紙質(zhì)文檔自動化管理制度總則目的為了提高公司紙質(zhì)文檔管理的效率和準確性，降低管理成本，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔管理的規(guī)范化、標準化和自動化，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有紙質(zhì)文檔的管理，包括但不限于合同、文件、報告、檔案等。基本原則1.自動化原則：充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔的自動化處理和管理，減少人工干預，提高工作效率。2.安全性原則：采取必要的安全措施，確保紙質(zhì)文檔的安全存儲和傳輸，防止文檔泄露、丟失或損壞。3.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一的文檔管理標準和流程，規(guī)范文檔的創(chuàng)建、審核、存儲、檢索和銷毀等環(huán)節(jié)，保證文檔管理的質(zhì)量和一致性。4.可追溯性原則：對紙質(zhì)文檔的處理過程進行全程記錄，實現(xiàn)文檔的可追溯性，便于查詢和審計。組織與職責管理部門公司行政部門是紙質(zhì)文檔自動化管理的歸口部門，負責制定和完善紙質(zhì)文檔自動化管理制度，組織實施紙質(zhì)文檔的自動化處理和管理工作，協(xié)調(diào)各部門之間的文檔管理工作。各部門職責1.各部門負責人：負責本部門紙質(zhì)文檔的管理工作，指定專人負責本部門紙質(zhì)文檔的收集、整理、歸檔和保管工作，確保本部門紙質(zhì)文檔的完整性和準確性。2.文檔管理員：負責本部門紙質(zhì)文檔的日常管理工作，包括文檔的收集、整理、掃描、上傳、存儲、檢索和銷毀等工作，嚴格按照本制度的要求進行操作，確保文檔管理工作的規(guī)范化和標準化。3.其他員工：負責本崗位紙質(zhì)文檔的創(chuàng)建、審核和提交工作，確保文檔的質(zhì)量和及時性，積極配合文檔管理員做好文檔的管理工作。紙質(zhì)文檔的收集與整理收集范圍公司各部門在日常工作中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)文檔，包括但不限于合同、文件、報告、檔案、發(fā)票、收據(jù)等，均屬于收集范圍。收集要求1.及時性：各部門應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔，確保文檔的完整性和及時性。2.完整性：收集的紙質(zhì)文檔應(yīng)包括文檔的正文、附件、圖表等全部內(nèi)容，確保文檔的完整性。3.準確性：收集的紙質(zhì)文檔應(yīng)內(nèi)容準確、清晰，無錯別字、語病和數(shù)據(jù)錯誤等問題。整理方法1.分類整理：按照文檔的類型、主題、時間等因素進行分類整理，建立清晰的文檔分類體系。2.編號標注：對整理好的紙質(zhì)文檔進行編號標注，以便于識別和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用字母、數(shù)字等組合方式進行編制。3.裝訂成冊：對于需要裝訂成冊的紙質(zhì)文檔，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行裝訂，確保文檔的整齊和美觀。紙質(zhì)文檔的掃描與上傳掃描要求1.掃描設(shè)備：應(yīng)使用專業(yè)的掃描設(shè)備進行掃描，確保掃描圖像的清晰、完整和準確。2.掃描分辨率：掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，以保證掃描圖像的質(zhì)量。3.掃描格式：掃描圖像應(yīng)保存為常見的電子文件格式，如PDF、JPEG等，以便于存儲和傳輸。上傳要求1.上傳平臺：應(yīng)使用公司指定的文檔管理平臺進行上傳，確保文檔的安全和可追溯性。2.上傳信息：上傳文檔時，應(yīng)填寫文檔的基本信息，包括文檔名稱、編號、類型、日期、作者等，以便于查詢和管理。3.審核確認：上傳的文檔應(yīng)經(jīng)過部門負責人或文檔管理員的審核確認，確保文檔的質(zhì)量和準確性。紙質(zhì)文檔的存儲與保管電子存儲1.存儲設(shè)備：公司應(yīng)建立專門的電子文檔存儲服務(wù)器，采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，確保電子文檔的安全和穩(wěn)定。2.存儲方式：電子文檔應(yīng)采用分類存儲的方式進行管理，按照文檔的類型、主題、時間等因素進行分類存儲，建立清晰的存儲目錄結(jié)構(gòu)。3.備份策略：為了防止電子文檔的丟失或損壞，應(yīng)制定定期備份策略，將電子文檔備份到不同的存儲設(shè)備或存儲地點，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。紙質(zhì)存儲1.存儲地點：公司應(yīng)建立專門的紙質(zhì)文檔存儲倉庫，采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，確保紙質(zhì)文檔的安全和穩(wěn)定。2.存儲環(huán)境：紙質(zhì)文檔存儲倉庫應(yīng)保持干燥、通風、防潮、防火、防盜等良好的環(huán)境條件，定期對存儲環(huán)境進行檢查和維護，確保紙質(zhì)文檔的質(zhì)量和安全。