分公司費用管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司分公司的費用管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，保障分公司各項業(yè)務的順利開展，根據國家相關法律法規(guī)及公司財務管理制度，結合分公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬各分公司及其下屬部門、分支機構。（三）基本原則1.合法性原則費用支出必須符合國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，嚴禁違法違規(guī)支出。2.預算控制原則各項費用支出應納入年度預算管理，嚴格按照預算安排執(zhí)行，確保費用支出在預算范圍內。3.真實性原則費用報銷憑證必須真實、合法、有效，嚴禁虛假報銷。4.效益性原則費用支出應注重效益，優(yōu)化資源配置，提高資金使用效率。5.審批規(guī)范原則嚴格執(zhí)行費用審批流程，明確審批權限，確保費用支出得到有效審批。二、費用分類及管理規(guī)定（一）辦公費用1.定義辦公費用是指分公司為開展日常辦公業(yè)務所發(fā)生的各項費用，包括辦公用品、辦公設備購置及維修、水電費、通訊費等。2.管理規(guī)定辦公用品實行集中采購制度，由分公司行政部門統(tǒng)一負責。采購前應填寫采購申請單，注明采購物品名稱、規(guī)格、數量、預算等，經部門負責人審核、分管領導審批后實施采購。辦公設備購置應根據實際工作需要，提前編制購置計劃，經分公司領導審批后列入預算安排。購置后應及時辦理固定資產入賬手續(xù)，加強資產日常管理。水電費、通訊費等應按照實際發(fā)生額及時結算，確保費用支出的準確性。辦公用品領用應建立領用登記制度，由專人負責發(fā)放，領用人簽字確認。（二）差旅費1.定義差旅費是指分公司員工因公務出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.管理規(guī)定員工出差應提前填寫出差審批單，注明出差事由、地點、時間、預計費用等，經部門負責人審核、分管領導審批后執(zhí)行。交通費用應根據出差實際情況選擇合理的交通工具，按照公司規(guī)定的標準報銷。乘坐飛機應嚴格按照經濟艙標準報銷，特殊情況需乘坐商務艙或頭等艙的，應提前經分公司領導批準。住宿費用應按照出差目的地的實際情況，選擇符合公司標準的酒店或住宿場所。住宿費標準按照公司規(guī)定執(zhí)行，超出標準部分自理。餐飲補貼按照出差自然（日歷）天數計算，標準按照公司規(guī)定執(zhí)行。員工出差結束后應及時辦理報銷手續(xù)，報銷憑證應包括出差審批單、機票、車票、住宿費發(fā)票、餐飲發(fā)票等，經財務部門審核后報銷。（三）業(yè)務招待費1.定義業(yè)務招待費是指分公司為開展業(yè)務活動需要而發(fā)生的宴請、禮品、娛樂等費用。2.管理規(guī)定業(yè)務招待應遵循必要性、合理性、適度性原則，嚴格控制招待標準和范圍。業(yè)務招待費支出應提前填寫申請單，注明招待事由、對象、預計費用等，經部門負責人審核、分管領導審批后實施。招待費用應取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票內容應真實、準確，嚴禁使用虛假發(fā)票報銷。招待費用報銷時應附招待清單，注明招待時間、地點、人員、費用明細等，以便財務部門審核。分公司應建立業(yè)務招待費臺賬，定期對招待費用進行統(tǒng)計分析，確保招待費用支出合理合規(guī)。（四）會議費1.定義會議費是指分公司為召開會議所發(fā)生的場地租賃、會議設備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等費用。2.管理規(guī)定會議應提前制定詳細的會議計劃，包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、費用預算等，經分公司領導審批后執(zhí)行。會議場地租賃應選擇符合會議要求的場所，簽訂租賃合同，明確雙方權利義務。會議設備租賃應根據會議需要選擇合適的設備，確保設備正常運行。資料印刷應按照會議要求制作會議資料，確保資料內容準確、完整。印刷費用應按照公司規(guī)定的標準控制。會議期間的餐飲、住宿費用應按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行，嚴格控制費用支出。會議結束后應及時辦理報銷手續(xù)，報銷憑證應包括會議審批單、租賃合同、發(fā)票、會議資料清單等，經財務部門審核后報銷。（五）培訓費1.定義培訓費是指分公司為員工參加培訓所發(fā)生的培訓費用，包括培訓課程費用、培訓師資費用、培訓教材費用、培訓場地租賃費用等。2.管理規(guī)定員工參加培訓應根據工作需要，提前填寫培訓申請單，注明培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、培訓費用預算等，經部門負責人審核、分管領導審批后參加培訓。培訓費用應按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行，嚴禁超標準支付培訓費用。培訓費用報銷時應附培訓通知、培訓發(fā)票、培訓簽到表等相關憑證。分公司應建立員工培訓檔案，記錄員工參加培訓的情況，包括培訓課程、培訓時間、培訓成績等，作為員工績效考核和職業(yè)發(fā)展的參考依據。（六）其他費用1.定義其他費用是指除上述費用以外的其他各項費用，包括咨詢費、審計費、訴訟費、中介服務費等。2.管理規(guī)定其他費用支出應根據實際工作需要，提前填寫申請單，注明費用事由、金額、支付方式等，經部門負責人審核、分管領導審批后實施。費用報銷時應取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票內容應真實、準確，嚴禁使用虛假發(fā)票報銷。對于金額較大的其他費用支出，應按照公司規(guī)定的決策程序進行審批，必要時應進行可行性研究和風險評估。三、費用預算管理（一）預算編制1.