裝修公司收付款管理制度總則1.目的為規(guī)范本裝修公司的收付款行為，加強財務(wù)管理，保障公司資金安全，維護公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司承接的各類裝修工程項目的收付款管理，包括但不限于住宅裝修、商業(yè)裝修、工裝等。3.基本原則合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保收付款行為合法有效。風(fēng)險控制原則：對收付款過程中的風(fēng)險進行有效識別、評估和控制，保障公司資金安全。誠信履約原則：秉持誠信經(jīng)營理念，按照合同約定及時收付款，維護公司良好信譽。規(guī)范透明原則：收付款流程規(guī)范、清晰，信息公開透明，便于監(jiān)督和管理。收款管理1.合同簽訂階段業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂裝修合同前，應(yīng)明確合同中的收款條款，包括付款方式、付款節(jié)點、逾期付款責(zé)任等。收款條款應(yīng)符合公司利益和行業(yè)慣例，并確保清晰、明確、無歧義。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案，財務(wù)部門據(jù)此建立項目收款臺賬。2.收款通知按照合同約定的付款節(jié)點，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前[X]個工作日向客戶發(fā)送收款通知，明確告知客戶付款金額、付款方式、付款期限等信息。收款通知可采用書面函件、電子郵件、短信等方式發(fā)送，但應(yīng)保留相關(guān)記錄。對于首次付款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收款通知中詳細說明公司賬戶信息，包括開戶銀行、賬號等，確?？蛻魷蚀_無誤地進行付款操作。3.收款跟蹤財務(wù)部門負責(zé)對收款情況進行跟蹤監(jiān)控，及時掌握款項到賬信息。如發(fā)現(xiàn)客戶未按時付款，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶溝通協(xié)調(diào)，了解逾期付款原因，并根據(jù)實際情況采取相應(yīng)措施。如客戶因特殊原因無法按時付款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶協(xié)商簽訂補充協(xié)議，明確新的付款時間和方式。4.收款確認款項到賬后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行核對確認。如收款金額與合同約定一致，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)開具收款發(fā)票，并將發(fā)票副本提交給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)及時告知客戶，并確認客戶已收到發(fā)票。同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將收款情況反饋給項目負責(zé)人，以便及時更新項目進度。付款管理1.付款申請項目負責(zé)人根據(jù)裝修工程進度和合同約定，填寫付款申請表，詳細說明付款事由、付款金額、收款單位信息等。付款申請表應(yīng)經(jīng)項目負責(zé)人簽字確認，并附上相關(guān)證明材料，如合同、發(fā)票、驗收報告等。付款申請表提交給部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)重點審核付款事項的真實性、合理性和合規(guī)性，確保付款申請符合公司規(guī)定和合同約定。審核通過后，部門負責(zé)人在付款申請表上簽字。2.財務(wù)審核付款申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)進行嚴格的財務(wù)審核，包括核對合同條款、發(fā)票信息、資金余額等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實，并要求補充或更正相關(guān)資料。財務(wù)審核通過后，在付款申請表上簽字，并按照公司資金審批流程提交給相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。3.審批流程付款金額在[X]元以下的，由財務(wù)經(jīng)理審批；付款金額在[X]元至[X]元之間的，由分管副總經(jīng)理審批；付款金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)狀況、資金安排和項目實際情況進行審批決策。如審批通過，在付款申請表上簽字；如審批不通過，應(yīng)注明原因并退回付款申請表。4.款項支付財務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請表，安排資金支付。支付方式可根據(jù)公司規(guī)定和實際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。在款項支付前，財務(wù)部門應(yīng)再次核對收款單位信息、付款金額等，確保支付信息準確無誤。支付完成后，及時登記付款臺賬，并將付款憑證復(fù)印件存檔。票據(jù)管理1.發(fā)票開具公司應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)和發(fā)票管理規(guī)定，及時、準確地開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況如實填寫發(fā)票內(nèi)容，包括項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等，確保發(fā)票信息與合同約定一致。財務(wù)部門負責(zé)發(fā)票的開具和保管工作。發(fā)票開具后，應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章，并按照規(guī)定的格式和要求進行填寫。同時，應(yīng)建立發(fā)票開具臺賬，記錄發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額等信息。2.發(fā)票接收在與供應(yīng)商簽訂合同或支付款項時，應(yīng)明確要求供應(yīng)商提供合法有效的發(fā)票。財務(wù)部門在接收發(fā)票時，應(yīng)認真審核發(fā)票的真實性、合法性和完整性，包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，如虛假發(fā)票、發(fā)票信息錯誤等，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系溝通，要求其更換或更正發(fā)票。如供應(yīng)商拒絕配合，應(yīng)拒絕支付款項，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。3.票據(jù)保管公司應(yīng)建立健全票據(jù)保管制度，對發(fā)票、收據(jù)、支票等各類票據(jù)進行妥善保管。票據(jù)保管應(yīng)做到專人負責(zé)、專柜存放、分類管理，確保票據(jù)的安全和完整。財務(wù)部門應(yīng)定期對票據(jù)進行盤點核對，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、被盜等情況，應(yīng)及時采取措施進行掛失、補辦，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估公司應(yīng)建立收付款風(fēng)險識別與評估機制，定期對收付款過程中的風(fēng)險進行識別和評估。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋合同簽訂、收款跟蹤、付款審批、款項支付等各個環(huán)節(jié)，包括客戶信用風(fēng)險、合同風(fēng)險、資金風(fēng)險等。風(fēng)險評估應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行分析和評價，確定風(fēng)險等級和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施對于客戶信用風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在簽訂合同前對客戶進行信用調(diào)查和評估，了解客戶的信用狀況、經(jīng)營情況等。對于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。對于合同風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強合同管理，確保合同條款明確、合法、有效。在合同履行過程中，應(yīng)嚴格按照合同約定執(zhí)行，及時處理合同變更、解除等事項。對于資金風(fēng)險，財務(wù)部門應(yīng)合理安排資金，確保公司資金鏈的穩(wěn)定。加強資金預(yù)算管理，嚴格控制資金支出，避免資金閑置或短缺。同時，應(yīng)建立資金預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理資金風(fēng)險。3.內(nèi)部審計與監(jiān)督公司應(yīng)定期開展內(nèi)部審計工作，對收付款管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。內(nèi)部審計部門應(yīng)重點檢查收付款流程的合規(guī)性、票據(jù)管理的規(guī)范性、風(fēng)險防控措施的有效性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反收付款管理制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。信息管理1.收付款信息記錄財務(wù)部門應(yīng)建立完善的收付款信息記錄系統(tǒng)，對每一筆收付款業(yè)務(wù)進行詳細記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括客戶名稱、合同編號、收款金額、付款金額、收款日期、付款日期、收款方式、付款方式、發(fā)票號碼等。收付款信息記錄應(yīng)及時、準確、完整，確保信息的可追溯性。同時，應(yīng)定期對收付款信息進行整理和歸檔，便于查詢和統(tǒng)計分析。2.信息共享與溝通公司應(yīng)建立收付款信息共享平臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、項目負責(zé)人等相關(guān)人員之間的信息共享和溝通。通過信息共享平臺，各部門可以及時了解收付款情況，協(xié)同推進項目進展。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將客戶付款信息反饋給財務(wù)部門，財務(wù)部門應(yīng)定期向業(yè)務(wù)