履約金如何管理辦法履約金管理辦法一、總則（一）目的為加強公司履約金的管理，規(guī)范履約金的收取、使用、退還等行為，保障公司合法權益，維護合同正常履行秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及履約金的業(yè)務活動，包括但不限于各類合同、協(xié)議、項目合作等。（三）定義1.履約金：指在合同簽訂或項目啟動前，為確保合同雙方或項目參與方切實履行約定義務，由一方按照約定向另一方繳納的一定金額的保證金。2.收取方：指在合同或項目中，有權收取履約金的公司或部門。3.繳納方：指按照合同約定，需向收取方繳納履約金的公司或個人。（四）基本原則1.合法合規(guī)原則：履約金的管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保各項操作合法合規(guī)。2.?？顚Ｓ迷瓌t：履約金應專項用于保障合同履行，不得挪作他用。3.公平公正原則：在履約金的收取、使用和退還過程中，應遵循公平公正的原則，維護雙方合法權益。4.風險可控原則：通過有效的管理措施，降低履約金管理過程中的風險，確保公司利益不受損失。二、履約金的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?jù)1.合同約定：根據(jù)合同雙方協(xié)商一致的條款，明確約定履約金的收取金額、方式、時間等。2.法律法規(guī)要求：如相關法律法規(guī)規(guī)定在特定業(yè)務領域必須收取履約金的，應按照規(guī)定執(zhí)行。（二）收取標準1.履約金的收取金額應根據(jù)合同標的額、風險程度、履行期限等因素合理確定。一般情況下，履約金金額不超過合同標的額的[X]%。2.對于風險較高或履行期限較長的合同，可適當提高履約金收取比例，但最高不超過合同標的額的[X]%。（三）收取方式1.現(xiàn)金繳納：繳納方應在規(guī)定時間內(nèi)將履約金以現(xiàn)金形式交付至收取方指定的賬戶或地點。2.銀行轉(zhuǎn)賬：繳納方通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將履約金支付至收取方指定的銀行賬戶，并在轉(zhuǎn)賬備注中注明“履約金[合同名稱/項目名稱]”。3.支票支付：繳納方開具支票支付履約金，收取方應在支票到賬后進行確認。（四）收取時間1.履約金應在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)或項目啟動前[X]個工作日內(nèi)收取。2.如合同約定分期收取履約金的，應按照約定的時間節(jié)點分別收取。（五）收取流程1.業(yè)務部門負責與繳納方溝通履約金事宜，明確收取金額、方式、時間等，并將相關信息告知財務部門。2.財務部門根據(jù)業(yè)務部門提供的信息，開具履約金收款憑證，注明收款金額、收款日期、繳納方名稱等信息。3.繳納方按照收款憑證的要求，將履約金足額繳納至指定賬戶或地點。財務部門在收到履約金后，進行賬務處理，并向業(yè)務部門反饋收款情況。（六）收取記錄1.業(yè)務部門應建立履約金收取臺賬，詳細記錄每筆履約金的收取日期、繳納方名稱、合同名稱/項目名稱、收取金額、收取方式等信息。2.財務部門應將履約金收款憑證、銀行轉(zhuǎn)賬記錄等相關資料妥善保存，作為履約金管理的重要依據(jù)。三、履約金的使用（一）使用范圍1.用于補償因繳納方違約給公司造成的經(jīng)濟損失，包括但不限于直接損失、間接損失、違約金等。2.用于支付因合同履行過程中發(fā)生的與履約相關的費用，如賠償金、訴訟費、律師費等。（二）使用審批1.如因繳納方違約需使用履約金的，業(yè)務部門應填寫《履約金使用申請表》，詳細說明違約情況、損失金額、擬使用履約金金額等，并附上相關證明材料。2.《履約金使用申請表》經(jīng)業(yè)務部門負責人審核簽字后，提交至財務部門審核。財務部門審核通過后，報公司分管領導審批。3.公司分管領導審批同意后，財務部門按照審批意見辦理履約金的支付手續(xù)。（三）使用記錄1.財務部門應建立履約金使用臺賬，詳細記錄每筆履約金的使用日期、使用原因、使用金額、支付對象等信息。2.業(yè)務部門應將履約金使用情況及時反饋給繳納方，并留存相關溝通記錄。四、履約金的退還（一）退還條件1.繳納方按照合同約定全面履行了義務，且無任何違約行為。2.合同履行完畢后，經(jīng)雙方驗收合格，且不存在質(zhì)量問題或其他糾紛。（二）退還時間1.在滿足退還條件后的[X]個工作日內(nèi)，收取方應將履約金全額退還至繳納方指定的賬戶。2.如因特殊情況需要延長退還時間的，收取方應提前通知繳納方，并說明原因。（三）退還流程1.業(yè)務部門負責對合同履行情況進行核實，確認繳納方是否滿足退還條件。如滿足退還條件，業(yè)務部門填寫《履約金退還申請表》，并附上相關證明材料。2.《履約金退還申請表》經(jīng)業(yè)務部門負責人審核簽字后，提交至財務部門審核。財務部門審核通過后，報公司分管領導審批。3.公司分管領導審批同意后，財務部門按照審批意見辦理履約金的退還手續(xù)，并將退還情況告知業(yè)務部門。（四）退還記錄1.財務部門應建立履約金退還臺賬，詳細記錄每筆履約金的退還日期、退還金額、退還對象等信息。2.業(yè)務部門應將履約金退還情況及時通知繳納方，并留存相關溝通記錄。五、履約金的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對履約金的收取、使用、退還等情況進行審計檢查，確保履約金管理規(guī)范、合法。2.財務部門應定期對履約金的賬務處理進行自查，保證賬目清晰、準確。（二）外部監(jiān)督1.接受相關政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關履約金管理的資料和信息。2.如因違反法律法規(guī)或行業(yè)標準導致公司受到處罰的，相關責任人應承擔相應責任。六、違約責任（一）繳納方違約責任1.如繳納方未按照合同約定繳納履約金，應按照合同約定承擔違約責任，包括但不限于支付違約金、賠償公司因此遭受的損失等。2.如繳納方在合同履行過程中存在違約行為，公司有權扣除相應金額的履約金作為違約金，并要求繳納方繼續(xù)履行合同或承擔其他違約責任。（二）收取方違約責任1.如收取方未按照本辦法規(guī)定收取、使用或退還履約金，應承擔相應的法律責任，包括但不限于退還履約金、賠償繳納方因此遭受的損失等。2.如收取方工作人員在履約金管理過程中存在違規(guī)操作、濫用職權等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。七、附