǎng)絡傳輸至智能印章設備，操作人員使用授權的賬號和密碼登錄智能印章管理軟件，獲取印章使用授權。3.操作人員在使用智能印章前，應仔細核對授權信息，確保授權范圍與申請內容一致。（四）用印1.操作人員將待蓋章文件放置在智能印章設備的指定位置，按照系統(tǒng)提示進行操作。2.智能印章設備自動完成蓋章過程，并通過攝像頭記錄蓋章過程，生成蓋章圖像。3.蓋章完成后，智能印章設備將蓋章信息（包括蓋章時間、蓋章位置、蓋章圖像等）實時上傳至智能印章管理軟件。（五）記錄與存檔1.智能印章管理軟件對每一次印章使用記錄進行詳細存儲，包括申請信息、審批信息、授權信息、用印信息等。2.用印記錄應定期進行備份，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.相關部門可根據(jù)工作需要，通過智能印章管理軟件查詢和打印印章使用記錄。四、使用人員職責（一）申請人職責1.確保用印申請內容真實、準確、完整，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.按照規(guī)定的流程提交用印申請，并附相關文件資料。3.配合審批人、授權人及管理人員的工作，及時補充或修改申請信息。（二）審批人職責1.認真審核用印申請，根據(jù)審批權限進行審批，確保用印事項合法合規(guī)。2.在規(guī)定時間內完成審批工作，不得拖延或推諉。3.對審批結果負責，如因審批失誤導致公司利益受損，應承擔相應責任。（三）授權人職責1.根據(jù)審批結果，準確生成印章使用授權信息，確保授權范圍與申請內容一致。2.對授權信息的安全性負責，妥善保管授權賬號和密碼。3.定期檢查授權使用情況，發(fā)現(xiàn)異常及時處理。（四）操作人員職責1.嚴格按照授權信息使用智能印章，不得超出授權范圍使用。2.在使用智能印章前，仔細核對用印文件內容，確保用印無誤。3.負責智能印章設備的日常維護和保養(yǎng)，保證設備正常運行。4.對蓋章過程進行實時監(jiān)控，防止出現(xiàn)異常情況。5.在用印完成后，及時將蓋章信息上傳至智能印章管理軟件，并清理用印現(xiàn)場。（五）管理人員職責1.負責智能印章管理系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。2.定期對智能印章使用情況進行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)問題及時向上級匯報。3.對智能印章使用記錄進行整理和歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進行保管。4.組織開展智能印章使用培訓工作，提高使用人員的操作技能和安全意識。五、安全管理（一）設備安全1.智能印章設備應安裝在安全可靠的場所，配備必要的安全防護設施，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等。2.定期對智能印章設備進行檢查和維護，確保設備硬件正常運行，軟件系統(tǒng)無漏洞。3.設備出現(xiàn)故障時，應及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，維修過程中應采取必要的安全措施，防止印章信息泄露。（二）網(wǎng)絡安全1.智能印章管理系統(tǒng)應采用安全可靠的網(wǎng)絡架構，配備防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全設備。2.對網(wǎng)絡傳輸數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性。3.定期對網(wǎng)絡安全進行評估和檢測，及時發(fā)現(xiàn)并修復網(wǎng)絡安全漏洞。（三）數(shù)據(jù)安全1.智能印章使用記錄等數(shù)據(jù)應進行加密存儲，并定期進行備份。2.嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問相關數(shù)據(jù)。3.對數(shù)據(jù)的修改、刪除等操作應進行嚴格的審批和記錄，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。（四）人員安全1.加強對智能印章使用人員的安全保密教育，提高其安全意識和防范能力。2.與智能印章使用人員簽訂保密協(xié)議，明確其在印章使用過程中的保密責任。3.對涉及智能印章管理的重要崗位人員，應定期進行背景審查和崗位輪換。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對智能印章使用情況進行審計，檢查印章使用是否符合規(guī)定流程和審批權限。2.智能印章管理部門應定期對智能印章使用記錄進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并進行調查處理。3.各部門負責人應加強對本部門智能印章使用情況的監(jiān)督，確保印章使用規(guī)范、安全。（二）外部檢查1.積極配合國家有關部門、監(jiān)管機構對公司智能印章使用情況的檢查和監(jiān)督。2.根據(jù)外部檢查意見，及時整改存在的問題，完善智能印章使用管理措施。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用智能印章的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用智能印章給公司造成經(jīng)濟損失的，應依法追究相關人員的賠償責任。3.構成違法犯罪的，移交司法機關依法處理。七、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織智能印章使用人員進行培訓，培訓內容包括智能印章管理系統(tǒng)的操作使用、安全保密知識、法律法規(guī)等。2.新入職員工應在入職后及時參加智能印章使用培訓，經(jīng)考試合格后方可使用智能印章。3.根據(jù)智能印章管理系統(tǒng)的升級和業(yè)務發(fā)展需要，適時開展針對性的培訓工作，提高使用人員的業(yè)務水平和操作技能。（二）宣傳1.通過公司內部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳智能印章使用管理辦法，提高員工對智能印章使用管理的認識和重視程度。2.定期發(fā)布智能印章使用管理的工作動態(tài)和典型案例，引導員工正確使用智能印章，增強安全意識。八、附則（一）解釋權本辦法由公司[智能印