分公司應根據年度經營目標和業(yè)務發(fā)展計劃，結合上一年度費用支出情況，編制年度費用預算。2.費用預算應按照費用類別進行明細編制，明確各項費用的預算金額、預算執(zhí)行時間等。3.預算編制過程中應充分考慮各項費用的合理性和必要性，確保預算的科學性和準確性。（二）預算審批1.年度費用預算編制完成后，應提交分公司領導班子審議，經審議通過后報總公司審批。2.總公司應根據分公司的實際情況和發(fā)展戰(zhàn)略，對分公司的費用預算進行審核，提出修改意見或建議。分公司應根據總公司的意見對預算進行調整和完善，重新提交審批。（三）預算執(zhí)行1.分公司應嚴格按照批準的費用預算執(zhí)行，確保各項費用支出在預算范圍內。2.預算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務發(fā)展需要調整預算的，應按照預算審批程序進行申請和審批。未經批準，不得擅自調整預算。3.分公司應建立預算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對預算執(zhí)行情況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。（四）預算調整1.在預算執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調整預算的，分公司應及時提出預算調整申請，說明調整原因、調整金額、調整范圍等。2.預算調整申請應經部門負責人審核、分管領導審批后報總公司審批。總公司應根據實際情況進行審核，決定是否批準預算調整申請。3.預算調整后，分公司應及時調整相關費用預算指標，并嚴格按照調整后的預算執(zhí)行。四、費用報銷管理（一）報銷流程1.員工發(fā)生費用支出后，應及時收集整理相關報銷憑證，按照公司規(guī)定的格式填寫費用報銷單。2.費用報銷單應注明費用事由、金額、報銷日期、報銷人等信息，并粘貼好相關報銷憑證。3.報銷人將填寫好的費用報銷單提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據費用支出的合理性、真實性等進行審核，簽署審核意見。4.經部門負責人審核通過后，報銷單提交分管領導審批。分管領導應根據費用支出的性質和金額，進行審批并簽署意見。5.報銷單經分管領導審批通過后，提交財務部門審核。財務部門應根據公司財務管理制度和相關法律法規(guī)，對報銷憑證的真實性、合法性、有效性進行審核，審核通過后辦理報銷手續(xù)。6.財務部門將報銷款項支付給報銷人。（二）報銷憑證要求1.報銷憑證必須是合法有效的發(fā)票或財政票據，發(fā)票內容應真實、準確、完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、商品或服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，印章應清晰、完整。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務部門有權拒絕報銷。3.除發(fā)票外，報銷憑證還應包括相關的審批單、合同、協(xié)議、清單等，以證明費用支出的真實性和合理性。4.報銷憑證應按照費用類別和時間順序進行整理和粘貼，確保憑證整齊、美觀，便于審核和查閱。（三）報銷時間規(guī)定1.員工應在費用支出發(fā)生后的規(guī)定時間內辦理報銷手續(xù)，一般情況下應在一個月內報銷。2.對于因特殊原因未能及時報銷的，應提前向財務部門說明情況，并經財務部門同意后延長報銷時間。3.超過規(guī)定報銷時間的費用，財務部門有權拒絕報銷。五、費用審批管理（一）審批權限1.分公司應根據費用支出的金額大小和性質，明確各級領導的審批權限。2.一般情況下，費用支出在一定金額以下的，由部門負責人審批；金額較大的，由分管領導審批；重大費用支出，需經分公司領導班子集體研究決定。3.具體審批權限劃分如下：辦公費用、差旅費、業(yè)務招待費、會議費、培訓費等單項費用支出在[X]元以下的，由部門負責人審批；在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批；在[X]元以上的，由分公司領導審批。其他費用單項費用支出在[X]元以下的，由部門負責人審批；在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批；在[X]元以上的，由分公司領導審批。（二）審批流程1.員工填寫費用報銷單后，按照審批權限依次提交部門負責人、分管領導、分公司領導審批。2.審批人應認真審核費用報銷單的內容，包括費用事由、金額、報銷憑證等，確保費用支出合理合規(guī)。3.審批人應在規(guī)定時間內完成審批，簽署審批意見。如不同意報銷，應注明原因。4.對于審批通過的費用報銷單，財務部門應及時辦理報銷手續(xù)；對于審批不通過的費用報銷單，財務部門應將報銷單退回報銷人，并說明原因。六、費用監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.分公司應定期開展內部審計工作，對費用管理情況進行審計監(jiān)督。2.內部審計部門應制定審計計劃，明確審計范圍、審計內容、審計方法等，對費用預算執(zhí)行情況、費用報銷管理、費用審批流程等進行全面審計。3.內部審計部門應及時發(fā)現(xiàn)費用管理中存在的問題，并提出改進建議和措施，督促相關部門進行整改。（二）財務檢查1.財務部門應定期對分公司的費用管理情況進行檢查，確保費用支出符合公司財務管理制度和相關法律法規(guī)的要求。2.財務檢查內容包括費用預算執(zhí)行情況、費用報銷憑證的真實性和合法性、費用審批流程的執(zhí)行情況等。3.財務部門應及時發(fā)現(xiàn)費用管理中存在的問題，并提出整改意見，要求相關部門限期整改。對于違反公司財務管理制度的行為，應按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。（三）外部審計1.分公司應按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，定期聘請外部審計機構對分公司的財務