小公司內(nèi)部單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范各類單據(jù)的使用、流轉與保管，確保公司財務信息的準確、完整，保障公司經(jīng)濟業(yè)務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在經(jīng)濟業(yè)務活動中涉及的各類單據(jù)，包括但不限于采購單據(jù)、銷售單據(jù)、費用報銷單據(jù)、借款單據(jù)、出入庫單據(jù)等。（三）基本原則1.真實性原則：單據(jù)所記錄的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，內(nèi)容與實際情況相符，不得偽造、篡改。2.準確性原則：單據(jù)填寫應準確無誤，包括日期、金額、數(shù)量、摘要等信息，確保財務數(shù)據(jù)的準確核算。3.完整性原則：所有單據(jù)應具備必要的要素，手續(xù)齊全，相關人員簽字蓋章完備，不得遺漏重要信息。4.及時性原則：經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，應及時填制和傳遞單據(jù)，不得拖延，以保證財務信息的時效性。5.規(guī)范性原則：單據(jù)的格式、內(nèi)容、填寫要求等應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定，保持一致性和規(guī)范性。二、單據(jù)的種類及使用規(guī)范（一）采購單據(jù)1.采購申請單適用場景：各部門根據(jù)業(yè)務需求，如需采購物資、設備、服務等，應提前填寫采購申請單。填寫要求：詳細注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、需求日期、申請部門及申請人等信息。審批流程：由申請部門負責人審核簽字后，報分管領導審批，重大采購項目需經(jīng)總經(jīng)理批準。2.采購訂單適用場景：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請單，與供應商簽訂采購訂單。填寫要求：明確供應商名稱、采購項目明細、價格、交貨日期、交貨地點、付款方式等條款。審批流程：采購訂單經(jīng)采購部門負責人審核后，提交財務部門審核付款條款，無誤后加蓋公司公章或合同專用章。3.采購發(fā)票適用場景：供應商根據(jù)采購訂單發(fā)貨并提供的發(fā)票。填寫要求：發(fā)票內(nèi)容應與采購訂單一致，包括貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、稅率、稅額等，且發(fā)票應真實、合法、有效。審核要點：財務部門收到采購發(fā)票后，應核對發(fā)票信息與采購訂單、入庫單是否相符，審核發(fā)票的真實性、合法性及合規(guī)性。審核無誤后，由財務人員簽字確認，作為付款依據(jù)。（二）銷售單據(jù)1.銷售訂單適用場景：銷售部門與客戶簽訂銷售合同時，應填寫銷售訂單。填寫要求：注明客戶名稱、產(chǎn)品或服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、交貨日期、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。審批流程：銷售訂單經(jīng)銷售部門負責人審核后，提交財務部門審核收款條款，無誤后加蓋公司公章或合同專用章。2.發(fā)貨單適用場景：倉庫根據(jù)銷售訂單安排發(fā)貨時，應開具發(fā)貨單。填寫要求：詳細記錄發(fā)貨日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、發(fā)貨單號等信息，并由倉庫發(fā)貨人員簽字確認。流轉流程：發(fā)貨單一式多聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交銷售部門，一聯(lián)交財務部門作為確認收入的依據(jù)。3.銷售發(fā)票適用場景：銷售部門根據(jù)發(fā)貨情況，向客戶開具銷售發(fā)票。填寫要求：發(fā)票內(nèi)容應與銷售訂單、發(fā)貨單一致，確保發(fā)票開具的準確性和及時性。開具規(guī)定：銷售發(fā)票應按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定開具，不得虛開發(fā)票。財務部門負責發(fā)票的開具、保管及核銷工作。（三）費用報銷單據(jù)1.費用報銷單適用場景：員工因公務發(fā)生的差旅費、業(yè)務招待費、辦公費、通訊費等費用支出，應填寫費用報銷單。填寫要求：詳細注明費用發(fā)生日期、事由、金額、報銷部門、報銷人等信息，并粘貼相關發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。審批流程：報銷人所在部門負責人審核簽字后，報財務部門審核票據(jù)的真實性、合法性及合規(guī)性，再由分管領導審批，最后交總經(jīng)理批準（根據(jù)公司規(guī)定的審批權限執(zhí)行）。2.差旅費報銷單適用場景：員工出差期間發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用，應填寫差旅費報銷單。填寫要求：按照出差行程詳細記錄日期、出發(fā)地、目的地、交通方式、費用金額等信息，并附上相應的車票、機票、住宿發(fā)票等憑證。報銷標準：公司應制定明確的差旅費報銷標準，包括交通、住宿、餐飲補貼等標準，員工報銷時應嚴格按照標準執(zhí)行。（四）借款單據(jù)1.借款單適用場景：員工因公務需要預借現(xiàn)金或支票時，應填寫借款單。填寫要求：注明借款日期、借款事由、借款金額、預計還款日期、借款人等信息。審批流程：借款人所在部門負責人審核簽字后，報財務部門審核借款用途及還款能力，再由分管領導審批，最后交總經(jīng)理批準（根據(jù)公司規(guī)定的審批權限執(zhí)行）。2.還款規(guī)定：借款人應按照借款單上注明的預計還款日期及時還款。如有特殊情況需要延期還款，應提前向財務部門申請并經(jīng)批準。財務部門應定期對借款情況進行清理，督促借款人及時還款。（五）出入庫單據(jù)1.