3.保管期限：根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的實際情況，制定紙質(zhì)文檔的保管期限，對于超過保管期限的紙質(zhì)文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。紙質(zhì)文檔的檢索與利用檢索方式1.關(guān)鍵詞檢索：用戶可以通過輸入關(guān)鍵詞的方式在文檔管理平臺上進行檢索，系統(tǒng)將自動搜索包含該關(guān)鍵詞的文檔，并顯示檢索結(jié)果。2.分類檢索：用戶可以根據(jù)文檔的類型、主題、時間等因素進行分類檢索，系統(tǒng)將自動顯示符合條件的文檔列表。3.高級檢索：用戶可以使用高級檢索功能，通過設(shè)置多個檢索條件進行精確檢索，提高檢索的準確性和效率。利用權(quán)限1.普通用戶：普通用戶只能檢索和查看自己有權(quán)限訪問的文檔，不得越權(quán)訪問其他用戶的文檔。2.管理員用戶：管理員用戶具有更高的權(quán)限，可以檢索和查看所有文檔，并對文檔進行管理和維護。利用要求1.合法合規(guī)：用戶在檢索和利用紙質(zhì)文檔時，應(yīng)遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，不得將文檔用于非法或違規(guī)目的。2.保密安全：用戶在檢索和利用紙質(zhì)文檔時，應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露文檔的機密信息。3.記錄備案：用戶在檢索和利用紙質(zhì)文檔時，系統(tǒng)將自動記錄用戶的操作信息，包括檢索時間、檢索內(nèi)容、查看文檔等，以便于查詢和審計。紙質(zhì)文檔的銷毀銷毀范圍1.超過保管期限的紙質(zhì)文檔：對于超過保管期限的紙質(zhì)文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.已無保存價值的紙質(zhì)文檔：對于已無保存價值的紙質(zhì)文檔，如重復文檔、過時文檔等，應(yīng)及時進行銷毀。3.因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)保存的紙質(zhì)文檔：對于因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)保存的紙質(zhì)文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀程序1.申請審批：各部門需要銷毀紙質(zhì)文檔時，應(yīng)填寫《紙質(zhì)文檔銷毀申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政部門審批。2.清理整理：經(jīng)審批同意后，各部門應(yīng)組織人員對需要銷毀的紙質(zhì)文檔進行清理整理，確保文檔的完整性和準確性。3.銷毀處理：行政部門應(yīng)指定專人負責對需要銷毀的紙質(zhì)文檔進行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文檔信息的徹底銷毀。4.記錄備案：銷毀處理完成后，行政部門應(yīng)填寫《紙質(zhì)文檔銷毀記錄》，記錄銷毀的文檔名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并存檔備查。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)定期對各部門的紙質(zhì)文檔自動化管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文檔的收集、整理、掃描、上傳、存儲、檢索和銷毀等環(huán)節(jié)，確保各部門嚴格按照本制度的要求進行操作。考核評價公司將紙質(zhì)文檔自動化管理工作納入各部門的績效考核體系，對各部門的文檔管理工作進行考核評價?？己酥笜税ㄎ臋n管理工作的規(guī)范性、準確性、及時性、安全性等方面，考核結(jié)果將與部門和個人的績效獎金掛鉤。安全與保密安全措施1.訪問控制：對文檔管理平臺設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問和操作文檔，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲在服務(wù)器上的電子文檔進行加密處理，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。3.備份恢復：定期對電子文檔進行備份，并建立完善的備份恢復機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時恢復數(shù)據(jù)。保密要求1.保密意識：公司全體員工應(yīng)增強保密意識，嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的機密信息。2.保密協(xié)議：對于涉及公司機密信息的紙質(zhì)文檔，公司應(yīng)與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.違規(guī)處理：對