總公司物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)總公司物資管理，規(guī)范物資采購、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)的行為，提高物資使用效率，降低成本，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于總公司及所屬各分公司、子公司的物資管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：總公司對物資實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物資管理的集中化、規(guī)范化。2.節(jié)約高效原則：樹立節(jié)約意識，優(yōu)化物資配置，提高物資使用效率，杜絕浪費(fèi)，降低物資采購和使用成本。3.合規(guī)合法原則：物資管理活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物資采購、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在物資管理中的職責(zé)，建立健全責(zé)任追究制度，確保物資管理工作落到實(shí)處。二、物資管理職責(zé)分工（一）物資管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善物資管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.匯總各部門物資需求計(jì)劃，進(jìn)行綜合平衡，編制年度物資采購計(jì)劃。3.組織物資采購招標(biāo)、談判等工作，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。4.負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點(diǎn)等日常管理工作。5.定期對物資庫存進(jìn)行清查，及時(shí)處理積壓、報(bào)廢物資。6.建立物資管理信息系統(tǒng)，對物資采購、庫存、使用等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析。（二）需求部門1.根據(jù)工作需要，按時(shí)編制物資需求計(jì)劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.參與物資采購招標(biāo)、談判等工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。3.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的驗(yàn)收、使用和保管，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物資安全完整。4.及時(shí)反饋物資使用過程中的問題和需求變化，配合物資管理部門做好物資管理工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物資采購計(jì)劃和預(yù)算，安排物資采購資金。2.對物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)收支進(jìn)行核算和監(jiān)督。3.參與物資采購合同的審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。4.定期對物資管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，提出改進(jìn)建議。（四）審計(jì)部門1.對物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況。2.審查物資采購合同的合法性、合規(guī)性和效益性。3.對物資采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、物資采購管理（一）采購計(jì)劃編制1.各需求部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)下一年度工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制本部門物資需求計(jì)劃，并報(bào)送物資管理部門。2.物資管理部門收到各部門物資需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總、分析和綜合平衡，結(jié)合庫存情況，編制年度物資采購計(jì)劃。年度物資采購計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.對于臨時(shí)性、緊急性物資需求，需求部門應(yīng)及時(shí)填寫《臨時(shí)物資采購申請表》，說明需求原因、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)物資管理部門。物資管理部門根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)安排采購。（二）采購方式選擇1.物資采購應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。2.達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的物資采購，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式：采購金額達(dá)到[具體金額標(biāo)準(zhǔn)]以上的。采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，只有少數(shù)幾家潛在供應(yīng)商可供選擇的。涉及國家安全、國家秘密或者搶險(xiǎn)救災(zāi)，適宜招標(biāo)但不宜公開招標(biāo)的。法律、法規(guī)規(guī)定的其他情形。3.對于采購金額未達(dá)到公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，但符合邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購條件的，應(yīng)分別按照相應(yīng)的采購方式進(jìn)行采購。4.采用公開招標(biāo)方式采購的，物資管理部門應(yīng)在指定媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。采用邀請招標(biāo)方式采購的，應(yīng)向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。采用競爭性談判方式采購的，應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。采用單一來源采購方式采購的，應(yīng)與唯一的供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定成交價(jià)格。采用詢價(jià)采購方式采購的，應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，讓其一次報(bào)出不得更改的價(jià)格，然后確定成交供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.物資管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行全面評估和記錄。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。對于新供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和資質(zhì)審核，確保其具備供應(yīng)能力和條件。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同前，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。4.物資管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和考核，根據(jù)評價(jià)結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰或暫停合作。（四）采購合同管理1.采購合同簽訂后，物資管理部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。2.物資管理部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時(shí)履行。如遇合同變更或解除等情況，應(yīng)按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，并及時(shí)通知相關(guān)部門。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付貨款。在支付貨款前，應(yīng)審核物資驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。四、物資驗(yàn)收與入庫管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知需求部門和相關(guān)技術(shù)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.需求部門和相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、用途和技術(shù)要求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，包括驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收流程、驗(yàn)收人員分工等。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時(shí)組織需求部門和相關(guān)技術(shù)人員按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。2.對于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物資，應(yīng)邀請專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，確保物資質(zhì)量符合要求。3.