廣告公司送貨單管理制度一、總則（一）目的為加強廣告公司送貨單管理，規(guī)范送貨流程，確保貨物準確、及時送達客戶，保障公司與客戶雙方權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本廣告公司所有涉及貨物配送的業(yè)務活動，包括但不限于廣告制作材料、成品廣告等的配送。（三）基本原則1.準確性原則：送貨單信息應準確反映所送貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等詳細內(nèi)容，確保與訂單一致。2.及時性原則：配送人員應按照規(guī)定時間將貨物送達指定地點，不得延誤。3.完整性原則：送貨單應包含必要的簽字、蓋章等確認信息，確保單據(jù)完整有效。4.可追溯性原則：所有送貨單應妥善保存，以便在需要時能夠追溯貨物的流向和相關業(yè)務信息。二、送貨單的開具（一）開具流程1.業(yè)務部門在接到客戶訂單后，應根據(jù)訂單內(nèi)容填寫送貨單草稿。送貨單應包含以下基本信息：送貨單編號：由系統(tǒng)自動生成或按照一定規(guī)則編制，確保唯一性?？蛻裘Q及聯(lián)系方式：準確填寫客戶的全稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、收貨地址等。訂單編號：注明與送貨相關的訂單編號，以便與訂單進行關聯(lián)查詢。貨物明細：詳細列出所送貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額等信息。如有多種貨物，應分行列出。送貨日期：預估或確定的送貨日期。送貨方式：如快遞、自送等。2.送貨單草稿填寫完成后，業(yè)務部門負責人應進行審核。審核內(nèi)容包括訂單與送貨單信息的一致性、貨物明細的準確性、送貨日期的合理性等。審核通過后，在送貨單上簽字確認。3.將審核通過的送貨單提交給財務部門進行成本核算和賬務處理。財務部門根據(jù)送貨單上的金額信息，核對訂單成本、計算應收款項等，并在送貨單上簽字確認。4.送貨單經(jīng)業(yè)務部門和財務部門審核簽字后，由專人負責打印正式送貨單。打印后的送貨單應保持清晰、完整，不得隨意涂改。（二）開具要求1.送貨單應使用公司統(tǒng)一印制的格式，不得擅自更改或使用自制格式。2.送貨單上的字跡應清晰、工整，不得潦草、模糊。所有信息應填寫完整，不得有空缺項。3.對于貨物明細較多的送貨單，可另附清單詳細說明，但清單應與送貨單編號一致，并加蓋公司公章或業(yè)務專用章。4.送貨單上的金額計算應準確無誤，大小寫金額應一致。如有折扣、優(yōu)惠等情況，應在送貨單上明確注明。三、貨物配送（一）配送人員職責1.配送人員應根據(jù)送貨單上的信息，按時、準確地將貨物送達客戶指定地點。在送貨過程中，要確保貨物的安全，避免貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。2.配送人員在接收貨物時，應仔細核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等是否與送貨單一致。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應及時與業(yè)務部門溝通，并在送貨單上注明情況。3.配送人員到達客戶指定地點后，應與客戶或客戶授權的接收人進行貨物交接。交接時，要求接收人在送貨單上簽字確認收到貨物，并注明簽收日期和時間。4.如因特殊原因無法按時送達貨物，配送人員應提前與客戶取得聯(lián)系，說明原因并協(xié)商新的送貨時間。同時，及時將情況反饋給業(yè)務部門，以便業(yè)務部門與客戶溝通協(xié)調。（二）配送方式選擇1.根據(jù)貨物的性質、數(shù)量、客戶要求以及成本等因素，合理選擇配送方式。常見的配送方式包括快遞、自送等。2.對于緊急、小件且客戶要求較高時效性的貨物，優(yōu)先選擇快遞配送。在選擇快遞服務提供商時，應綜合考慮快遞公司的信譽、服務質量、價格等因素，選擇合適的快遞公司。3.對于批量較大、距離較近且對配送時間要求相對寬松的貨物，可考慮自送方式。自送時，應安排專人負責車輛調度、貨物裝卸等工作，確保配送過程順利進行。（三）配送過程中的貨物保護1.對于易損、易碎貨物，應采取適當?shù)陌b和防護措施，如使用泡沫、氣墊、木箱等進行包裝，防止貨物在運輸過程中受到損壞。2.在貨物裝卸過程中，應輕拿輕放，避免野蠻裝卸導致貨物損壞。對于大型、重型貨物，應使用專業(yè)的裝卸設備和工具，確保裝卸安全。3.在運輸過程中，要注意貨物的擺放和固定，避免貨物相互擠壓、碰撞。如遇惡劣天氣或路況不佳等情況，應采取相應的防范措施，確保貨物安全。四、送貨單的簽收與返回（一）簽收要求1.客戶或客戶授權的接收人在簽收送貨單時，應仔細核對送貨單上的所有信息，確保與實際收到的貨物一致。如無異議，應在送貨單上簽字確認，并注明簽收日期和時間。2.簽收人應使用黑色或藍色中性筆簽字，簽字應清晰、可辨。不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆簽字。3.如客戶對貨物有任何疑問或異議，應在簽收送貨單前與配送人員或業(yè)務部門溝通解決。如客戶拒絕簽收貨物，配送人員應及時將情況反饋給業(yè)務部門，并按照業(yè)務部門的指示處理。（二）返回流程1.