集采配送管理辦法一、總則（一）目的為加強公司集采配送管理，規(guī)范集采配送行為，提高集采配送效率，降低采購成本，確保集采物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有集采物資的采購、配送及相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度，確保集采配送活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：始終將物資質(zhì)量放在首位，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，確保集采物資符合相關(guān)質(zhì)量要求。3.成本控制原則：通過科學(xué)合理的采購策略和配送管理，降低采購成本和配送費用，提高公司經(jīng)濟效益。4.效率原則：優(yōu)化集采配送流程，提高工作效率，確保物資及時供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。5.信息透明原則：建立健全信息溝通機制，確保集采配送過程中的信息公開、透明，便于各方監(jiān)督。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定集采物資的采購計劃，根據(jù)公司需求和市場情況，選擇合適的供應(yīng)商。2.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）配送部門1.根據(jù)采購部門提供的物資需求信息，制定配送計劃，合理安排配送車輛和人員。2.負(fù)責(zé)集采物資的運輸、裝卸、搬運等配送工作，確保物資安全、及時送達目的地。3.對配送過程中的物資質(zhì)量進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給采購部門。（三）質(zhì)量控制部門1.制定集采物資的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程，對采購的物資進行質(zhì)量檢驗。2.對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行評估和監(jiān)督，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量供應(yīng)能力。3.對配送過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進行調(diào)查和處理，提出改進措施。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)集采配送資金的預(yù)算編制和管理，審核采購合同和費用報銷。2.對集采配送成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。（五）其他部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時向采購部門提出物資采購申請。2.配合采購、配送等部門做好集采配送相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、月度工作計劃等，提前向采購部門提交物資采購申請。采購申請應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等詳細(xì)信息。2.采購部門收到采購申請后，應(yīng)進行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定集采物資的采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。3.采購計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并通知相關(guān)部門。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機制，對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，采購部門確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、合作記錄等內(nèi)容。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行動態(tài)管理。對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、限期整改等，直至取消其合格供應(yīng)商資格。（三）采購合同1.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求和公司利益。合同條款應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如配送部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等，以便各部門做好相應(yīng)的工作準(zhǔn)備。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時履行。如遇合同變更或解除等情況，應(yīng)按照法律法規(guī)要求和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、配送管理（一）配送計劃1.配送部門根據(jù)采購部門提供的采購合同和物資需求信息，結(jié)合車輛運力、路況等因素，制定配送計劃。配送計劃應(yīng)包括配送物資的種類、數(shù)量、配送時間、配送路線、配送車輛及人員安排等內(nèi)容。2.配送計劃應(yīng)報采購部門審核后實施。如遇特殊情況需要調(diào)整配送計劃，應(yīng)及時報采購部門批準(zhǔn)，并通知相關(guān)部門。（二）配送實施1.配送人員應(yīng)按照配送計劃，按時、準(zhǔn)確地將集采物資送達目的地。在配送過程中，應(yīng)采取必要的防護措施，確保物資安全無損。2.配送人員應(yīng)在物資送達后，與收貨部門辦理物資交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況等內(nèi)容，并由雙方簽字確認(rèn)。3.如在配送過程中發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等情況，配送人員應(yīng)及時與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法，并做好記錄。（三）配送成本控制1.配送部門應(yīng)合理安排配送車輛和人員，優(yōu)化配送路線，提高配送效率，降低配送成本。2.加強對配送車輛的管理和維護，確保車輛性能良好，減少車輛故障和維修費用。3.嚴(yán)格控制配送過程中的各項費用支出，如燃油費、過路費、停車費等，確保費用支出合理合規(guī)。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實際需求，制定集采物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的各項質(zhì)量指標(biāo)和檢驗方法。2.采購部門在采購物資時，應(yīng)要求供應(yīng)商提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，并在采購合同中明確質(zhì)量要求和違約責(zé)任。（二）檢驗流程1.采購的集采物資到貨后，質(zhì)量控制部門應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括物資的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等方面。2.對于重要物資或批量采購的物資，質(zhì)量控制部門應(yīng)進行抽樣檢驗或全檢。檢驗合格的物資方可辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的物資，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.在配送過程中，質(zhì)量控制部門應(yīng)對物資質(zhì)量進行抽檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施，如停止配送、召回物資等，并對問題物資進行調(diào)查和處理。（三）質(zhì)量問題處理1.對于檢驗不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取換貨、退貨、補貨等措施，確保公司利益不受損失。2.如因質(zhì)量問題給公司造成經(jīng)濟損失的，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.質(zhì)量控制部門應(yīng)定期對集采物資的質(zhì)量情況進行分析總結(jié)，針對存在的質(zhì)量問題，提出改進措施和建議，防止類似問題再次發(fā)生。六、信息管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立集采配送信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、配送、質(zhì)量控制、財務(wù)等部門之間的信息共享和協(xié)同工作。2.信息管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購計劃、供應(yīng)商管理、采購合同、配送計劃、配送執(zhí)行、質(zhì)量檢驗、費用結(jié)算等業(yè)務(wù)模塊，確保集采配送全過程信息的準(zhǔn)確記錄和及時更新。（二）信息收集與傳遞1.采購部門應(yīng)及時收集和整理采購相關(guān)信息，如采購申請、采購計劃、采購合同、供應(yīng)商信息等，并錄入信息管理系統(tǒng)。2.配送部門應(yīng)將配送計劃、配送執(zhí)行情況、物資交接等信息及時反饋給采購部門和其他相關(guān)部門，并錄入信息管理系統(tǒng)。3.質(zhì)量控制部門應(yīng)將物資質(zhì)量檢驗結(jié)果、質(zhì)量問題處理情況等信息及時傳遞給采購部門和其他相關(guān)部門，并錄入信息管理系統(tǒng)。4.財務(wù)部門應(yīng)及時收集和整理集采配送費用結(jié)算等信息，并錄入信息管理系統(tǒng)。（三）信息分析與利用1.定期對集采配送信息進行分析，生成各類報表和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如采購成本分析報表、配送費用分析報表、物資質(zhì)量統(tǒng)計報表等。2.通過對信息的分析，發(fā)現(xiàn)集采配送過程中存在的問題和風(fēng)險，及時采取措施加以解決和防范。3.利用信息分析結(jié)果，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)，不斷優(yōu)化集采配送管理工作。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對集采配送全過程的監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括采購行為的合規(guī)性、配送工作的及時性和準(zhǔn)確性、物資質(zhì)量的把控情況、信息管理的規(guī)范性等方面。2.定期對集采配送工作進行內(nèi)部審計，檢查采購合同的執(zhí)行情況、費用支出的合理性、物資管理的規(guī)范性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.制定集采配送工作考核評價辦法，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括采購成本控制、配送效率、物資質(zhì)量、服務(wù)滿意度等方面。2.定期對采購部門、配送部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門的集采配送工作進行考核評價?？己嗽u價結(jié)果與部門績效掛鉤，作為部門和員工