兼職檔案員管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，充分發(fā)揮兼職檔案員在檔案管理中的作用，確保公司檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位的兼職檔案員。（三）職責(zé)分工1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定、修訂和完善兼職檔案員管理辦法，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.各部門(mén)及所屬單位負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位兼職檔案員的選拔、任用、培訓(xùn)、考核等工作，并支持兼職檔案員開(kāi)展檔案管理工作。3.兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；各部門(mén)及所屬單位負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案的具體管理工作。2.維護(hù)檔案的完整與安全兼職檔案員應(yīng)采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立健全檔案管理制度和檢索體系，提高檔案的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、兼職檔案員的任職條件（一）政治素質(zhì)熱愛(ài)祖國(guó)，擁護(hù)黨的路線、方針、政策，遵紀(jì)守法，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。（二）業(yè)務(wù)能力1.熟悉檔案管理的基本知識(shí)和技能，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案的整理、編目和檢索。2.具備一定的文字處理能力和溝通協(xié)調(diào)能力，能夠撰寫(xiě)檔案管理相關(guān)的文件和材料，并與其他部門(mén)進(jìn)行有效的溝通和協(xié)作。3.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，能夠認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案的安全和保密。（三）工作經(jīng)驗(yàn)具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉本部門(mén)及所屬單位的業(yè)務(wù)工作流程，能夠準(zhǔn)確判斷檔案的形成規(guī)律和價(jià)值。（四）其他條件身體健康，能夠勝任兼職檔案員的工作任務(wù)。三、兼職檔案員的選拔與任用（一）選拔程序1.各部門(mén)及所屬單位根據(jù)兼職檔案員的任職條件，推薦本部門(mén)及所屬單位的兼職檔案員人選。2.綜合管理部門(mén)對(duì)推薦人選進(jìn)行資格審查和面試，確定兼職檔案員名單。3.公司發(fā)文公布兼職檔案員名單，并頒發(fā)兼職檔案員聘書(shū)。（二）任用期限兼職檔案員的任用期限為[X]年，期滿后根據(jù)工作需要和考核情況進(jìn)行續(xù)聘或解聘。四、兼職檔案員的工作職責(zé)（一）檔案收集1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.定期對(duì)本部門(mén)及所屬單位的檔案收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案收集工作的及時(shí)、完整。（二）檔案整理1.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作。2.確保檔案整理工作的質(zhì)量，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊、編目準(zhǔn)確。（三）檔案歸檔1.將整理好的檔案及時(shí)移交公司檔案室進(jìn)行歸檔，確保檔案歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.協(xié)助公司檔案室做好檔案的接收、清點(diǎn)、核對(duì)等工作，辦理檔案交接手續(xù)。（四）檔案保管1.負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案的日常保管工作，確保檔案存放安全、有序。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（五）檔案利用1.按照公司檔案利用的有關(guān)規(guī)定，為公司內(nèi)部各部門(mén)及人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.做好檔案利用登記工作，記錄檔案利用的時(shí)間、內(nèi)容、利用人等信息，確保檔案利用的可追溯性。（六）檔案統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)本部門(mén)及所屬單位的檔案數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.及時(shí)向公司檔案室報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（七）檔案信息化建設(shè)1.協(xié)助公司檔案室做好檔案信息化建設(shè)工作，參與檔案數(shù)字化掃描、錄入等工作。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（八）其他工作1.完成公司檔案室交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。2.積極參加公司組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。五、兼職檔案員的培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.綜合管理部門(mén)定期組織兼職檔案員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)知識(shí)和技能等。2.鼓勵(lì)兼職檔案員參加外部組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，拓寬視野，提高業(yè)務(wù)水平。3.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)支持兼職檔案員參加培訓(xùn)，為其提供必要的學(xué)習(xí)條件和時(shí)間保障。（二）考核1.綜合管理部門(mén)每年對(duì)兼職檔案員的工作進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括檔案管理工作的完成情況、業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度等方面。2.考核方式采用個(gè)人自評(píng)、部門(mén)評(píng)價(jià)和綜合管理部門(mén)評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等次。對(duì)考核優(yōu)秀的兼職檔案員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)考核不合格的兼職檔案員，視情況進(jìn)行批評(píng)教育、限期整改或解聘。六、兼職檔案員的工作保障與激勵(lì)（一）工作保障1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)為兼職檔案員提供必要的工作條件，配備檔案管理所需的辦公設(shè)備和用品。2.兼職檔案員在履行檔案管理職責(zé)過(guò)程中，因工作需要占用工作時(shí)間的，所在部門(mén)應(yīng)給予支持和配合。（二）激勵(lì)措施1.公司對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的兼職檔案員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)形式包括榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金等。2.在兼職檔案員的職務(wù)晉升、職稱評(píng)定等方面，同等條件下優(yōu)先考慮。3.鼓勵(lì)兼職檔案員積極參與檔案管理創(chuàng)新工作，對(duì)提出合理化建議并取得顯著成效的，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。七、檔案管理工作的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.兼職檔案員的工作職責(zé)履行情況。2.檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門(mén)每年定期對(duì)各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：綜合管理部門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，綜合管理部門(mén)對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，綜合管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)及所屬單位限期整改。2.相