配送人員完成貨物交接并取得客戶簽收的送貨單后，應及時將送貨單返回公司。返回時間不得超過規(guī)定的期限，一般為[X]個工作日。2.配送人員將送貨單交回公司后，由專人負責接收和整理。接收人員應核對送貨單的完整性和簽收情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與配送人員溝通核實。3.整理后的送貨單按照日期、客戶等分類存放，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計。同時，將送貨單的相關信息錄入公司的業(yè)務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的電子化管理。五、送貨單的存檔與查詢（一）存檔管理1.送貨單作為公司業(yè)務活動的重要憑證，應妥善存檔保管。存檔期限按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。2.送貨單的存檔應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式。紙質送貨單應按照年度、月份、客戶等分類裝訂成冊，并存放在專門的檔案柜中。電子送貨單應備份存儲在公司的服務器或其他安全存儲設備上，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應定期對送貨單檔案進行檢查和整理，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復和補充。（二）查詢管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢送貨單信息時，應填寫查詢申請表，注明查詢的原因、客戶名稱、訂單編號、送貨日期等相關信息。查詢申請表經(jīng)部門負責人審批后，提交給檔案管理人員進行查詢。2.檔案管理人員根據(jù)查詢申請表的要求，在紙質檔案和電子檔案中進行查找，并將查詢結果提供給申請人。查詢結果應以書面形式或電子文檔形式呈現(xiàn)，確保信息的準確性和完整性。3.對于涉及商業(yè)機密或敏感信息的送貨單查詢，應嚴格按照公司的保密制度進行審批和操作，防止信息泄露。六、送貨單的核對與差異處理（一）定期核對1.財務部門應定期與業(yè)務部門核對送貨單信息，確保財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)的一致性。核對周期一般為每月一次。2.核對內(nèi)容包括送貨單的數(shù)量、金額、客戶簽收情況等。財務部門根據(jù)送貨單上的金額信息，核對銷售收入、應收賬款等財務數(shù)據(jù)；業(yè)務部門根據(jù)送貨單的簽收情況，核對貨物的交付情況和客戶反饋。3.在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)送貨單信息存在差異，應及時查明原因，并進行相應的調整和處理。（二）差異處理流程1.對于數(shù)量差異，業(yè)務部門應與倉庫管理人員核對庫存記錄，查找貨物出入庫的原因。如因發(fā)貨錯誤、庫存盤點不準確等原因導致數(shù)量差異，應及時進行糾正，并調整相關記錄。2.對于金額差異，財務部門應與業(yè)務部門和客戶溝通核實。如因價格調整、折扣優(yōu)惠等原因導致金額差異，應及時更新送貨單和相關財務數(shù)據(jù)；如因客戶未支付貨款或支付金額不符等原因導致金額差異，應及時與客戶協(xié)商解決，并調整應收賬款記錄。3.對于客戶簽收差異，業(yè)務部門應與配送人員和客戶溝通核實。如因配送人員未將貨物送達指定地點、客戶未收到貨物或客戶拒絕簽收等原因導致客戶簽收差異，應及時采取措施解決，并在送貨單上注明處理情況。4.在差異處理完成后，應形成書面報告，詳細說明差異的原因、處理過程和結果。報告經(jīng)相關部門負責人簽字確認后，作為公司內(nèi)部管理的重要資料存檔保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，負責對送貨單管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司管理層、財務部門、業(yè)務部門等相關人員組成。2.監(jiān)督小組定期對送貨單的開具、配送、簽收、返回、存檔等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.鼓勵公司內(nèi)部員工對送貨單管理過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵。（二）考核辦法1.建立送貨單管理考核指標體系，對業(yè)務部門、配送人員、財務部門等相關人員的送貨單管理工作進行考核評價?？己酥笜税ㄋ拓泦涡畔蚀_性、配送及時性、簽收率、檔案管理規(guī)范性等。2.考核周期為每季度一次?？己私Y果與員工的績效獎金、晉升、評優(yōu)等掛鉤，對送貨單管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵；對存在問題較多、工作不認真負責的員工進行批評教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。3.業(yè)務部門的送貨單管理考核結果將納