倉管員單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司倉管員單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)處理流程，確保物資出入庫信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，保障公司財(cái)產(chǎn)安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及物資出入庫業(yè)務(wù)的倉庫管理活動，包括原材料倉庫、成品倉庫、備品備件倉庫等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：單據(jù)記錄的物資信息、數(shù)量、金額等必須準(zhǔn)確無誤，如實(shí)反映物資的實(shí)際出入庫情況。2.及時(shí)性原則：倉管員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成單據(jù)的填寫、審核、傳遞等工作，確保信息及時(shí)流轉(zhuǎn)。3.完整性原則：單據(jù)內(nèi)容應(yīng)完整無缺，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額、出入庫日期、經(jīng)手人等必要信息。4.規(guī)范性原則：單據(jù)的填寫、格式、編號等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。二、單據(jù)種類及用途（一）入庫單1.用途：記錄物資采購入庫、生產(chǎn)完工入庫、委外加工入庫等各類入庫業(yè)務(wù)的詳細(xì)信息。2.內(nèi)容：包括入庫日期、供應(yīng)商名稱（或生產(chǎn)部門、委外加工單位）、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額、倉庫名稱、經(jīng)手人等。（二）出庫單1.用途：記錄物資銷售出庫、生產(chǎn)領(lǐng)用出庫、維修領(lǐng)用出庫、報(bào)廢出庫等各類出庫業(yè)務(wù)的詳細(xì)信息。2.內(nèi)容：包括出庫日期、客戶名稱（或領(lǐng)用部門）、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額、倉庫名稱、經(jīng)手人等。（三）調(diào)撥單1.用途：記錄物資在不同倉庫之間的調(diào)撥情況，確保物資的合理調(diào)配。2.內(nèi)容：包括調(diào)撥日期、調(diào)出倉庫名稱、調(diào)入倉庫名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、經(jīng)手人等。（四）盤點(diǎn)單1.用途：用于定期或不定期對倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，核對賬實(shí)差異。2.內(nèi)容：包括盤點(diǎn)日期、倉庫名稱、物資名稱、規(guī)格型號、賬存數(shù)量、實(shí)存數(shù)量、差異數(shù)量、經(jīng)手人等。（五）報(bào)損單1.用途：記錄因各種原因?qū)е挛镔Y損壞、變質(zhì)等需要報(bào)廢處理的情況。2.內(nèi)容：包括報(bào)損日期、倉庫名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報(bào)損原因、經(jīng)手人等。三、單據(jù)填寫規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色墨水填寫（除紅色復(fù)寫紙外）。2.字跡應(yīng)清晰、工整、規(guī)范，不得潦草、涂改。如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃一條紅線注銷，并在上方填寫正確內(nèi)容，同時(shí)加蓋經(jīng)手人印章。（二）具體內(nèi)容填寫規(guī)范1.日期：填寫物資實(shí)際出入庫、調(diào)撥、盤點(diǎn)、報(bào)損等業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，年、月、日應(yīng)填寫完整。2.供應(yīng)商名稱（或客戶名稱、領(lǐng)用部門等）：填寫全稱，不得使用簡稱或代號。3.物資名稱、規(guī)格型號：應(yīng)按照公司統(tǒng)一的物資編碼和名稱填寫，確保準(zhǔn)確無誤。4.數(shù)量：填寫物資的實(shí)際出入庫數(shù)量，應(yīng)以阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，并注明計(jì)量單位。5.單價(jià)、金額：填寫物資的實(shí)際采購單價(jià)或銷售單價(jià)，金額應(yīng)根據(jù)數(shù)量和單價(jià)計(jì)算得出，大小寫金額必須一致。6.倉庫名稱：填寫物資實(shí)際存放的倉庫名稱。7.經(jīng)手人：填寫辦理物資出入庫、調(diào)撥、盤點(diǎn)、報(bào)損等業(yè)務(wù)的具體人員姓名，并簽字確認(rèn)。四、單據(jù)流轉(zhuǎn)流程（一）入庫單流轉(zhuǎn)流程1.采購部門收到供應(yīng)商的送貨通知后，將采購訂單復(fù)印件及送貨清單交倉庫驗(yàn)收人員。2.倉庫驗(yàn)收人員根據(jù)送貨清單對物資進(jìn)行驗(yàn)收，核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。如驗(yàn)收合格，在入庫單上填寫實(shí)際入庫數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，并簽字確認(rèn)。3.倉庫驗(yàn)收人員將入庫單的第一聯(lián)（存根聯(lián)）留存?zhèn)}庫，作為倉庫登記庫存賬的依據(jù)；第二聯(lián)（財(cái)務(wù)聯(lián)）交財(cái)務(wù)部門，作為財(cái)務(wù)記賬的憑證；第三聯(lián)（采購聯(lián)）交采購部門，作為采購結(jié)算的依據(jù)。（二）出庫單流轉(zhuǎn)流程1.銷售部門根據(jù)銷售合同或客戶訂單開具銷售出庫單，注明客戶名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并簽字蓋章。2.倉庫發(fā)貨人員根據(jù)銷售出庫單核對物資信息，確認(rèn)無誤后發(fā)貨，并在出庫單上填寫實(shí)際發(fā)貨日期、倉庫名稱、經(jīng)手人等信息，簽字確認(rèn)。3.倉庫發(fā)貨人員將出庫單的第一聯(lián)（存根聯(lián)）留存?zhèn)}庫，作為倉庫登記庫存賬的依據(jù)；第二聯(lián)（財(cái)務(wù)聯(lián)）交財(cái)務(wù)部門，作為財(cái)務(wù)記賬的憑證；第三聯(lián)（客戶聯(lián)）交客戶，作為客戶提貨的憑證。（三）調(diào)撥單流轉(zhuǎn)流程1.物資需求部門填寫調(diào)撥申請單，注明調(diào)出倉庫名稱、調(diào)入倉庫名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并簽字蓋章。2.