貿(mào)易公司進出庫管理制度總則目的為加強本貿(mào)易公司的貨物管理，規(guī)范貨物進出庫流程，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，提高公司運營效率，保障公司財產(chǎn)安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有貨物的進出庫管理，包括但不限于原材料、成品、半成品、辦公用品等。職責(zé)分工1.倉庫管理部門：負責(zé)貨物的接收、存儲、保管、發(fā)放以及庫存盤點等工作，確保貨物的安全和完整。2.采購部門：負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)，并及時處理采購過程中的問題。3.銷售部門：負責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，簽訂銷售合同，安排貨物的發(fā)貨事宜，并及時反饋客戶需求和意見。4.財務(wù)部門：負責(zé)貨物的成本核算、資金結(jié)算以及相關(guān)財務(wù)報表的編制和分析。5.質(zhì)量檢驗部門：負責(zé)對入庫貨物進行質(zhì)量檢驗，確保貨物符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。入庫管理采購入庫1.采購訂單確認(rèn)采購部門根據(jù)公司的生產(chǎn)計劃和銷售需求，與供應(yīng)商簽訂采購合同，并生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨日期等信息。2.到貨通知供應(yīng)商按照采購訂單的要求將貨物送達公司倉庫后，應(yīng)及時通知倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗部門。倉庫管理部門應(yīng)安排人員對貨物進行初步驗收，檢查貨物的數(shù)量、包裝等是否符合要求。3.質(zhì)量檢驗質(zhì)量檢驗部門接到到貨通知后，應(yīng)及時對貨物進行質(zhì)量檢驗。檢驗內(nèi)容包括貨物的外觀、尺寸、性能等是否符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對于不合格的貨物，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。4.入庫手續(xù)辦理經(jīng)質(zhì)量檢驗合格的貨物，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫入庫單、登記庫存臺賬等。入庫單應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額、供應(yīng)商等信息，并由倉庫管理人員、質(zhì)量檢驗人員和采購人員簽字確認(rèn)。5.貨物存放倉庫管理部門應(yīng)按照貨物的性質(zhì)、用途、規(guī)格等進行分類存放，并做好標(biāo)識。貨物應(yīng)存放整齊、有序，便于管理和查找。同時，應(yīng)采取必要的防護措施，確保貨物的安全和質(zhì)量。退貨入庫1.退貨申請客戶因貨物質(zhì)量問題或其他原因要求退貨的，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商，并填寫退貨申請單。退貨申請單應(yīng)注明退貨原因、退貨數(shù)量、退貨日期等信息，并經(jīng)銷售部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。2.退貨驗收倉庫管理部門接到退貨申請單后，應(yīng)安排人員對退貨進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、包裝、質(zhì)量等是否符合要求。對于符合退貨條件的貨物，應(yīng)及時辦理退貨入庫手續(xù)。3.入庫手續(xù)辦理退貨入庫手續(xù)與采購入庫手續(xù)相同，倉庫管理部門應(yīng)填寫入庫單、登記庫存臺賬等，并由倉庫管理人員、質(zhì)量檢驗人員和銷售人員簽字確認(rèn)。其他入庫1.生產(chǎn)入庫生產(chǎn)部門完成生產(chǎn)任務(wù)后，應(yīng)將成品、半成品等及時辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫入庫單、登記庫存臺賬等，并由生產(chǎn)部門負責(zé)人、倉庫管理人員簽字確認(rèn)。2.借入入庫因業(yè)務(wù)需要，公司從其他單位借入貨物的，應(yīng)辦理借入入庫手續(xù)。借入入庫手續(xù)包括填寫借入單、登記庫存臺賬等，并由借入部門負責(zé)人、倉庫管理人員簽字確認(rèn)。出庫管理銷售出庫1.銷售訂單確認(rèn)銷售部門根據(jù)客戶的需求，與客戶簽訂銷售合同，并生成銷售訂單。銷售訂單應(yīng)明確貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨日期等信息。2.發(fā)貨通知銷售部門應(yīng)根據(jù)銷售訂單的要求，及時向倉庫管理部門下達發(fā)貨通知。發(fā)貨通知應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、客戶名稱、交貨地址等信息。3.備貨倉庫管理部門接到發(fā)貨通知后，應(yīng)及時安排人員進行備貨。備貨時應(yīng)按照發(fā)貨通知的要求，準(zhǔn)確無誤地準(zhǔn)備貨物，并進行包裝和標(biāo)識。4.出庫手續(xù)辦理備貨完成后，倉庫管理部門應(yīng)辦理出庫手續(xù)。出庫手續(xù)包括填寫出庫單、登記庫存臺賬等。出庫單應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額、客戶名稱等信息，并由倉庫管理人員、銷售人員簽字確認(rèn)。5.貨物發(fā)貨倉庫管理部門應(yīng)按照發(fā)貨通知的要求，及時將貨物發(fā)運給客戶。