信用證管理辦法發(fā)票一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司信用證業(yè)務中發(fā)票的管理，確保發(fā)票的開具、使用、傳遞及存檔等環(huán)節(jié)符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，保障公司在信用證交易中的合法權益，維護財務信息的準確性和完整性，促進業(yè)務的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及信用證結算的業(yè)務活動，包括但不限于進出口貿易、國內貿易中采用信用證支付方式的交易。（三）基本原則1.合法性原則發(fā)票的管理必須嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)以及相關金融監(jiān)管規(guī)定，確保發(fā)票開具和使用的合法性。2.準確性原則發(fā)票內容應準確反映交易的真實情況，包括貨物或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率等信息，避免出現(xiàn)錯誤或虛假記載。3.及時性原則應按照業(yè)務流程和合同約定及時開具發(fā)票，確保在規(guī)定時間內提交給相關方，避免因發(fā)票延誤影響信用證結算和業(yè)務進展。4.安全性原則加強發(fā)票的保管和傳遞過程中的安全管理，防止發(fā)票丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生，保障公司財務信息安全。二、發(fā)票開具管理（一）開具要求1.發(fā)票內容必須與信用證條款要求一致，包括但不限于受益人的名稱、地址、貨物描述、數(shù)量、單價、金額、運輸方式、運輸工具、裝貨港、卸貨港等信息。2.發(fā)票應使用中文開具，如涉及外文信息，應同時提供對應的中文翻譯，并確保翻譯準確無誤。3.發(fā)票上的金額應與合同約定及信用證規(guī)定相符，大小寫金額必須一致，不得涂改。若有折扣或其他調整事項，應在發(fā)票上明確注明。4.發(fā)票應加蓋公司發(fā)票專用章，印章應清晰、完整，不得模糊或加蓋其他無效印章。（二）開具流程1.業(yè)務部門在完成交易后，應及時將相關交易信息傳遞給財務部門，包括合同副本、信用證副本、發(fā)貨單、報關單等資料。2.財務部門收到業(yè)務部門傳遞的信息后，應安排專人對發(fā)票開具信息進行審核，確保信息準確無誤。審核內容包括：業(yè)務的真實性、發(fā)票內容與信用證及合同的一致性、金額計算的準確性等。3.審核通過后，財務人員根據(jù)審核后的信息開具發(fā)票。發(fā)票開具應按照稅務機關規(guī)定的格式和要求進行打印或手寫，確保字跡清晰、內容完整。4.發(fā)票開具完成后，應由專人進行核對，再次確認發(fā)票內容的準確性。核對無誤后，在發(fā)票上加蓋發(fā)票專用章，并將發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（如有）等按照規(guī)定進行整理和編號。（三）特殊情況處理1.若因業(yè)務變更需要修改發(fā)票內容，業(yè)務部門應及時通知財務部門，并提供相關變更證明文件。財務部門審核后，對已開具的發(fā)票進行作廢處理，并重新開具正確的發(fā)票。2.如發(fā)票開具錯誤，應在發(fā)現(xiàn)錯誤的當月及時進行作廢處理。作廢發(fā)票應全聯(lián)次留存，并注明“作廢”字樣。同時，應重新開具正確的發(fā)票。3.對于已開具的發(fā)票，如發(fā)生退貨、折讓等情況，業(yè)務部門應按照合同約定和相關規(guī)定辦理相應手續(xù)，并及時通知財務部門。財務部門根據(jù)業(yè)務部門提供的資料，開具紅字發(fā)票進行沖減。紅字發(fā)票的開具應符合稅務機關的規(guī)定，注明原發(fā)票代碼、號碼及開具原因等信息。三、發(fā)票使用管理（一）內部使用1.公司內部各部門在辦理涉及信用證結算的業(yè)務時，如需使用發(fā)票作為業(yè)務憑證，應按照規(guī)定的流程向財務部門申請領用。2.財務部門應建立發(fā)票領用登記制度，詳細記錄發(fā)票的領用日期、號碼、用途、領用人等信息。領用人應在領用登記表上簽字確認，確保發(fā)票的安全領用和使用。3.各部門在使用發(fā)票過程中，應妥善保管發(fā)票，不得擅自損毀、丟失或轉借他人。如因業(yè)務需要跨部門使用發(fā)票，應經(jīng)財務部門同意，并辦理相關交接手續(xù)。4.業(yè)務完成后，各部門應及時將使用過的發(fā)票交回財務部門進行核銷。財務部門應對交回的發(fā)票進行審核，檢查發(fā)票的使用情況是否與業(yè)務實際相符，發(fā)票聯(lián)次是否完整等。（二）對外提供1.公司向客戶提供發(fā)票時，應按照合同約定的時間和方式進行交付。如通過郵寄方式交付，應選擇可靠的快遞公司，并妥善保存郵寄憑證。2.在交付發(fā)票時，應要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認，確保發(fā)票已安全送達客戶手中。發(fā)票簽收單應包含發(fā)票號碼、發(fā)票金額、交付日期、簽收人等信息，并與發(fā)票存根聯(lián)一同保存。3.如客戶對發(fā)票內容有疑問或要求變更發(fā)票信息，業(yè)務部門應及時與財務部門溝通協(xié)調，按照規(guī)定的程序進行處理。