市城建檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強本市城建檔案管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理、保管、利用和信息化建設(shè)，有效保護和利用城建檔案，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供依據(jù)和服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的管理活動。本辦法所稱城建檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。（三）基本原則城建檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，集中保管、方便利用的原則，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。（四）管理體制市建設(shè)行政主管部門負責(zé)本市城建檔案管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督指導(dǎo)。市城建檔案管理機構(gòu)負責(zé)本市城建檔案的具體收集、整理、保管、利用和信息化建設(shè)等工作。區(qū)（縣）建設(shè)行政主管部門負責(zé)本轄區(qū)內(nèi)城建檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。區(qū)（縣）城建檔案管理機構(gòu)負責(zé)本轄區(qū)內(nèi)城建檔案的具體收集、整理、保管、利用和信息化建設(shè)等工作。二、城建檔案的形成與收集（一）形成范圍1.各類城市建設(shè)工程檔案，包括工業(yè)與民用建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、公用事業(yè)工程、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程、園林建設(shè)工程、環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程、人防工程等。2.城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位在城市建設(shè)活動中形成的業(yè)務(wù)檔案。3.城市建設(shè)管理部門在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動中形成的有關(guān)城市建設(shè)的文件材料。4.有關(guān)城市建設(shè)的科研成果、新技術(shù)應(yīng)用、重大事件等方面的檔案。（二）收集責(zé)任1.建設(shè)單位在工程建設(shè)項目立項后，應(yīng)當(dāng)及時向城建檔案管理機構(gòu)報送工程建設(shè)項目檔案報送責(zé)任書，并按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，組織、監(jiān)督勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位收集、整理工程建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件材料，對列入城建檔案接收范圍的工程，在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向城建檔案管理機構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。2.勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)，負責(zé)收集、整理本單位形成的工程文件材料，并在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向建設(shè)單位移交。3.城市建設(shè)管理部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定，及時收集、整理本部門形成的有關(guān)城市建設(shè)的文件材料，并在規(guī)定時間內(nèi)移交城建檔案管理機構(gòu)。（三）收集要求1.歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，圖樣規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)按照形成規(guī)律和有機聯(lián)系進行整理，分類科學(xué)，組卷合理，編目規(guī)范。3.歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)采用耐久性強的書寫材料和載體，不得使用易褪色的書寫材料和載體。4.建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前，通知城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收。預(yù)驗收合格后，方可組織工程竣工驗收。三、城建檔案的整理與歸檔（一）整理原則城建檔案的整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)城建檔案按照工程建設(shè)項目、城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理等類別進行分類。具體分類標(biāo)準(zhǔn)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）組卷方法1.工程建設(shè)項目檔案按照單項工程、單位工程分別組卷。2.城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理等檔案按照文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容分別組卷。（四）編目要求1.城建檔案應(yīng)當(dāng)編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面、案卷脊背、檔號等。2.卷內(nèi)目錄應(yīng)當(dāng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、密級等內(nèi)容。3.卷內(nèi)備考表應(yīng)當(dāng)包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等內(nèi)容。4.案卷封面應(yīng)當(dāng)包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等內(nèi)容。5.案卷脊背應(yīng)當(dāng)包括檔號、案卷題名等內(nèi)容。6.檔號應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定編制，確保唯一性和系統(tǒng)性。（五）歸檔程序1.建設(shè)單位在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向城建檔案管理機構(gòu)移交工程檔案時，應(yīng)當(dāng)提交工程檔案移交書、工程檔案目錄、工程檔案光盤等。2.城建檔案管理機構(gòu)在收到建設(shè)單位移交的工程檔案后，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進行驗收。驗收合格的，予以接收；驗收不合格的，應(yīng)當(dāng)要求建設(shè)單位限期整改，重新移交。3.城市建設(shè)管理部門在規(guī)定時間內(nèi)移交有關(guān)城市建設(shè)的文件材料時，應(yīng)當(dāng)提交文件材料移交書、文件材料目錄、文件材料光盤等。4.城建檔案管理機構(gòu)在收到城市建設(shè)管理部門移交的文件材料后，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進行整理、歸檔。