發(fā)貨時應(yīng)確保貨物的安全和完整，并及時將發(fā)貨信息反饋給銷售部門。生產(chǎn)領(lǐng)料出庫1.領(lǐng)料申請生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)需求，填寫領(lǐng)料申請單。領(lǐng)料申請單應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)生產(chǎn)部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批領(lǐng)料申請單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批。審批內(nèi)容包括領(lǐng)料的合理性、必要性等。對于不符合要求的領(lǐng)料申請，應(yīng)及時退回生產(chǎn)部門并說明原因。3.出庫手續(xù)辦理經(jīng)審批通過的領(lǐng)料申請單，倉庫管理部門應(yīng)辦理出庫手續(xù)。出庫手續(xù)包括填寫出庫單、登記庫存臺賬等。出庫單應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額、領(lǐng)料部門等信息，并由倉庫管理人員、生產(chǎn)人員簽字確認(rèn)。4.貨物發(fā)放倉庫管理部門應(yīng)按照領(lǐng)料申請單的要求，及時將貨物發(fā)放給生產(chǎn)部門。發(fā)放時應(yīng)確保貨物的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。其他出庫1.借出出庫因業(yè)務(wù)需要，公司向其他單位借出貨物的，應(yīng)辦理借出出庫手續(xù)。借出出庫手續(xù)包括填寫借出單、登記庫存臺賬等，并由借出部門負責(zé)人、倉庫管理人員簽字確認(rèn)。2.報廢出庫對于因損壞、過期等原因無法繼續(xù)使用的貨物，應(yīng)辦理報廢出庫手續(xù)。報廢出庫手續(xù)包括填寫報廢單、登記庫存臺賬等，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批。庫存管理庫存盤點1.定期盤點倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存貨物進行盤點，盤點周期一般為每月、每季度或每年。盤點時應(yīng)按照實際庫存數(shù)量進行清點，并與庫存臺賬進行核對。2.不定期盤點除定期盤點外，倉庫管理部門還應(yīng)根據(jù)實際情況進行不定期盤點。如發(fā)生貨物丟失、損壞等情況時，應(yīng)及時進行盤點，查明原因并采取相應(yīng)的措施。3.盤點報告盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點報告。盤點報告應(yīng)包括盤點的時間、范圍、結(jié)果、差異原因分析以及處理建議等內(nèi)容，并經(jīng)倉庫管理部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。4.差異處理對于盤點中發(fā)現(xiàn)的差異，倉庫管理部門應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。如屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；如屬于系統(tǒng)誤差等原因造成的差異，應(yīng)及時調(diào)整庫存臺賬。庫存安全管理1.防火、防盜、防潮、防蟲倉庫管理部門應(yīng)采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保貨物的安全和質(zhì)量。如安裝消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置防潮墊、防蟲網(wǎng)等。2.貨物保管倉庫管理人員應(yīng)定期對貨物進行檢查和維護，確保貨物的質(zhì)量不受影響。對于易受潮、易變質(zhì)的貨物，應(yīng)采取特殊的保管措施。3.庫存預(yù)警倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)計劃和銷售需求，設(shè)置合理的庫存預(yù)警線。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，應(yīng)及時通知采購部門進行補貨。信息化管理庫存管理系統(tǒng)的使用公司應(yīng)建立完善的庫存管理系統(tǒng)，實現(xiàn)貨物進出庫的信息化管理。倉庫管理人員應(yīng)熟練掌握庫存管理系統(tǒng)的操作方法，及時、準(zhǔn)確地錄入貨物進出庫信息。數(shù)據(jù)安全與維護應(yīng)加強對庫存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全保護，設(shè)置不同的操作權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。同時，應(yīng)定期對庫存管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查公司應(yīng)建立健全監(jiān)督檢查機制，定期對貨物進出庫管理情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、貨物數(shù)量和質(zhì)量、庫存管理等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)令相關(guān)部門進行整改?？己嗽u價公司應(yīng)建立貨物進出庫管理考核評價體系，對倉庫管理部門、采購部門、銷售部門等相關(guān)部門和人員進行考核評價。考核內(nèi)容包括工作效率、工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等。