商貿(mào)公司備用金管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司備用金管理，提高資金使用效率，保障資金安全，規(guī)范備用金的借支、使用及報(bào)銷流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要使用備用金的情況。（三）基本原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金必須用于規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對備用金實(shí)行限額控制，確保資金安全。3.及時(shí)報(bào)賬原則：使用備用金后，應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，結(jié)清備用金。二、備用金的使用范圍（一）差旅費(fèi)員工因公務(wù)出差所需的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。（二）零星采購購買辦公用品、低值易耗品、小額設(shè)備等金額較小的采購支出。（三）業(yè)務(wù)招待費(fèi)因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的費(fèi)用，如餐飲、禮品等。（四）其他經(jīng)批準(zhǔn)的臨時(shí)性支出如小額的會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等。三、備用金的借支（一）借支流程1.借款人填寫《備用金借款申請表》，注明借款金額、用途、預(yù)計(jì)還款日期等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核借款申請，確認(rèn)借款用途合理后簽字審批。3.財(cái)務(wù)部門審核借款申請，核實(shí)借款人的借款記錄和還款能力，審核通過后簽字審批。4.總經(jīng)理審批借款申請，根據(jù)公司資金狀況和業(yè)務(wù)需求決定是否批準(zhǔn)借款。5.借款人憑審批通過的《備用金借款申請表》到財(cái)務(wù)部門辦理借款手續(xù)，領(lǐng)取備用金。（二）借支限額1.差旅費(fèi)備用金：根據(jù)出差地點(diǎn)、天數(shù)和預(yù)計(jì)費(fèi)用等因素確定借支限額，一般不超過預(yù)計(jì)差旅費(fèi)總額的[X]%。2.零星采購備用金：根據(jù)采購業(yè)務(wù)的頻繁程度和金額大小確定借支限額，一般不超過[X]元。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)備用金：根據(jù)業(yè)務(wù)招待的預(yù)計(jì)金額確定借支限額，一般不超過[X]元。4.其他備用金：根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求確定借支限額，報(bào)總經(jīng)理審批。（三）借支期限1.差旅費(fèi)備用金：借款期限一般不超過出差返回后的[X]個(gè)工作日。2.零星采購備用金：借款期限一般不超過[X]個(gè)工作日。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)備用金：借款期限一般不超過業(yè)務(wù)發(fā)生后的[X]個(gè)工作日。4.其他備用金：根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況確定借款期限，最長不超過[X]個(gè)工作日。四、備用金的使用（一）使用要求1.備用金必須按照規(guī)定的用途使用，不得擅自改變用途。2.備用金的使用應(yīng)遵循勤儉節(jié)約的原則，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。3.備用金的使用應(yīng)取得合法有效的票據(jù)，票據(jù)內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。（二）報(bào)銷流程1.借款人使用備用金完成業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，注明費(fèi)用明細(xì)、金額、用途等信息。2.將《費(fèi)用報(bào)銷單》及相關(guān)票據(jù)提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，簽字審批。3.財(cái)務(wù)部門審核《費(fèi)用報(bào)銷單》及相關(guān)票據(jù)，核對票據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性，審核費(fèi)用是否符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，審核通過后簽字審批。4.總經(jīng)理審批《費(fèi)用報(bào)銷單》，根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需求決定是否批準(zhǔn)報(bào)銷。5.借款人憑審批通過的《費(fèi)用報(bào)銷單》到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)，沖減備用金借款。五、備用金的管理與監(jiān)督（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)備用金的核算和管理，建立備用金臺賬，記錄備用金的借支、使用、報(bào)銷等情況。2.定期對備用金進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保備用金賬實(shí)相符。3.對備用金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）內(nèi)部審計(jì)部門職責(zé)1.定期對備用金進(jìn)行審計(jì)，檢查備用金的管理制度執(zhí)行情況、使用合規(guī)性、賬務(wù)處理準(zhǔn)確性等。2.對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.備用金的借支是否符合規(guī)定的流程和限額。2.備用金的使用是否符合規(guī)定的用途。3.備用金的報(bào)銷是否及時(shí)、準(zhǔn)確，票據(jù)是否合法有效。4.備用金的管理是否規(guī)范，賬實(shí)是否相符。六、備用金的歸還與逾期處理（一）歸還1.借款人應(yīng)在規(guī)定的借支期限內(nèi)歸還備用金。2.借款人歸還備用金時(shí)，應(yīng)填寫《備用金還款申請表》，注明還款金額、借款日期、借款用途等信息。3.財(cái)務(wù)部門核對還款金額和借款記錄，確認(rèn)無誤后辦理還款手續(xù)，沖減備用金借款。（二）逾期處理1.借款人未能在規(guī)定的借支期限內(nèi)歸還備用金的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門申請延期還款，并說明原因。2.經(jīng)財(cái)務(wù)部門和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可給予一定期限的延期還款。3.對逾期未歸還備用金的借款人，財(cái)務(wù)部門將從逾期之日起按日收取一定比例的逾期利息，逾期利息率為[X]%。4.對逾期時(shí)間較長且無正當(dāng)理由的借款人，公司將采取相應(yīng)的措施，如從工資中扣除、暫停借款資格等。七、備用金的清查盤點(diǎn)（一）清查盤點(diǎn)周期1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對備用金進(jìn)行清查盤點(diǎn)，清查盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月。2.每年年底，應(yīng)對備用金進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)。（二）清查盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)法，核實(shí)備用金的實(shí)際金額與備用金臺賬記錄是否一致。2.檢查備用金的使用情況是否符合規(guī)定，票據(jù)是否齊全、合規(guī)。（三）清查盤點(diǎn)結(jié)果處理1.如發(fā)現(xiàn)備用金賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，