商貿(mào)公司進銷貨管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司的進銷貨業(yè)務流程，加強對進銷貨環(huán)節(jié)的管理與控制，確保公司商品采購與銷售活動的順利進行，提高公司運營效率，保障公司利益，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及商品進貨、銷售及相關庫存管理的部門和人員。3.基本原則合法性原則：公司的進銷貨活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保各項業(yè)務合法合規(guī)。準確性原則：進銷貨信息應準確記錄，保證數(shù)據(jù)的真實性、完整性和及時性，為公司決策提供可靠依據(jù)。效益性原則：在保證商品質(zhì)量和滿足市場需求的前提下，優(yōu)化進銷貨流程，降低成本，提高公司經(jīng)濟效益。內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部控制機制，對進銷貨業(yè)務各環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)督和制約，防范經(jīng)營風險。二、進貨管理1.供應商選擇與評估供應商篩選標準具有合法經(jīng)營資質(zhì)，提供的商品符合國家質(zhì)量標準和行業(yè)要求。具備良好的商業(yè)信譽，無不良經(jīng)營記錄。生產(chǎn)能力或供應能力能夠滿足公司業(yè)務需求，價格合理，交貨期穩(wěn)定。售后服務完善，能夠及時處理產(chǎn)品質(zhì)量問題和客戶投訴。供應商評估流程采購部門負責收集潛在供應商信息，填寫《供應商信息登記表》，內(nèi)容包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等。采購部門會同質(zhì)量控制部門、財務部門等相關部門對供應商進行實地考察或資料審核，評估其綜合實力。根據(jù)評估結(jié)果，建立《合格供應商名錄》，并定期對供應商進行動態(tài)評估和更新。2.采購計劃制定市場需求分析銷售部門定期收集市場信息，分析市場動態(tài)、客戶需求變化及競爭對手情況，結(jié)合公司銷售目標和庫存狀況，向采購部門提供市場需求預測報告。采購計劃編制采購部門根據(jù)銷售部門提供的市場需求預測報告，結(jié)合庫存盤點情況，編制月度采購計劃。采購計劃應明確商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計到貨時間等詳細信息。采購計劃審批采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。如遇特殊情況需臨時調(diào)整采購計劃，應按上述審批流程進行。3.采購合同簽訂合同簽訂流程采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。合同審核與管理采購合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本交財務部門、倉庫管理部門等相關部門備案，并負責跟蹤合同執(zhí)行情況。4.進貨驗收驗收準備倉庫管理部門在收到采購到貨通知后，應做好驗收場地、工具及人員安排等準備工作。驗收標準依據(jù)采購合同及相關質(zhì)量標準，對到貨商品的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量等進行驗收。質(zhì)量控制部門負責對商品的質(zhì)量進行抽檢或全檢，確保商品質(zhì)量符合要求。驗收流程倉庫管理人員對照送貨單和采購合同，對到貨商品進行數(shù)量清點和規(guī)格型號核對。質(zhì)量控制人員按照規(guī)定的檢驗方法和標準對商品質(zhì)量進行檢驗。驗收合格的商品，倉庫管理人員填寫《進貨驗收單》，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的商品，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，做好記錄。5.進貨付款付款申請采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和期限，在收到供應商發(fā)票及驗收合格的《進貨驗收單》后，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式、供應商名稱等信息。付款審批《付款申請單》經(jīng)采購部門負責人審核、財務部門審核發(fā)票及相關憑證無誤后，報公司分管領導審批，最后交財務部門辦理付款手續(xù)。三、銷售管理1.銷售合同簽訂客戶開發(fā)與信用評估銷售部門負責客戶開發(fā)與維護，收集客戶信息，建立客戶檔案。對新客戶進行信用評估，確定信用額度和信用期限，填寫《客戶信用評估表》。銷售合同簽訂流程銷售部門根據(jù)與客戶達成的銷售意向，擬定銷售合同草案，明確商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、違約責任等條款。銷售合同經(jīng)法務部門審核、公司分管領導審批后，與客戶簽訂正式合同。合同執(zhí)行跟蹤銷售部門負責銷售合同的執(zhí)行跟蹤，及時了解客戶需求變化和合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如遇客戶逾期付款等情況，應及時采取催款措施，并向公司相關領導匯報。2.銷售訂單處理訂單接收與審核銷售部門接收客戶訂單后，對訂單內(nèi)容進行審核，包括客戶信息、商品信息、價格、數(shù)量、交貨期等。審核無誤后，將訂單錄入公司銷售管理系統(tǒng)，并下達給相關部門。訂單執(zhí)行安排生產(chǎn)部門（如涉及生產(chǎn)環(huán)節(jié)）根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)計劃，采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況進行采購，倉庫管理部門根據(jù)訂單要求準備發(fā)貨商品。訂單變更管理如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應及時與客戶溝通，評估變更對公司業(yè)務的影響。