檔案館檔案信息管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案信息管理，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高公司/組織的管理水平和決策支持能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所保存的各類檔案信息的管理，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。2.完整性原則：確保檔案信息的全面收集和完整保存，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則：檔案信息的管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保管理的一致性和科學(xué)性。5.便捷性原則：便于檔案信息的查詢、利用和共享，提高工作效率。（四）職責(zé)分工1.檔案館：負(fù)責(zé)檔案信息的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.各部門：負(fù)責(zé)本部門檔案信息的形成、積累和移交工作，并配合檔案館做好相關(guān)檔案管理工作。3.檔案管理人員：具體承擔(dān)檔案信息管理的各項(xiàng)工作，確保檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。二、檔案信息的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。2.與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、章程、制度等。3.公司/組織的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。5.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等專項(xiàng)檔案。6.反映公司/組織發(fā)展歷程和重大事件的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案信息的收集工作，確保檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案信息應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保其可讀性和可保存性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案信息的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和擴(kuò)展性。3.編目：對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等，形成檔案目錄。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。三、檔案信息的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，便于管理和查閱。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)于重要的檔案信息，可采用數(shù)字化存儲(chǔ)的方式，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息的利用效率。（三）保管期限1.檔案信息的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案信息包括公司/組織的重要文件、合同、章程、歷史記錄等。3.長(zhǎng)期保管的檔案信息一般為10年至50年，包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)記錄等。4.短期保管的檔案信息一般為1年至10年，包括臨時(shí)性的文件、資料等。5.檔案信息的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性、價(jià)值和歷史意義等因素進(jìn)行確定，并在檔案目錄中明確標(biāo)注。（四）檔案清查1.檔案館應(yīng)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行清查，確保檔案信息的完整和安全。2.清查工作應(yīng)包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面的檢查。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失的檔案、修復(fù)損壞的檔案等。4.清查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。四、檔案信息的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案信息的保管期限和實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案信息進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案信息的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管狀況等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。3.征求相關(guān)部門和人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案信息，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，由檔案館負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。3.銷毀過(guò)程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全和徹底。4.銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、方式等，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要資料。五、檔案信息的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案館應(yīng)建立檔案信息統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分析和研究，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。（二）利用服務(wù)1.檔案館應(yīng)積極為公司/組織各部門和人員提供檔案信息利用服務(wù)，滿足其工作需要。2.利用檔案信息應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。3.檔案館應(yīng)根據(jù)利用申請(qǐng)，及時(shí)提供所需的檔案信息，并做好利用登記工作。4.對(duì)于重要的檔案信息，應(yīng)實(shí)行借閱制度，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。5.為了保護(hù)檔案信息的安全和隱私，對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。（三）信息化建設(shè)1.加強(qiáng)檔案信息管理的信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和信息化管理水平。六、檔案信息的保密與安全（一）保密制度1.建立檔案信息保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息的內(nèi)容和機(jī)密。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問(wèn)等措施，確保其安全。4.在檔案信息利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱和使用范圍，防止機(jī)密信息的擴(kuò)散。5.加強(qiáng)對(duì)檔案信息保密工作的監(jiān)督檢查，對(duì)違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的實(shí)體安全和信息安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫(kù)房的安全。3.對(duì)檔案信息存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。5.制定檔案