四、城建檔案的保管與保護（一）保管場所城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保城建檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。（二）保管期限城建檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案是指對國家和社會具有重大保存價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等具有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等具有查考利用價值的檔案。具體保管期限按照國家和本市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保護措施1.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對城建檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的城建檔案，應(yīng)當(dāng)及時進行修復(fù)；對字跡模糊或易褪色的文件材料，應(yīng)當(dāng)進行復(fù)制。3.對電子檔案，應(yīng)當(dāng)采取備份、存儲介質(zhì)維護等措施，確保電子檔案的安全。4.對重要的城建檔案，應(yīng)當(dāng)采取特殊的保護措施，如加密存儲、異地備份等。五、城建檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍城建檔案的利用范圍包括城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等部門和單位，以及社會公眾。（二）利用方式1.查閱利用。利用單位和個人可以到城建檔案管理機構(gòu)查閱利用城建檔案。查閱利用時，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，填寫查閱登記表。2.復(fù)制利用。利用單位和個人可以根據(jù)需要，對城建檔案進行復(fù)制。復(fù)制時，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，填寫復(fù)制登記表。3.咨詢服務(wù)。城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)為利用單位和個人提供咨詢服務(wù)，解答有關(guān)城建檔案的問題。（三）服務(wù)措施1.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全服務(wù)制度，提高服務(wù)質(zhì)量，為利用單位和個人提供便捷、高效的服務(wù)。2.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強信息化建設(shè)，建立城建檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高服務(wù)效率和水平。3.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期開展城建檔案編研工作，編輯出版城建檔案資料匯編、專題資料等，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等提供參考依據(jù)。六、城建檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強信息化建設(shè)，建立健全城建檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高服務(wù)效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立城建檔案數(shù)據(jù)庫，包括工程建設(shè)項目檔案數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)庫、城市建設(shè)管理檔案數(shù)據(jù)庫等。2.開發(fā)城建檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)城建檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.建立城建檔案信息網(wǎng)站，為社會公眾提供城建檔案信息查詢、下載等服務(wù)。4.加強信息化安全保障體系建設(shè)，確保城建檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求1.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，制定信息化建設(shè)規(guī)劃和實施方案，并報市建設(shè)行政主管部門備案。2.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強信息化人才隊伍建設(shè)，提高信息化管理水平。3.城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強信息化安全管理，建立健全信息化安全管理制度，采取安全技術(shù)措施，確保城建檔案信息的安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體市建設(shè)行政主管部門負責(zé)對本市城建檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。區(qū)（縣）建設(shè)行政主管部門負責(zé)對本轄區(qū)內(nèi)城建檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.城建檔案管理機構(gòu)的工作制度、業(yè)務(wù)流程是否健全。2.城建檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合有關(guān)規(guī)定。3.城建檔案信息化建設(shè)是否符合有關(guān)要求。4.城建檔案管理機構(gòu)的人員配備、設(shè)施設(shè)備等是否滿足工作需要。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。市建設(shè)行政主管部門和區(qū)（縣）建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)定期對城建檔案管理機構(gòu)的工作進行檢查。2.不定期抽查。市建設(shè)行政主管部門和區(qū)（縣）建設(shè)行政主管部門可以不定期對城建檔案管理機構(gòu)的工作進行抽查。3.專項檢查。市建設(shè)行政主管部門和區(qū)（縣）建設(shè)行政主管部門可以根據(jù)工作需要，對城建檔案管理機構(gòu)的某項工作進行專項檢查。（四）法律責(zé)任1.建設(shè)單位違反本辦法規(guī)定，未按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，組織、監(jiān)督勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位收集、整理工程建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件材料，或者未在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向城建檔案管理機構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，處1萬元以上10萬元以下的罰款。2.勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位違反本辦法規(guī)定，未按照各自職責(zé)，負責(zé)收集、整理本單位形成的工程文件材料，或者未在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向建設(shè)單位移交的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，處1萬元以上5萬元以下的罰款。3.城建檔案管理機構(gòu)及其工作人員違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對直