部門資料標(biāo)準(zhǔn)化管理制度總則目的為加強(qiáng)公司各部門資料管理，規(guī)范資料的收集、整理、存儲、使用和銷毀等流程，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率和決策的科學(xué)性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門的各類資料管理工作，包括但不限于文件、檔案、報表、合同、圖紙、電子數(shù)據(jù)等。管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：公司對資料管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確各部門在資料管理中的職責(zé)和分工。2.分級管理：各部門負(fù)責(zé)本部門資料的日常管理工作，同時接受公司綜合管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)：建立統(tǒng)一的資料管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保資料管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密：采取必要的安全保密措施，確保資料的安全，防止資料的泄露、丟失和損壞。資料管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司資料管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的資料管理工作。2.負(fù)責(zé)公司重要資料的集中管理和存檔，建立公司資料檔案庫。3.組織開展資料管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的資料管理意識和技能。4.定期對各部門的資料管理工作進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲和保管工作。2.建立本部門資料檔案目錄，定期向綜合管理部門報送資料清單。3.嚴(yán)格按照公司資料管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，對本部門資料進(jìn)行規(guī)范管理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.做好本部門資料的安全保密工作，防止資料的泄露、丟失和損壞。5.負(fù)責(zé)本部門資料的借閱、復(fù)制和銷毀等工作，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。資料管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門資料的日常管理工作，包括資料的接收、登記、歸檔和保管等。2.嚴(yán)格遵守資料管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理資料管理中存在的問題。4.做好資料的安全保密工作，防止資料的泄露、丟失和損壞。5.協(xié)助綜合管理部門開展資料管理檢查和評估工作。資料的收集與整理資料收集范圍1.公司文件：包括公司的規(guī)章制度、通知、決定、報告、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)資料：包括公司的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、報表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。3.人事資料：包括員工的簡歷、勞動合同、考勤記錄、績效考核結(jié)果等。4.財(cái)務(wù)資料：包括公司的財(cái)務(wù)報表、會計(jì)憑證、審計(jì)報告等。5.技術(shù)資料：包括公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝流程等。6.其他資料：包括公司的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、宣傳資料等。資料收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料收集的及時性和完整性。2.資料收集人員應(yīng)按照資料收集范圍和要求，及時收集本部門的各類資料，并進(jìn)行初步整理。3.對于重要資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止資料的丟失和損壞。4.資料收集人員應(yīng)建立資料收集臺賬，記錄資料的收集時間、來源、名稱、數(shù)量等信息。資料整理方法1.分類整理：按照資料的性質(zhì)、用途、時間等因素，對資料進(jìn)行分類整理。2.編號裝訂：對整理好的資料進(jìn)行編號，并按照一定的順序進(jìn)行裝訂。3.建立目錄：建立資料檔案目錄，記錄資料的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝盒上架：將裝訂好的資料裝入檔案盒，并按照檔案架的編號順序進(jìn)行上架存放。資料的存儲與保管存儲方式1.紙質(zhì)資料：應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案架上，按照分類、編號的順序進(jìn)行存放。2.電子資料：應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。保管要求1.資料保管場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.資料保管場所應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保資料的安全。3.資料保管人員應(yīng)定期對資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理資料保管中存在的問題。4.對于重要資料，應(yīng)采取加密、備份等措施，確保資料的安全性和可靠性。保管期限1.公司資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的資料包括公司的章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要合同、協(xié)議等。3.長期保管的資料包括公司的財(cái)務(wù)報表、會計(jì)憑證、審計(jì)報告、人事檔案等，保管期限為15年至50年。4.短期保管的資料包括公司的一般性文件、通知、會議紀(jì)要等，保管期限為1年至5年。5.資料保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。資料的使用與借閱使用權(quán)限1.公司員工因工作需要，可以使用本部門的資料。2.跨部門使用資料時，應(yīng)經(jīng)資料所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.公司外部人員因工作需要使用公司資料時，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。借閱流程1.借閱人應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.資料保管人員應(yīng)根據(jù)《資料借閱申請表》，對借閱資料進(jìn)行審核和登記，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按照借閱期限歸還資料，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.資料歸還時，資料保管人員應(yīng)進(jìn)行檢查和核對，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。復(fù)制與分發(fā)1.因工作需要復(fù)制資料時，應(yīng)經(jīng)資料所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制資料應(yīng)注明復(fù)制時間、復(fù)制人、復(fù)制份數(shù)等信息，并妥善保管。3.資料分發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，確保資料的安全和保密。資料的保密與安全保密措施1.公司應(yīng)建立健全資料保密制度，明確資料保密的范圍、措施和責(zé)任。2.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守資料保密制度，不得泄露公司的機(jī)密資料。3.對于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)采取加密、封存等措施，確保資料的安全。4.公司應(yīng)定期對員工進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。安全防范1.公司應(yīng)加強(qiáng)資料保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，確保資料的安全。2.公司應(yīng)定期對資料保管場所進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.公司應(yīng)制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)情況，確保資料的安全。資料的銷毀銷毀范圍1.保管期限屆滿且無保存價值的資料。2.已失去使用價值的資料。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因不再需要保存的資料。銷毀程序1.各部門應(yīng)定期對本部門的資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確定需要銷毀的資料清單。2.各部門應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.綜合管理部門應(yīng)對《資料銷毀申請表》進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織實(shí)施資料銷毀工作。4.資料銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。5.資料銷毀后，資料保管人員應(yīng)填寫《資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對各部門的資料管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.各部門應(yīng)定期對本部門的資料管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。考核評價1.