不得擅自為客戶更改發(fā)票內容，確保發(fā)票的真實性和嚴肅性。四、發(fā)票傳遞管理（一）傳遞流程1.在信用證結算業(yè)務中，發(fā)票作為重要的結算憑證，需要在公司內部各部門之間以及與外部相關方之間進行傳遞。傳遞流程應根據(jù)業(yè)務實際情況進行設計，確保發(fā)票能夠及時、準確地到達需要使用的部門或相關方手中。2.業(yè)務部門在開具發(fā)票后，應首先將發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（如有）等按照規(guī)定進行整理，并附上相關業(yè)務資料，如合同副本、發(fā)貨單、報關單等，一并傳遞給財務部門。3.財務部門收到業(yè)務部門傳遞的發(fā)票及相關資料后，應進行審核和登記。審核無誤后，根據(jù)業(yè)務需要將發(fā)票的相關聯(lián)次傳遞給其他部門或外部相關方。對于出口業(yè)務，財務部門應將發(fā)票的副本提供給業(yè)務部門用于辦理報關、交單等手續(xù)；將發(fā)票的抵扣聯(lián)（如有）留存歸檔，以備稅務申報等使用；將發(fā)票的記賬聯(lián)作為財務記賬憑證的附件。對于進口業(yè)務，財務部門應根據(jù)信用證要求，將發(fā)票的正本或副本及時傳遞給銀行，作為結算單據(jù)之一；將發(fā)票的其他聯(lián)次按照規(guī)定進行整理和歸檔。4.在發(fā)票傳遞過程中，應明確各環(huán)節(jié)的責任人和傳遞時間要求，確保發(fā)票傳遞的及時性和準確性。如因傳遞延誤導致信用證結算出現(xiàn)問題，相關責任人應承擔相應的責任。（二）傳遞方式1.發(fā)票傳遞可采用多種方式，如專人送達、郵寄、電子傳輸?shù)?。具體采用何種方式應根據(jù)業(yè)務緊急程度、傳遞距離、安全性等因素綜合考慮確定。2.對于重要且緊急的發(fā)票傳遞，應優(yōu)先采用專人送達方式，確保發(fā)票能夠及時、安全地到達目的地。專人送達時，送件人應與收件人辦理交接手續(xù)，填寫交接清單，注明發(fā)票號碼、數(shù)量、交接時間等信息。3.對于距離較遠或業(yè)務量較大的發(fā)票傳遞，可采用郵寄方式。在選擇快遞公司時，應選擇信譽良好、服務質量高的公司，并要求快遞公司提供發(fā)票跟蹤查詢服務。郵寄發(fā)票時，應妥善包裝，確保發(fā)票在運輸過程中不受損壞。同時，應留存郵寄憑證，以便查詢和核對。4.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，對于一些不需要紙質發(fā)票的情況，可采用電子傳輸方式傳遞發(fā)票信息。電子發(fā)票應符合稅務機關規(guī)定的格式和要求，并確保傳輸過程的安全性和完整性。接收電子發(fā)票的部門或相關方應及時進行下載、打印和存檔，以備后續(xù)使用。（三）傳遞記錄與跟蹤1.為了保證發(fā)票傳遞的可追溯性，公司應建立發(fā)票傳遞記錄制度。記錄內容應包括發(fā)票傳遞的日期、傳遞方式、發(fā)票號碼、數(shù)量、發(fā)送部門、接收部門、接收人等信息。2.財務部門應指定專人負責發(fā)票傳遞記錄的登記和管理工作。在發(fā)票傳遞過程中，送件人或發(fā)件部門應及時將傳遞信息告知記錄管理人員，記錄管理人員應及時進行記錄。3.對于采用郵寄方式傳遞的發(fā)票，記錄管理人員應根據(jù)快遞公司提供的跟蹤查詢信息，及時更新發(fā)票傳遞狀態(tài)，確保能夠實時掌握發(fā)票的傳遞情況。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票傳遞出現(xiàn)異常情況，如延誤、丟失等，應及時通知相關部門和人員進行處理。4.在每個月或每季度末，記錄管理人員應對發(fā)票傳遞記錄進行匯總和核對，確保傳遞記錄的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)記錄與實際傳遞情況不符，應及時查明原因并進行調整。五、發(fā)票存檔管理（一）存檔要求1.公司應建立完善的發(fā)票存檔制度，對涉及信用證結算業(yè)務的發(fā)票及相關資料進行妥善存檔保管。存檔資料應包括發(fā)票的原件、復印件、相關業(yè)務合同、發(fā)貨單、報關單、發(fā)票傳遞記錄等。2.發(fā)票存檔應按照時間順序和業(yè)務類型進行分類整理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。對于同一業(yè)務的發(fā)票及相關資料，應集中存放，便于查閱和核對。3.存檔發(fā)票應保持整潔、完好，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有發(fā)票損壞或丟失，應及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。4.發(fā)票存檔期限應按照國家稅收法律法規(guī)和公司財務制度的規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，發(fā)票及相關資料應保存[X]年以上，以備稅務機關檢查和公司內部審計等使用。（二）存檔方式1.發(fā)票存檔可采用紙質存檔和電子存檔相結合的方式。紙質發(fā)票應按照規(guī)定的格式和順序進行裝訂成冊，并在封面上注明發(fā)票所屬期間、業(yè)務類型、發(fā)票號碼范圍等信息。2.