倉庫主管審核調(diào)撥申請單，如同意調(diào)撥，開具調(diào)撥單，注明調(diào)撥日期、調(diào)出倉庫名稱、調(diào)入倉庫名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、經(jīng)手人等信息，簽字蓋章。3.調(diào)出倉庫發(fā)貨人員根據(jù)調(diào)撥單發(fā)貨，并在調(diào)撥單上填寫實(shí)際發(fā)貨日期、倉庫名稱、經(jīng)手人等信息，簽字確認(rèn)。4.調(diào)入倉庫收貨人員根據(jù)調(diào)撥單驗(yàn)收物資，如驗(yàn)收合格，在調(diào)撥單上填寫實(shí)際收貨日期、倉庫名稱、經(jīng)手人等信息，簽字確認(rèn)。5.倉庫發(fā)貨人員將調(diào)撥單的第一聯(lián)（存根聯(lián)）留存調(diào)出倉庫，作為調(diào)出倉庫登記庫存賬的依據(jù)；第二聯(lián)（調(diào)入聯(lián)）交調(diào)入倉庫，作為調(diào)入倉庫登記庫存賬的依據(jù)；第三聯(lián)（財(cái)務(wù)聯(lián)）交財(cái)務(wù)部門，作為財(cái)務(wù)記賬的憑證。（四）盤點(diǎn)單流轉(zhuǎn)流程1.倉庫主管定期或不定期組織倉庫盤點(diǎn)工作，制定盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等。2.盤點(diǎn)人員根據(jù)盤點(diǎn)計(jì)劃對倉庫物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并在盤點(diǎn)單上填寫物資名稱、規(guī)格型號、賬存數(shù)量、實(shí)存數(shù)量、差異數(shù)量等信息，簽字確認(rèn)。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員將盤點(diǎn)單交倉庫主管審核。倉庫主管對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總分析，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，填寫差異說明，并簽字確認(rèn)。4.倉庫主管將審核后的盤點(diǎn)單交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。（五）報(bào)損單流轉(zhuǎn)流程1.倉庫保管人員發(fā)現(xiàn)物資損壞、變質(zhì)等情況后，填寫報(bào)損單，注明報(bào)損日期、倉庫名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報(bào)損原因等信息，并簽字確認(rèn)。2.倉庫主管審核報(bào)損單，如同意報(bào)損，簽字蓋章。3.報(bào)損單的第一聯(lián)（存根聯(lián)）留存?zhèn)}庫，作為倉庫登記庫存賬的依據(jù)；第二聯(lián)（財(cái)務(wù)聯(lián)）交財(cái)務(wù)部門，作為財(cái)務(wù)記賬的憑證；第三聯(lián)（審批聯(lián)）交相關(guān)部門審批。4.相關(guān)部門根據(jù)報(bào)損單進(jìn)行審批，如涉及金額較大或特殊情況，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，報(bào)損單返回倉庫。五、單據(jù)審核與監(jiān)督（一）審核要求1.倉庫主管應(yīng)定期對倉管員填寫的單據(jù)進(jìn)行審核，確保單據(jù)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對倉庫提交的單據(jù)進(jìn)行審核，核對物資出入庫數(shù)量、金額等與財(cái)務(wù)賬目是否一致，如有不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.其他相關(guān)部門根據(jù)工作需要對涉及本部門的單據(jù)進(jìn)行審核，如采購部門審核采購入庫單與采購合同的一致性，銷售部門審核銷售出庫單與銷售合同的一致性等。（二）監(jiān)督措施1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對倉管員單據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查單據(jù)填寫、流轉(zhuǎn)、審核等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.設(shè)立舉報(bào)信箱或舉報(bào)電話，鼓勵員工對倉管員單據(jù)管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎勵。六、單據(jù)保管與存檔（一）保管期限1.入庫單、出庫單、調(diào)撥單、盤點(diǎn)單、報(bào)損單等單據(jù)的保管期限為[X]年，自業(yè)務(wù)發(fā)生之日起計(jì)算。2.涉及重要物資、重大業(yè)務(wù)或有特殊規(guī)定的單據(jù)，保管期限應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)或公司規(guī)定執(zhí)行。（二）保管方式1.倉管員應(yīng)將各類單據(jù)分類整理，按月或按季裝訂成冊，并在封面上注明單據(jù)名稱、月份（季度）、年份、冊數(shù)等信息。2.裝訂后的單據(jù)應(yīng)存放在專用的檔案柜中，妥善保管，防止丟失、損壞、受潮等。3.電子單據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀取性。（三）存檔要求1.倉庫應(yīng)建立單據(jù)存檔清單，詳細(xì)記錄單據(jù)的名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期將倉庫提交的單據(jù)與財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行核對，并將相關(guān)單據(jù)作為會計(jì)檔案進(jìn)行存檔保管。3.其他相關(guān)部門根據(jù)工作需要，可將涉及本部門的單據(jù)進(jìn)行存檔保管，但應(yīng)確保存檔單據(jù)的完整性和可追溯性。七、單據(jù)銷毀（一）銷毀條件單據(jù)保管期限屆滿后，經(jīng)倉庫主管、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員審核批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)單據(jù)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保單據(jù)信息無法恢復(fù)。2.對于電子單據(jù)，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理破壞，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）銷毀記錄銷毀單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫單據(jù)銷毀記錄，注明單據(jù)名稱、編號、日期、銷毀方式、銷毀時(shí)間、銷毀人員