文件檔案材料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案材料的管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位的文件檔案材料管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案材料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，確保各類文件檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：文件檔案材料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保其真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件檔案材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：文件檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件檔案材料進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、文件檔案材料的分類與編號(hào)（一）分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體的文件類型。3.會(huì)議文件類：公司各類會(huì)議形成的文件，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.技術(shù)文件類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)報(bào)告、科研項(xiàng)目資料等。5.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等。6.證照類：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、許可證、榮譽(yù)證書(shū)等。7.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。8.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的編號(hào)方式。年份用四位數(shù)字表示，如“2023”。類別代碼根據(jù)上述分類，分別用一位大寫(xiě)字母表示，如“A”代表行政文件類，“B”代表業(yè)務(wù)文件類等。順序號(hào)為三位數(shù)字，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。2.示例：2023A001，表示2023年形成的第1份行政文件。三、文件檔案材料的形成與積累（一）文件形成要求1.公司各部門(mén)在開(kāi)展工作過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件起草應(yīng)使用統(tǒng)一格式的紙張，字體、字號(hào)、排版等應(yīng)符合公司規(guī)定。3.文件內(nèi)容涉及多個(gè)部門(mén)的，主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同完成文件起草工作，并確保文件內(nèi)容的一致性。（二）文件積累責(zé)任1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的積累工作，確保文件材料的及時(shí)收集和整理。2.承辦人員在完成工作任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將工作過(guò)程中形成的文件材料移交本部門(mén)的文件積累責(zé)任人。3.文件積累責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的文件材料進(jìn)行清理和核對(duì)，確保文件材料的齊全完整。四、文件檔案材料的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類整理：按照上述分類方法，將文件檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，確保文件整齊、牢固。3.編目：編制文件目錄，包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等信息。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。五、文件檔案材料的歸檔（一）歸檔范圍1.凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件檔案材料，均應(yīng)歸檔。2.具體歸檔范圍按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（二）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件檔案材料整理歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（三）歸檔程序1.各部門(mén)文件積累責(zé)任人將整理好的文件檔案材料移交至公司綜合管理部門(mén)檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)移交的文件檔案材料進(jìn)行核對(duì)、檢查，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理人員將接收的文件檔案材料按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝盒等整理工作，正式歸檔。六、文件檔案材料的保管（一）保管期限1.根據(jù)文件檔案材料的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需要，確定保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的文件檔案材料：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件檔案材料。長(zhǎng)期保管的文件檔案材料：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件檔案材料，保管期限為16年至50年。短期保管的文件檔案材料：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件檔案材料，保管期限為5年以下。2.具體保管期限的劃分按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限表和公司實(shí)際情況確定。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子文件檔案材料，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案的安全。4.按照檔案保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。七、文件檔案材料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文件檔案材料，需填寫(xiě)《文件檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的文件檔案材料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司文件檔案材料，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到公司綜合管理部門(mén)檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的文件檔案材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀文件檔案材料，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將文件檔案材料歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.公司綜合管理部門(mén)應(yīng)積極為公司各部門(mén)及員工提供文件檔案材料的查閱利用服務(wù)，滿足工作需要。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和工作實(shí)際，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、編研，形成專題資料，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門(mén)工作提供參考依據(jù)。八、文件檔案材料的保密與安全（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)查閱涉及公司機(jī)密文件檔案材料的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，提出保密要求。4.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)?、傳播公司機(jī)密文件檔案材料內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案