電子存檔應將發(fā)票及相關資料的電子文檔進行備份存儲，存儲介質可選用光盤、硬盤等。電子文檔應按照紙質存檔的分類方式進行命名和存儲，確保電子文檔與紙質文檔的一致性和對應性。3.為了保證電子存檔資料的安全性和可訪問性，應建立電子存檔管理制度，設置專門的電子存檔服務器，并采取數(shù)據(jù)加密、備份、防病毒等安全措施。同時，應定期對電子存檔資料進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）查閱與借閱1.公司內部各部門因業(yè)務需要查閱發(fā)票存檔資料時，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交給財務部門。2.財務部門應指定專人負責發(fā)票存檔資料的查閱管理工作。查閱人員在查閱發(fā)票存檔資料時，應在指定地點進行查閱，不得擅自將資料帶出查閱地點。查閱過程中，應保持資料的整潔和完好，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.如因特殊原因需要借閱發(fā)票存檔資料，借閱人員應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間、預計歸還時間等信息，并經(jīng)部門負責人和財務部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員在借閱發(fā)票存檔資料時，應向財務部門出具借條，并按照規(guī)定的時間歸還資料。如遇特殊情況需要延期歸還，應提前向財務部門申請并說明原因，經(jīng)批準后方可延期。財務部門應對借閱資料的歸還情況進行跟蹤檢查，確保資料按時歸還。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對信用證業(yè)務中發(fā)票的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票的開具、使用、傳遞、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定。2.審計部門在審計過程中，應通過查閱發(fā)票存檔資料、核對業(yè)務記錄、訪談相關人員等方式，對發(fā)票管理情況進行全面審查。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.財務部門應定期對發(fā)票管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)票管理過程中存在的問題。自查內容包括發(fā)票開具的準確性、使用的合規(guī)性、傳遞的及時性、存檔的完整性等方面。4.各業(yè)務部門應配合財務部門和審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供與發(fā)票管理相關的業(yè)務資料和信息，不得隱瞞或虛報。（二）外部檢查應對1.公司應積極配合稅務機關、海關等外部部門對發(fā)票管理情況的檢查工作。在接到外部檢查通知后，應及時組織相關人員對發(fā)票管理資料進行整理和準備，確保能夠按時、準確地提供所需資料。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應認真對待，按照外部部門的要求及時進行整改。整改完成后，應將整改情況書面報告外部部門，并接受外部部門的復查。3.公司應加強與外部部門的溝通與協(xié)調，及時了解國家稅收法律法規(guī)和相關政策的變化，確保發(fā)票管理工作符合最新要求。同時，應積極反饋發(fā)票管理過程中遇到的問題和困難，爭取外部部門的指導和支持。七、責任追究（一）責任界定1.在發(fā)票管理過程中，如因業(yè)務部門、財務部門或其他相關部門及人員的過錯導致發(fā)票管理出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，應根據(jù)過錯程度和損失大小，明確相關責任人員的責任。2.業(yè)務部門在發(fā)票管理中的責任主要包括：提供準確、完整的業(yè)務信息；及時傳遞業(yè)務資料；按照合同約定和規(guī)定要求使用發(fā)票等。如因業(yè)務部門原因導致發(fā)票開具錯誤、傳遞延誤、使用不當?shù)葐栴}，業(yè)務部門應承擔相應責任。3.財務部門在發(fā)票管理中的責任主要包括：審核發(fā)票開具信息的準確性；按照規(guī)定開具、使用、傳遞和存檔發(fā)票；建立健全發(fā)票管理制度等。如因財務部門原因導致發(fā)票管理出現(xiàn)問題，財務部門應承擔相應責任。4.其他相關部門及人員在發(fā)票管理中的責任主要包括：配合業(yè)務部門和財務部門做好發(fā)票管理工作；遵守發(fā)票管理規(guī)定等。如因其他部門及人員原因導致發(fā)票管理出現(xiàn)問題，相關部門及人員應承擔相應責任。（二）追究方式1.對于因發(fā)票管理問題給公司造成損失的責任人員，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應的經(jīng)濟處罰、行政處分或其他處理措施。經(jīng)濟處罰包括罰款、扣發(fā)獎金等；行政處分包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。2.如因發(fā)票管理問題導致公司違反法律法規(guī)，給公司帶來法律風險和損失的，公司將依法追究相關責任人員的法律責