采購文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購文件的規(guī)范化管理，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購項目相關(guān)文件的管理，包括但不限于采購計劃、采購申請、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、采購合同等。（三）基本原則1.合法性原則：采購文件的編制、審核、簽署、保存等環(huán)節(jié)必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：采購文件應(yīng)準(zhǔn)確反映采購項目的需求、規(guī)格、技術(shù)要求等關(guān)鍵信息，避免模糊不清或歧義。3.完整性原則：確保采購文件涵蓋采購活動的全過程，包括前期準(zhǔn)備、采購實施、合同簽訂及后續(xù)管理等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)文件。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商敏感信息等的采購文件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、采購文件的分類與編號（一）分類1.采購計劃類：包括年度采購計劃、月度采購計劃、專項采購計劃等，明確采購項目的名稱、數(shù)量、預(yù)算、時間安排等。2.采購申請類：由各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提交的采購申請文件，說明采購的必要性、規(guī)格型號、預(yù)計金額等。3.招標(biāo)文件類：用于招標(biāo)采購項目的文件，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)邀請書、資格預(yù)審文件等。4.投標(biāo)文件類：供應(yīng)商響應(yīng)招標(biāo)要求提交的文件，包含技術(shù)方案、報價清單、售后服務(wù)承諾等。5.評標(biāo)文件類：評標(biāo)過程中使用的文件，如評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)報告、評標(biāo)記錄等。6.采購合同類：采購活動完成后簽訂的合同文件，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購內(nèi)容、價格、交貨期等條款。（二）編號為便于采購文件的識別、查詢和管理，對各類采購文件進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號組成：采購文件編號由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號組成。2.年份表示：用四位數(shù)字表示文件編制的年份，如“2023”。3.部門代碼：根據(jù)公司內(nèi)部部門設(shè)置，為每個部門分配兩位代碼，如“01”代表采購部，“02”代表財務(wù)部等。4.文件類別代碼：按照上述采購文件分類，為每類文件分配兩位代碼，如“01”表示采購計劃類，“02”表示采購申請類等。5.順序號：由三位數(shù)字組成，按文件生成的先后順序依次編號，從“001”開始。例如，采購部于2023年編制的第5份采購計劃文件編號為：20230101005。三、采購文件的編制與審核（一）編制要求1.采購計劃編制：采購部應(yīng)結(jié)合公司年度經(jīng)營目標(biāo)、市場需求預(yù)測、庫存狀況等因素，制定詳細(xì)的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購申請編制：各部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求填寫采購申請，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、申請理由、預(yù)計金額等信息。采購申請應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部。3.招標(biāo)文件編制：對于招標(biāo)采購項目，采購部應(yīng)根據(jù)采購需求編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、技術(shù)規(guī)格要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。招標(biāo)文件應(yīng)確保公平、公正、公開，不得含有傾向性、歧視性條款。在編制過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門及專業(yè)技術(shù)人員的意見，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。4.投標(biāo)文件編制：供應(yīng)商應(yīng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)包括商務(wù)部分（如公司資質(zhì)證明、業(yè)績證明、報價清單等）和技術(shù)部分（如技術(shù)方案、產(chǎn)品樣本、售后服務(wù)承諾等）。投標(biāo)文件應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)供應(yīng)商的響應(yīng)內(nèi)容，不得弄虛作假。5.評標(biāo)文件編制：評標(biāo)委員會應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，編制評標(biāo)文件。評標(biāo)文件應(yīng)包括評標(biāo)記錄、評標(biāo)報告等內(nèi)容。評標(biāo)記錄應(yīng)詳細(xì)記錄評標(biāo)過程中各投標(biāo)人的投標(biāo)文件評審情況、評委意見等；評標(biāo)報告應(yīng)明確推薦的中標(biāo)候選人及理由。（二）審核流程1.采購計劃審核：采購計劃編制完成后，先由采購部內(nèi)部審核，重點審核計劃的合理性、準(zhǔn)確性和完整性。審核通過后，提交至財務(wù)部審核預(yù)算金額的合理性，再報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對采購計劃進(jìn)行最終審批。2.采購申請審核：采購部收到各部門提交的采購申請后，應(yīng)進(jìn)行形式審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范、簽字是否齊全等。對于金額較大或涉及重要物資的采購申請，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，評估采購的必要性、可行性及對公司業(yè)務(wù)的影響。審核通過后的采購申請進(jìn)入采購流程。3.招標(biāo)文件審核：招標(biāo)文件初稿編制完成后，采購部應(yīng)組織內(nèi)部相關(guān)人員進(jìn)行審核，包括采購需求部門、法務(wù)部門、技術(shù)部門等。采購需求部門重點審核文件是否符合采購實際需求；法務(wù)部門審核文件是否符合法律法規(guī)要求，有無潛在法律風(fēng)險；技術(shù)部門審核技術(shù)規(guī)格要求是否明確、合理。審核意見應(yīng)及時反饋給編制人員進(jìn)行修改完善，修改后的招標(biāo)文件再次提交審核，直至審核通過。審核通過的招標(biāo)文件報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布。4.投標(biāo)文件審核：在開標(biāo)前，采購部應(yīng)對收到的投標(biāo)文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的密封性、完整性、格式是否符合要求等。對于符合要求的投標(biāo)文件，進(jìn)入評標(biāo)環(huán)節(jié)。