黨政辦綜合管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范黨政辦公室的綜合管理工作，提高工作效率，確保各項工作有序、高效開展，為公司/組織的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本辦法適用于黨政辦公室全體工作人員，涵蓋辦公室日常行政事務(wù)、文件管理、會議組織、接待安排、溝通協(xié)調(diào)等各項工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保各項管理工作合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，以最少的資源投入實現(xiàn)最大的工作效益。3.規(guī)范性原則：建立健全各項規(guī)章制度，規(guī)范工作標準和操作流程，確保工作的一致性和準確性。4.服務(wù)性原則：牢固樹立服務(wù)意識，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、職責分工（一）黨政辦主任職責1.全面負責黨政辦公室的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.協(xié)調(diào)辦公室與公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的關(guān)系，確保各項工作順利開展。3.審核重要文件、報告等，對辦公室工作中的重大事項進行決策。4.組織安排重要會議、接待活動等，負責與上級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的溝通聯(lián)絡(luò)。（二）行政事務(wù)崗職責1.負責辦公室日常行政事務(wù)的處理，包括辦公用品采購、設(shè)備維護、環(huán)境衛(wèi)生管理等。2.做好文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作，確保文件流轉(zhuǎn)的及時性和準確性。3.安排會議、活動的場地布置、設(shè)備調(diào)試等工作，做好會議記錄和紀要整理。4.協(xié)助做好接待工作，安排來訪人員的食宿、交通等事宜。（三）文件管理崗職責1.負責各類文件的起草、審核、印發(fā)工作，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范。2.建立文件管理制度，對文件的分類、編號、保管等進行規(guī)范管理，防止文件丟失或損壞。3.定期對文件進行清理和歸檔，確保文件資料的完整性和可查閱性。4.跟蹤文件的執(zhí)行情況，及時反饋相關(guān)信息。（四）會議組織崗職責1.根據(jù)會議需求，制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員等。2.負責會議的籌備工作，包括會議通知的發(fā)送、會議資料的準備、會議設(shè)備的調(diào)試等。3.組織會議召開，做好會議記錄，及時整理會議紀要，并按要求進行分發(fā)和存檔。4.對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和反饋，確保會議精神得到有效落實。（五）接待安排崗職責1.制定接待計劃，根據(jù)來訪人員的身份、目的等確定接待規(guī)格和方式。2.負責接待活動的具體安排，包括食宿安排、參觀考察、陪同人員調(diào)配等。3.做好接待過程中的溝通協(xié)調(diào)工作，確保接待活動順利進行，展現(xiàn)公司/組織良好形象。4.對接待工作進行總結(jié)和評估，不斷改進接待服務(wù)質(zhì)量。三、行政事務(wù)管理（一）辦公用品管理1.辦公用品的采購應(yīng)遵循經(jīng)濟實用、按需采購的原則。每年年初，各部門根據(jù)實際工作需要，提出辦公用品需求計劃，經(jīng)黨政辦匯總審核后，報領(lǐng)導(dǎo)審批。2.黨政辦負責辦公用品的統(tǒng)一采購，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購過程中應(yīng)嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。3.辦公用品采購入庫時，必須進行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并登記入賬。4.建立辦公用品領(lǐng)用制度，各部門指定專人負責領(lǐng)用。領(lǐng)用人需填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，到黨政辦領(lǐng)取辦公用品。黨政辦應(yīng)做好領(lǐng)用記錄，定期盤點辦公用品庫存，確保賬物相符。（二）設(shè)備維護管理1.公司/組織內(nèi)的辦公設(shè)備由黨政辦統(tǒng)一管理和維護。黨政辦應(yīng)建立設(shè)備臺賬，詳細記錄設(shè)備的名稱、型號、購置時間、使用部門等信息。2.定期對辦公設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。對于出現(xiàn)故障的設(shè)備，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。