入庫單適用場景：采購物資、設備等到貨后，倉庫管理人員應根據(jù)送貨單及實物驗收情況填寫入庫單。填寫要求：詳細記錄入庫日期、供應商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、入庫單號等信息，并由倉庫管理人員、驗收人員簽字確認。流轉流程：入庫單一式多聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務部門作為核算采購成本的依據(jù)。2.出庫單適用場景：倉庫根據(jù)銷售訂單、生產(chǎn)領料單等安排物資出庫時，應開具出庫單。填寫要求：注明出庫日期、領用部門、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出庫單號等信息，并由倉庫發(fā)貨人員、領用人員簽字確認。流轉流程：出庫單一式多聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交領用部門，一聯(lián)交財務部門作為核算成本或確認收入的依據(jù)。三、單據(jù)的流轉與傳遞（一）一般流轉程序1.經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，業(yè)務部門相關人員應及時填制相應的單據(jù)，并按照規(guī)定的審批流程進行簽字審批。2.審批通過的單據(jù)依次傳遞至相關部門，如采購單據(jù)傳遞至采購部門、倉庫、財務部門；銷售單據(jù)傳遞至銷售部門、倉庫、財務部門；費用報銷單據(jù)傳遞至報銷人所在部門、財務部門等。3.各部門在收到單據(jù)后，應在規(guī)定的時間內(nèi)進行審核、處理，并完成相應的簽字蓋章手續(xù)。對于不符合要求的單據(jù)，應及時退回業(yè)務部門重新填制。4.財務部門作為單據(jù)流轉的最后一站，負責對各類單據(jù)進行最終審核，并據(jù)以進行賬務處理。財務人員應認真核對單據(jù)的各項信息，確保財務數(shù)據(jù)的準確無誤。（二）特殊情況處理1.對于緊急業(yè)務，如急需采購物資或提供服務等，可先口頭請示相關領導同意后進行操作，但事后應及時補辦相關單據(jù)手續(xù)，并按照正常流程進行審批和流轉。2.若單據(jù)在流轉過程中丟失，相關責任人應及時向本部門負責人報告，并采取措施進行補救。如涉及重要單據(jù)，應及時通知相關部門和人員，防止造成經(jīng)濟損失。對于丟失的單據(jù)，應查明原因，追究相關責任人的責任。四、單據(jù)的保管（一）保管責任1.各部門負責本部門所產(chǎn)生和使用單據(jù)的保管工作，指定專人負責單據(jù)的整理、裝訂和存放，確保單據(jù)的安全與完整。2.財務部門負責對涉及財務核算的各類單據(jù)進行集中保管，并按照會計檔案管理的要求進行整理、歸檔和保管。（二）保管期限1.一般單據(jù)的保管期限為[X]年，自經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生年度的次年1月1日起計算。2.涉及稅務、審計、法律等重要事項的單據(jù)，保管期限應按照國家法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年或更長時間。（三）保管要求1.單據(jù)應分類存放，按照日期、類別等順序進行排列，便于查找和核對。2.存放單據(jù)的場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保單據(jù)不受損壞。3.電子單據(jù)應進行備份，并存儲在安全的介質上，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對于已超過保管期限的單據(jù)，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，應編制銷毀清單，經(jīng)相關部門負責人批準后進行銷毀，并由監(jiān)銷人員簽字確認。五、單據(jù)的審核（一）審核內(nèi)容1.真實性審核：審核單據(jù)所記錄的經(jīng)濟業(yè)務是否真實發(fā)生，是否與實際情況相符。重點檢查單據(jù)的日期、內(nèi)容、金額、簽字蓋章等是否真實可靠。2.準確性審核：審核單據(jù)填寫的各項信息是否準確無誤，包括數(shù)量、單價、金額、計算方法等。確保財務數(shù)據(jù)的準確核算。3.完整性審核：審核單據(jù)是否具備必要的要素，手續(xù)是否齊全。如采購發(fā)票是否有發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)，費用報銷單是否粘貼齊全相關原始憑證，簽字蓋章是否完備等。4.合法性審核：審核單據(jù)是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定。如發(fā)票是否為合法有效的票據(jù)，費用報銷是否符合公司的報銷標準等。（二）審核流程1.業(yè)務部門在填制單據(jù)后，應首先進行自我審核，確保單據(jù)內(nèi)容的真實、準確、完整。2.單據(jù)流轉至相關審批部門后，審批人員應按照審批權限對單據(jù)進行審核，重點關注經(jīng)濟業(yè)務的合理性、合規(guī)性以及審批手續(xù)的完備性。3.財務部門在收到單據(jù)后，應進行全面的審核，包括對業(yè)務真實性、數(shù)據(jù)準確性、票據(jù)合法性等方面的審核。對于不符合要求的單據(jù)，財務人員應及時與業(yè)務部門溝通，要求其補充或更正相關信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對公司單據(jù)管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查單據(jù)的填制、流轉、保管、審核等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查財務部門應加強對各類單據(jù)的日常檢查，定期對單據(jù)的使用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。同時，應配合內(nèi)部審計部門的工作，提供相關財務數(shù)據(jù)和單據(jù)資料。（三）違規(guī)處理對于違