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量不合格等問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《物資驗(yàn)收不合格報(bào)告》，注明問題情況，并要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。（三）入庫管理1.驗(yàn)收合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將物資存放至指定倉庫。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《物資入庫單》對入庫物資進(jìn)行分類存放，并建立物資臺賬，記錄物資的入庫時(shí)間、存放位置、出入庫情況等信息。3.物資入庫后，物資管理部門應(yīng)及時(shí)將入庫信息錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。五、物資存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)物資的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、備品備件區(qū)等。2.倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資存儲安全。對于易燃易爆、有毒有害等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）物資存儲方式1.物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。2.對于貴重物資、精密儀器等，應(yīng)采取特殊的存儲方式，如專柜存放、專人保管等，確保物資安全。3.定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、存儲狀況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。（三）庫存盤點(diǎn)1.物資管理部門應(yīng)定期組織庫存盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期分為月度盤點(diǎn)、季度盤點(diǎn)和年度盤點(diǎn)。月度盤點(diǎn)由倉庫管理人員自行組織，季度盤點(diǎn)和年度盤點(diǎn)由物資管理部門牽頭，相關(guān)部門配合進(jìn)行。2.盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)方法、盤點(diǎn)人員分工等。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保賬實(shí)相符。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整庫存賬目，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、物資發(fā)放與使用管理（一）發(fā)放原則1.物資發(fā)放應(yīng)遵循“先進(jìn)先出、按需發(fā)放”的原則，確保物資的合理使用。2.需求部門領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到物資管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。（二）發(fā)放流程1.物資管理部門收到《物資領(lǐng)用申請表》后，應(yīng)審核申請內(nèi)容是否齊全、合規(guī)，審批手續(xù)是否完備。審核通過后，開具《物資出庫單》，并通知倉庫管理人員發(fā)放物資。2.倉庫管理人員根據(jù)《物資出庫單》發(fā)放物資，發(fā)放時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放物資準(zhǔn)確無誤。發(fā)放完畢后，在《物資出庫單》上簽字確認(rèn)，并更新物資臺賬。3.物資管理部門應(yīng)及時(shí)將物資發(fā)放信息錄入物資管理信息系統(tǒng)，減少庫存數(shù)量。（三）使用監(jiān)督1.需求部門應(yīng)加強(qiáng)對領(lǐng)用物資的使用管理，確保物資用于規(guī)定的用途，不得擅自挪用、轉(zhuǎn)借或變賣。2.物資管理部門應(yīng)定期對各部門物資使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。對于違規(guī)使用物資的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、物資處置管理（一）處置范圍1.已超過規(guī)定使用期限且無法繼續(xù)使用的物資。2.因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰或不再適用的物資。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞且無法修復(fù)的物資。4.長期積壓且無使用價(jià)值的物資。（二）處置方式1.物資處置方式主要包括報(bào)廢、變賣、捐贈等。對于符合報(bào)廢條件的物資，應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)廢程序進(jìn)行處理。2.報(bào)廢物資應(yīng)填寫《物資報(bào)廢申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、物資管理部門審批后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物資，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，并委托有資質(zhì)的報(bào)廢物資回收公司進(jìn)行回收處理?；厥仗幚磉^程中，應(yīng)做好記錄，確保報(bào)廢物資得到妥善處置。4.對于尚有使用價(jià)值的積壓物資，物資管理部門應(yīng)通過內(nèi)部調(diào)劑、市場變賣等方式進(jìn)行處置，盡量減少損失。變賣積壓物資時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行公開競價(jià)，確保處置價(jià)格合理、公正。5.對于可用于捐贈的物資，物資管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理捐贈手續(xù)，確保捐贈物資的去向明確、手續(xù)完備。（三）處置監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)對物資處置過程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查處置程序是否合規(guī)、處置價(jià)格是否合理、處置收入是否及時(shí)入賬等。2.物資管理部門應(yīng)定期對物資處置情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善物資處置管理制度。八、物資信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.物資管理部門應(yīng)建立完善的物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、驗(yàn)收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點(diǎn)、處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息管理、庫存管理、采購管理、合同管理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能模塊，能夠?qū)崟r(shí)反映物資的動態(tài)情況，為物資管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.物資管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性。2.物資采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同信息錄入系統(tǒng)；物資到貨驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)更新庫存信息；物資發(fā)放時(shí)，應(yīng)實(shí)時(shí)記錄物資的領(lǐng)用情況等。3.定期對物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法操作。（三）信息共享與應(yīng)用1.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他相關(guān)信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享。如與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)集成，便于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行物資采購資金核算和監(jiān)督；與需求部門信息系統(tǒng)集成，便于需求部門及時(shí)了解物資庫存情況，合理安排工作。2.利用物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，為物資管理決策提供支持。如通過對物資采購數(shù)據(jù)的分析，優(yōu)化采購計(jì)劃；通過對庫存數(shù)據(jù)的分析，合理控制庫存水平，降低庫存成本。九、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.物資管理部門應(yīng)定期對各部門物資管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括物資采購計(jì)劃執(zhí)行情況、庫存管理情況、物資發(fā)放與使用情況、物資處置情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)不定期對物資管理活動進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，重點(diǎn)檢查物資管理制度的執(zhí)行情況、采購合同的合法性和效益性、物資采購和使用過程中的廉潔自律情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知