新階聯(lián)文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強新階聯(lián)文件收發(fā)管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，規(guī)范工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于新階聯(lián)內(nèi)部及與外部單位之間往來文件的收發(fā)、傳遞、歸檔等管理工作。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保文件管理工作合法合規(guī)。2.文件收發(fā)應(yīng)遵循及時、準確、安全的原則，保證文件不延誤、不丟失、不泄密。3.實行統(tǒng)一管理，明確各部門職責，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。二、文件收發(fā)管理職責（一）綜合辦公室1.負責制定和完善文件收發(fā)管理制度，并組織實施。2.負責文件的統(tǒng)一收發(fā)、登記、編號、傳遞、歸檔和保管等工作。3.對各部門文件收發(fā)工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）各部門1.負責本部門文件的起草、審核、呈批和傳遞等工作。2.明確專人負責與綜合辦公室對接文件收發(fā)事宜，確保文件及時、準確流轉(zhuǎn)。3.配合綜合辦公室做好文件的歸檔和保管工作。三、文件的分類與編號（一）文件分類1.上級文件：包括黨和國家機關(guān)、上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.本級文件：新階聯(lián)內(nèi)部制發(fā)的各類文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、決議、規(guī)定等。3.平行文件：與其他單位或組織往來的函件、協(xié)議、合同等。4.下級文件：下屬單位或分支機構(gòu)上報的文件、請示、報告等。（二）文件編號1.上級文件：沿用上級文件原編號。2.本級文件：采用“新階聯(lián)[年份][部門代碼][文件序號]”的編號方式。其中，“年份”為文件制發(fā)年份的后兩位數(shù)字；“部門代碼”由綜合辦公室統(tǒng)一編制，代表各部門名稱的首字母縮寫；“文件序號”為該部門當年制發(fā)文件的順序號。3.平行文件：采用“新階聯(lián)平[年份][序號]”的編號方式，“年份”和“序號”編制規(guī)則同本級文件。4.下級文件：采用“新階聯(lián)下[年份][下級單位代碼][文件序號]”的編號方式，“年份”和“序號”編制規(guī)則同本級文件，“下級單位代碼”由綜合辦公室統(tǒng)一編制，代表下屬單位名稱的首字母縮寫。四、文件的收文管理（一）收文渠道1.機要交換：通過機要交通渠道接收上級文件和重要平行文件。2.郵政快遞：接收一般性文件和資料。3.專人送達：由外單位專人直接送達的文件。4.電子公文系統(tǒng)：接收通過電子公文系統(tǒng)傳輸?shù)奈募?。（二）收文登?.綜合辦公室收到文件后，應(yīng)立即進行登記。登記內(nèi)容包括文件編號、來文單位、文件標題、文號、密級、份數(shù)、日期、送達方式等。2.對于機要交換文件，應(yīng)在機要交換登記表上詳細記錄文件交接情況。3.對于郵政快遞文件，應(yīng)在快遞詳情單上注明文件名稱、編號等信息，并留存快遞單復印件。（三）文件分發(fā)1.綜合辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門或領(lǐng)導。2.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保及時傳達。3.分發(fā)文件時，應(yīng)填寫文件分發(fā)登記表，注明分發(fā)時間、部門、份數(shù)等信息。（四）文件傳閱1.需要傳閱的文件，由綜合辦公室按照領(lǐng)導批示或工作需要確定傳閱范圍和順序。2.傳閱文件應(yīng)使用文件傳閱單，閱文人應(yīng)在傳閱單上簽字注明傳閱時間。3.傳閱過程中，應(yīng)及時跟蹤文件傳閱情況，確保文件不積壓、不延誤。（五）文件辦理1.各部門收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理，并將辦理結(jié)果反饋給綜合辦公室。2.需要回復的文件，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)起草回復文件，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批后，交綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)文。3.對于涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同辦理。五、文件的發(fā)文管理（一）文件起草1.文件起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，內(nèi)容準確、完整、清晰。2.起草部門應(yīng)對文件的必要性、可行性進行充分論證，并廣泛征求意見。3.文件起草完成后，應(yīng)經(jīng)部門負責人審核簽字。（二）文件審核1.綜合辦公室對起草部門提交的文件進行形式審核，主要審核文件格式、文字表述、排版等是否符合要求。2.涉及重要事項或規(guī)范性文件的，應(yīng)提交分管領(lǐng)導或主要領(lǐng)導進行審核把關(guān)。3.審核部門應(yīng)提出明確的審核意見，起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見進行修改完善。（三）文件簽發(fā)1.文件經(jīng)審核無誤后，由分管領(lǐng)導或主要領(lǐng)導簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名、日期。3.未經(jīng)簽發(fā)的文件不得印發(fā)。（四）文件編號與排版1.綜合辦公室根據(jù)文件類別和編號規(guī)則進行編號，并按照統(tǒng)一的格式進行排版。2.文件排版應(yīng)做到頁面整潔、字體規(guī)范、格式統(tǒng)一。（五）文件印制1.文件排版完成后，交指定的印刷部門進行印制。2.印刷部門應(yīng)確保文件印制質(zhì)量，嚴格按照排版要求進行印刷，保證字跡清晰、圖案準確、裝訂整齊。3.印刷過程中應(yīng)注意保密，防止文件內(nèi)容泄露。（六）文件蓋章1.文件印制完成后，由綜合辦公室負責加蓋新階聯(lián)公章。2.蓋章應(yīng)確保位置準確、清晰，符合規(guī)定要求。3.涉及多頁的文件，應(yīng)逐頁蓋章或加蓋騎縫章。（七）文件分發(fā)1.綜合辦公室按照文件發(fā)放范圍，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門或單位。2.分發(fā)文件時，應(yīng)填寫文件發(fā)放登記表，注明發(fā)放時間、部門、份數(shù)等信息。3.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)采用專人送達或機要交換等方式確保及時傳遞。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.上級文件、本級文件、平行文件和下級文件中具有保存價值的文件材料。2.新階聯(lián)在各項工作中形成的重要會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、調(diào)研資料等。3.與外單位往來的重要函件、書信、電報等。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將文件整理歸檔，并移交綜合辦公室。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準確、編目規(guī)范。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保存，確保檔案信息的安全和可查。（三）檔案保管1.綜合辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格控制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。七、文件的保密管理（一）保密原則文件收發(fā)管理工作應(yīng)嚴格遵守保密法律法規(guī)，確保文件內(nèi)容不泄露。（二）保密措施1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和新階聯(lián)內(nèi)部敏感信息的文件，應(yīng)標明密級，并采取相應(yīng)的保密措施。2.文件傳遞過程中，應(yīng)使用機要交通、專人送達等安全可靠的方式，防止文件丟失或泄密。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自將檔案信息提供給無關(guān)人員。4.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責任。八、文件的信息化管理（一）電子公文系統(tǒng)建設(shè)1.建立新階聯(lián)電子公文系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的網(wǎng)上收發(fā)、流轉(zhuǎn)、審批和歸檔等功能。2.電子公文系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡便、功能完善等特點，滿足文件管理工作的需要。（二）電子文件管理1.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.對電子文件應(yīng)進行分類存儲、備份管理，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格控制電子文件的訪問權(quán)限，確保文件信息安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合辦公室定期對各部門文件收發(fā)管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)登記、傳閱辦理、歸檔保管、保密管理等方面