3.根據(jù)設(shè)備的使用情況和使用壽命，制定設(shè)備更新計劃。對于老舊設(shè)備或無法正常維修的設(shè)備，及時申請報廢，并按規(guī)定進行處理。4.加強對設(shè)備操作人員的培訓(xùn)，提高其操作技能和維護意識，避免因操作不當導(dǎo)致設(shè)備損壞。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各部門的環(huán)境衛(wèi)生責任區(qū)域。各部門應(yīng)定期對責任區(qū)域進行清掃和保潔，保持環(huán)境整潔。2.黨政辦負責對公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門進行整改。3.定期組織開展環(huán)境衛(wèi)生大掃除活動，對公司/組織內(nèi)的辦公區(qū)域、會議室、走廊、樓梯等進行全面清潔。4.加強對環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施的管理，如垃圾桶、拖把、掃帚等，定期進行更換和維護，確保其正常使用。四、文件管理（一）文件起草與審核1.文件起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策要求及公司/組織的實際情況。起草人應(yīng)認真調(diào)研，廣泛收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容準確、全面、可行。2.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負責人進行初審。初審主要對文件的格式、內(nèi)容、邏輯等進行審核，提出修改意見。3.重要文件需經(jīng)黨政辦主任審核后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。審核過程中應(yīng)重點關(guān)注文件的合法性、合規(guī)性、準確性以及與公司/組織整體戰(zhàn)略的一致性。4.文件審核通過后，方可進行印發(fā)。印發(fā)前應(yīng)再次核對文件內(nèi)容和格式，確保無誤。（二）文件收發(fā)與傳閱1.黨政辦負責文件的收發(fā)工作。收到文件后，應(yīng)及時進行登記，注明文件的名稱、文號、來文單位、日期等信息，并按照文件的緊急程度和重要程度進行分類處理。2.對于需要傳閱的文件，黨政辦應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和傳閱范圍，填寫傳閱單，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。傳閱過程中應(yīng)跟蹤文件的流轉(zhuǎn)情況，確保文件及時、準確地傳達到相關(guān)人員手中。3.傳閱人員應(yīng)在傳閱單上簽字，注明傳閱時間，對文件內(nèi)容如有意見或建議，可在傳閱單上備注。傳閱完畢后，文件應(yīng)及時歸還黨政辦。（三）文件歸檔與保管1.文件辦理完畢后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照分類方案進行整理，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。2.建立文件歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等。歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案，分別存放于檔案室和電子存儲設(shè)備中。3.檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施齊全。定期對檔案進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.嚴格檔案查閱制度，查閱檔案需填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。五、會議組織管理（一）會議計劃制定1.黨政辦應(yīng)根據(jù)公司/組織的工作安排和實際需要，制定年度會議計劃。會議計劃應(yīng)明確會議的名稱、時間、地點、參會人員、會議主題、議程安排等內(nèi)容。2.各部門如需召開會議，應(yīng)提前向黨政辦提交會議申請，說明會議的必要性、時間、地點、參會人員、議程等信息。黨政辦對各部門提交的會議申請進行審核，統(tǒng)籌安排會議時間和場地，避免會議沖突。3.根據(jù)會議的重要程度和規(guī)模，合理確定會議的組織形式和參會范圍。對于重要會議，應(yīng)提前做好充分準備，確保會議順利召開。（二）會議籌備工作1.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間、地點、主題、議程、參會要求等。重要會議的通知應(yīng)采用書面形式，并要求參會人員簽字確認。2.根據(jù)會議議程，準備會議資料，如會議報告、發(fā)言稿、討論提綱等。會議資料應(yīng)提前印刷裝訂，并在會議前發(fā)放給參會人員。3.安排會議場地，確保場地整潔、舒適，音響、投影儀等設(shè)備正常運行。根據(jù)會議人數(shù)合理擺放桌椅，準備好茶水、紙筆等用品。4.