百度公司會議室管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范百度公司會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保公司各項(xiàng)會議及活動的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于百度公司全體員工及因工作需要使用公司會議室的外部人員。（三）基本原則1.公平合理原則：所有員工及外部人員在會議室使用上享有平等的權(quán)利和機(jī)會，按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請和使用。2.高效利用原則：鼓勵(lì)充分利用會議室資源，提高會議室的使用頻率和效率，避免資源閑置和浪費(fèi)。3.先申請先使用原則：根據(jù)申請時(shí)間先后順序安排會議室的使用，特殊情況除外。二、會議室分類及使用權(quán)限（一）會議室分類1.大型會議室：可容納[X]人以上，適用于公司級重要會議、大型培訓(xùn)、對外商務(wù)洽談等。2.中型會議室：可容納[X][X]人，適用于部門級會議、小組討論、小型培訓(xùn)等。3.小型會議室：可容納[X]人以下，適用于一對一溝通、內(nèi)部小型會議等。4.特殊會議室：如視頻會議室、多功能會議室等，具備特定的功能和設(shè)備，可根據(jù)實(shí)際需求申請使用。（二）使用權(quán)限1.公司高層領(lǐng)導(dǎo)：可根據(jù)工作需要隨時(shí)使用各類會議室。2.部門負(fù)責(zé)人：可使用本部門所在樓層及以上樓層的會議室，特殊情況需跨部門使用時(shí)，應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。3.普通員工：可使用本部門所在樓層及以下樓層的會議室，如需使用更高樓層的會議室，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人申請并獲得批準(zhǔn)。4.外部人員：因工作需要使用公司會議室時(shí)，應(yīng)提前通過相關(guān)業(yè)務(wù)對接人向公司行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。三、會議室申請與審批（一）申請流程1.內(nèi)部員工：使用會議室前，需提前[X]小時(shí)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)填寫《會議室使用申請表》，詳細(xì)說明會議主題、時(shí)間、參會人數(shù)、預(yù)計(jì)時(shí)長等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部人員：由相關(guān)業(yè)務(wù)對接人提前[X]個(gè)工作日填寫《會議室使用申請表》，注明外部人員身份、會議內(nèi)容、時(shí)間、人數(shù)、預(yù)計(jì)時(shí)長等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司行政部門審批。（二）審批原則1.部門負(fù)責(zé)人審批：主要審核申請的必要性、與工作安排的合理性以及參會人員范圍等，確保會議與部門工作相關(guān)且符合實(shí)際需求。2.行政部門審批：根據(jù)會議室的使用情況和資源狀況進(jìn)行綜合審批，優(yōu)先保障重要會議和緊急工作的需求，對不符合規(guī)定或資源緊張時(shí)的申請進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整或駁回。（三）審批結(jié)果通知1.審批通過：申請?zhí)峤缓?，審批人?yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)完成審批。審批通過的，系統(tǒng)自動發(fā)送通知給申請人，并在會議室預(yù)訂系統(tǒng)中標(biāo)記為已預(yù)訂狀態(tài)。2.審批不通過：審批人應(yīng)在通知中明確說明不通過的原因，申請人可根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改后重新提交申請。四、會議室使用規(guī)范（一）使用準(zhǔn)備1.申請人負(fù)責(zé)：在會議開始前[X]分鐘到達(dá)會議室，做好會議準(zhǔn)備工作，如擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備會議資料等。2.設(shè)備檢查：使用前應(yīng)檢查會議室的音響、投影儀、麥克風(fēng)、燈光等設(shè)備是否正常運(yùn)行，如有問題及時(shí)聯(lián)系行政部門進(jìn)行維修。3.保持整潔：使用完畢后，應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，清理桌面、地面，關(guān)閉設(shè)備電源，將椅子擺放整齊。（二）使用時(shí)間1.按時(shí)使用：申請人應(yīng)嚴(yán)格按照申請的時(shí)間使用會議室，不得提前或推遲。如需延長使用時(shí)間，應(yīng)提前[X]小時(shí)向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.超時(shí)處理：未經(jīng)批準(zhǔn)超時(shí)使用會議室的，行政部門將進(jìn)行記錄，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的警告或處罰。（三）人員管理1.參會人員：參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不得在會議期間隨意走動、大聲喧嘩、接聽電話等，保持會議室的安靜和秩序。2.外部人員：外部人員在使用會議室期間應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，如有違反，公司有權(quán)終止其使用權(quán)限，并要求相關(guān)業(yè)務(wù)對接人進(jìn)行解釋和處理。（四）設(shè)備使用1.正確操作：使用會議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自拆卸、更改設(shè)備線路或設(shè)置。2.愛護(hù)設(shè)備：注意愛護(hù)會議室設(shè)備，如因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。五、會議室資源調(diào)配與共享（一）資源調(diào)配1.行政部門統(tǒng)籌：行政部門負(fù)責(zé)定期統(tǒng)計(jì)會議室的使用情況，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行資源調(diào)配，確保會議室資源的合理利用。2.緊急調(diào)配：在遇到緊急會議或特殊情況時(shí)，行政部門有權(quán)對已預(yù)訂的會議室進(jìn)行緊急調(diào)配，并及時(shí)通知相關(guān)人員。（二）共享使用1.部門間協(xié)商：鼓勵(lì)部門間在不影響各自工作的前提下，協(xié)商共享會議室資源，提高資源利用率。2.共享流程：如需共享會議室，雙方應(yīng)提前溝通協(xié)調(diào)，確定使用時(shí)間、參會人員等信息，并按照申請流程進(jìn)行申請和審批。六、會議室維護(hù)與管理（一）定期維護(hù)1.行政部門負(fù)責(zé)：行政部門定期對會議室進(jìn)行清潔、檢查和維護(hù)，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)備正常運(yùn)行。2.設(shè)備維護(hù)：定期對會議室的音響、投影儀、麥克風(fēng)、燈光等設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維修，及時(shí)更換損壞的部件，保證設(shè)備性能良好。（二）安全管理1.防火防盜：會議室應(yīng)配備必要的消防器材，保持消防通道暢通。同時(shí)，加強(qiáng)安全防范措施，防止會議室設(shè)備及物品被盜。2.網(wǎng)絡(luò)安全：確保會議室網(wǎng)絡(luò)安全，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）資產(chǎn)管理1.設(shè)備登記：建立會議室設(shè)備臺賬，對會議室的設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，包括設(shè)備名稱、型號、購置時(shí)間、使用狀況等。2.資產(chǎn)盤點(diǎn)：定期對會議室設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如有設(shè)備丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定申請：未經(jīng)申請擅自使用會議室或未按規(guī)定流程申請使用會議室的。2.未按時(shí)使用或歸還：未按照申請時(shí)間使用會議室或超時(shí)使用會議室且未提前申請批準(zhǔn)的；使用完畢后未按時(shí)歸還會議室的。3.損壞設(shè)備或設(shè)施：因使用不當(dāng)造成會議室設(shè)備或設(shè)施損壞，未照價(jià)賠償?shù)摹?.違反會議紀(jì)律：在會議室使用期間違反會議紀(jì)律，影響會議正常進(jìn)行的。5.其他違規(guī)行為：違反本管理制度的其他行為。（二）處理措施1.警告：對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。2.罰款：對于多次違規(guī)或情節(jié)較重的，除給予警告處分外，并處以一定金額的罰款。3.限制使用權(quán)限：對于嚴(yán)重違規(guī)的，限制其在一定期限內(nèi)使用會議室的權(quán)限。4.其他處理：如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)