如需變更銷售合同，應按合同簽訂流程辦理相關手續(xù)。3.發(fā)貨管理發(fā)貨準備倉庫管理部門根據(jù)銷售訂單，對庫存商品進行核對和備貨，確保發(fā)貨商品數(shù)量準確、質(zhì)量合格、包裝完好。同時，準備好發(fā)貨所需的運輸文件、包裝材料等。發(fā)貨流程倉庫管理人員根據(jù)銷售部門出具的《發(fā)貨通知單》，辦理商品出庫手續(xù)，填寫《出庫單》，并安排運輸車輛或物流公司進行發(fā)貨。發(fā)貨過程中，應做好商品的保護和運輸安全工作，確保商品按時、準確送達客戶。發(fā)貨記錄與跟蹤倉庫管理部門負責記錄發(fā)貨信息，包括發(fā)貨日期、商品名稱、數(shù)量、客戶名稱、運輸單號等，并及時將發(fā)貨情況反饋給銷售部門。銷售部門通過物流跟蹤系統(tǒng)或其他方式跟蹤貨物運輸狀態(tài)，直至客戶確認收貨。4.銷售收款收款通知與跟進銷售部門在發(fā)貨后，應及時向客戶發(fā)送《收款通知單》，明確收款金額、收款方式、收款期限等信息。財務部門負責對銷售款項的回收情況進行跟蹤，對逾期未付款的客戶及時通知銷售部門進行催款。收款方式與流程公司銷售收款方式主要包括現(xiàn)金收款、銀行轉(zhuǎn)賬收款等。客戶采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款的，財務部門應及時核對到賬情況；采用現(xiàn)金收款的，應及時辦理收款手續(xù)，并開具收款收據(jù)。壞賬管理對于確實無法收回的壞賬，銷售部門應查明原因，收集相關證據(jù)，填寫《壞賬核銷申請單》，經(jīng)財務部門審核、公司分管領導審批后，進行壞賬核銷處理。同時，應繼續(xù)保留對該客戶的追索權(quán)，并定期對壞賬情況進行分析總結(jié)，采取措施降低壞賬風險。四、庫存管理1.庫存盤點盤點計劃制定倉庫管理部門應定期制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等。盤點計劃應提前通知相關部門和人員做好準備工作。盤點方法與流程盤點人員采用實地盤點的方法，對庫存商品進行逐一清點。盤點過程中，應詳細記錄商品的實際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息，填寫《庫存盤點表》。盤點結(jié)束后，盤點人員將《庫存盤點表》與庫存賬進行核對，找出賬實差異，并分析差異原因，填寫《庫存盤點差異分析表》。盤點結(jié)果處理根據(jù)庫存盤點差異分析結(jié)果，倉庫管理部門會同相關部門進行處理。如因人為因素造成的差異，應追究相關人員責任；如因系統(tǒng)錯誤、商品損耗等原因造成的差異，應及時調(diào)整庫存賬，并采取相應措施進行改進。2.庫存分類管理ABC分類法根據(jù)庫存商品的價值、使用頻率、重要性等因素，采用ABC分類法對庫存商品進行分類管理。A類商品：價值高、使用頻率高、重要性強的商品，應重點管理，嚴格控制庫存數(shù)量和庫存周期。B類商品：價值和使用頻率適中的商品，管理程度介于A類和C類之間。C類商品：價值低、使用頻率低、重要性相對較弱的商品，可采用較為寬松的管理方式。庫存管理策略針對不同類別的庫存商品，制定相應的庫存管理策略。如A類商品采用定期盤點、定量訂貨法；B類商品采用定期盤點、定期訂貨法；C類商品采用簡化管理、較大庫存批量等方式。3.庫存安全管理安全制度與措施建立健全庫存安全管理制度，加強倉庫安全防范措施。倉庫應配備必要的消防設備、防盜設備等，確保庫存商品安全。庫存保管要求根據(jù)商品的特性和保管要求，合理安排庫存存放位置，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。對特殊商品，如易燃易爆品、易腐品等，應按照相關規(guī)定進行單獨存放和管理。庫存預警管理設定庫存預警指標，如最低庫存量、最高庫存量等。當庫存數(shù)量接近預警指標時，倉庫管理部門應及時通知采購部門或銷售部門進行相應處理，避免庫存積壓或缺貨情況發(fā)生。五、信息化管理1.進銷貨系統(tǒng)建設系統(tǒng)選型與實施根據(jù)公司業(yè)務需求和管理要求，選擇適合的進銷貨管理系統(tǒng)，并組織相關人員進行系統(tǒng)實施。系統(tǒng)應涵蓋采購管理、銷售管理、庫存管理、財務管理等功能模塊，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理和共享。系統(tǒng)培訓與維護對公司員工進行進銷貨系統(tǒng)操作培訓，確保員工熟悉系統(tǒng)功能和操作流程。同時，安排專人負責系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)備份等工作，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)錄入與審核各部門應按照規(guī)定及時、準確地將進銷貨業(yè)務數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。數(shù)據(jù)錄入后，由專人進行審核，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。數(shù)據(jù)分析與利用定期對進銷貨系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行分析，生成各類報表和分析報告，為公司決策提供支持。如通過銷售數(shù)據(jù)分析客戶需求趨勢、市場占有率等；通過庫存數(shù)據(jù)分析庫存周轉(zhuǎn)率、庫存結(jié)構(gòu)合理性等，以便及時調(diào)整經(jīng)營策略。六、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對進銷貨業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查業(yè)務流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性、財務收支的真實性等。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.績效考核考核指標設定根據(jù)各部門在進銷貨業(yè)務中的職責和目標，設定相應的績效考核指標。如采購部門的采購成本控制、采購及時率；銷售部門的銷售額、銷售利潤、客戶滿意度；倉庫管理部門