會議組織人員應(yīng)提前到達會議場地，進行最后的準備工作，如檢查會議資料、設(shè)備調(diào)試等，確保會議按時開始。（三）會議組織與記錄1.會議開始前，組織人員應(yīng)再次確認參會人員是否到齊，并宣布會議紀律。會議過程中，應(yīng)嚴格按照議程進行，確保會議有序進行。2.做好會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、主持人、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議記錄應(yīng)準確、完整，字跡清晰。3.會議結(jié)束后，及時整理會議紀要。會議紀要應(yīng)突出會議的重點內(nèi)容和決議事項，語言簡潔明了，經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。（四）會議決議執(zhí)行與跟蹤1.會議決議形成后，相關(guān)部門應(yīng)按照決議要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并明確責任人和時間節(jié)點。執(zhí)行計劃應(yīng)報黨政辦備案。2.黨政辦負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，定期收集各部門的執(zhí)行進展情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的困難和問題，相關(guān)部門應(yīng)及時向黨政辦反饋，黨政辦應(yīng)根據(jù)情況組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行研究解決，確保會議決議得到有效落實。六、接待安排管理（一）接待計劃制定1.接到接待任務(wù)后，接待安排崗應(yīng)及時與來訪單位溝通，了解來訪人員的身份、人數(shù)、來訪目的、行程安排等信息。2.根據(jù)來訪人員的情況，制定詳細的接待計劃。接待計劃應(yīng)包括接待規(guī)格、接待方式、食宿安排、參觀考察路線、陪同人員安排等內(nèi)容，并報領(lǐng)導(dǎo)審批。3.接待計劃應(yīng)充分考慮來訪人員的需求和公司/組織的實際情況，確保接待活動既熱情周到，又符合相關(guān)規(guī)定和標準。（二）接待準備工作1.根據(jù)接待計劃，提前預(yù)訂酒店、安排車輛等。選擇的酒店應(yīng)環(huán)境舒適、服務(wù)質(zhì)量高，車輛應(yīng)確保安全、整潔。2.準備好接待資料，如公司/組織簡介、宣傳冊等，以便來訪人員更好地了解公司/組織情況。3.安排好陪同人員，明確陪同人員的職責和任務(wù)。陪同人員應(yīng)熟悉公司/組織情況，具備良好的溝通能力和接待禮儀。4.對接待場地進行布置，擺放歡迎橫幅、鮮花等，營造良好的接待氛圍。（三）接待實施1.來訪人員到達前，接待人員應(yīng)提前到達指定地點迎接。迎接過程中應(yīng)注意禮儀，熱情友好地與來訪人員打招呼。2.按照接待計劃安排來訪人員的食宿、交通等事宜，確保來訪人員的生活舒適便利。3.組織來訪人員進行參觀考察，安排專人進行講解，介紹公司/組織的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品優(yōu)勢等情況。4.接待過程中應(yīng)加強與來訪人員的溝通交流，及時了解他們的需求和意見，做好服務(wù)工作。（四）接待總結(jié)與評估1.接待活動結(jié)束后，接待安排崗應(yīng)對接待工作進行總結(jié)，整理接待過程中的相關(guān)資料，如接待計劃、接待費用清單等。2.收集來訪人員的反饋意見，了解他們對接待工作的滿意度和建議。對反饋意見進行分析總結(jié)，針對存在的問題提出改進措施。3.根據(jù)接待總結(jié)和評估情況，對表現(xiàn)優(yōu)秀的接待人員進行表揚和獎勵，對存在不足的地方進行改進和完善，不斷提高接待服務(wù)質(zhì)量。七、溝通協(xié)調(diào)管理（一）內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)1.建立健全內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機制，加強黨政辦公室與公司/組織內(nèi)部各部門之間的溝通與協(xié)作。定期召開溝通協(xié)調(diào)會議，及時解決工作中存在的問題。2.黨政辦應(yīng)主動與各部門保持聯(lián)系，了解他們的工作進展和需求，積極提供支持和幫助。對于涉及多個部門的工作事項，應(yīng)牽頭組織協(xié)調(diào)，明確各部門的職責和分工，確保工作順利推進。3.加強與公司/組織領(lǐng)導(dǎo)的溝通匯報，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋工作情況和存在的問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準確的信息支持。同時，認真落實領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，確保各項工作得到有效執(zhí)行。（二）外部溝通協(xié)調(diào)1.黨政辦負責與上級主管部門、政府相關(guān)部門、合作伙伴等外部單位的溝通協(xié)調(diào)工作。建立良好的外部溝通