評標(biāo)過程中，評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行詳細(xì)評審，審核其商務(wù)條款和技術(shù)條款的響應(yīng)情況、報價合理性等。5.評標(biāo)文件審核：評標(biāo)報告編制完成后，應(yīng)提交至采購部、法務(wù)部門等進(jìn)行審核。采購部審核評標(biāo)過程是否符合規(guī)定程序，評標(biāo)結(jié)果是否公正合理；法務(wù)部門審核評標(biāo)文件是否存在法律瑕疵。審核通過后的評標(biāo)報告報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，作為確定中標(biāo)人的依據(jù)。四、采購文件的簽署與保存（一）簽署要求1.采購計劃：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購計劃，由采購部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋公司公章。2.采購申請：各部門提交的采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至采購部。采購部審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.招標(biāo)文件：發(fā)布的招標(biāo)文件，由采購部負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋公司公章。招標(biāo)文件如有修改或補充，應(yīng)重新履行審批和簽署手續(xù)。4.投標(biāo)文件：供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件，應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋供應(yīng)商公章。5.采購合同：采購合同經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方公章。合同如有附件，附件應(yīng)與合同正文一并簽署。（二）保存方式與期限1.保存方式：采購文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式保存。紙質(zhì)文件應(yīng)分類整理，裝訂成冊，存放于專門的文件柜中；電子文件應(yīng)按照分類和編號進(jìn)行存儲，建立電子檔案庫，確保文件的可查詢和可追溯性。2.保存期限：采購文件的保存期限應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。一般情況下，采購計劃、采購申請等文件保存期限為3年；招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)文件等保存期限為自采購活動結(jié)束后10年；采購合同保存期限為合同履行完畢后10年。對于涉及公司重大項目、重要資產(chǎn)采購等文件，應(yīng)長期保存。五、采購文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購文件的，應(yīng)填寫《采購文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至采購部。2.采購部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購文件的查閱工作，根據(jù)申請表提供相應(yīng)的文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱文件名稱及編號、查閱目的等內(nèi)容。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出或進(jìn)行復(fù)制、拍照等行為。如需復(fù)制部分文件內(nèi)容，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱采購文件的，借閱人應(yīng)填寫《采購文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和采購部負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購部應(yīng)按照審批后的申請表辦理文件借閱手續(xù)，向借閱人提供文件，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非申請用途。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向采購部提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還文件，采購部應(yīng)對歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、采購文件的變更與廢止（一）變更1.在采購文件的執(zhí)行過程中，如因市場變化、技術(shù)更新、法律法規(guī)調(diào)整等原因需要對采購文件進(jìn)行變更的，應(yīng)按照以下程序辦理：提出變更申請：由采購需求部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《采購文件變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對采購活動的影響等。審核變更申請：采購部收到變更申請表后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核，評估變更的必要性、可行性及對采購成本、進(jìn)度、質(zhì)量等方面的影響。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。實施變更：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，采購部負(fù)責(zé)對采購文件進(jìn)行相應(yīng)的變更，并及時通知相關(guān)部門和供應(yīng)商。變更后的采購文件應(yīng)重新履行簽署手續(xù)，并按照新的文件執(zhí)行采購活動。2.對于招標(biāo)文件的變更，如涉及對投標(biāo)人資格要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)格等實質(zhì)性內(nèi)容的修改，應(yīng)在投標(biāo)截止時間前[X]天以書面形式通知所有已獲取招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人，并相應(yīng)延長投標(biāo)截止時間和開標(biāo)時間。（二）廢止1.采購文件在以下情況下應(yīng)予以廢止：采購項目完成，且采購文件已不再具有使用價值；因法律法規(guī)、政策調(diào)整或公司內(nèi)部管理要求變化，導(dǎo)致采購文件與現(xiàn)行規(guī)定不符，且無法進(jìn)行修訂；采購文件存在嚴(yán)重錯誤或重大缺陷，無法通過修改完善繼續(xù)使用。2.采購文件廢止前，采購部應(yīng)進(jìn)行清理，確保相關(guān)文件的完整性和準(zhǔn)確性。對于已廢止的采購文件，應(yīng)在紙質(zhì)文件上加蓋“廢止”章，并在電子檔案庫中進(jìn)行標(biāo)識。廢止的采購文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保存，不得隨意銷毀。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由內(nèi)部審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對采購文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.采購文件的編制、審核、簽署、保存等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求；2.采購文件的編號是否規(guī)范、連續(xù)，分類是否準(zhǔn)確；3.采購文件的查閱、借閱手續(xù)是否齊全，記錄是否完整；4.采購文件的變更與廢止是否按照規(guī)定程序辦理；5.采購文件管理工作中是否