學(xué)校辦公管理系統(tǒng)

項目建議書

（軟件部分）

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目錄

L引言

在當(dāng)今社會里，也許沒有哪一種技術(shù)能象INTERNET這樣對我們的工作

方式、生活方式和學(xué)習(xí)方式帶來如此迅猛而強(qiáng)烈的影響。作為生產(chǎn)知識和人才

產(chǎn)品的“工廠”，學(xué)校更加直接地受到了INTERNET的沖擊。知識和人才是

教育的最終產(chǎn)品，其原材料則是信息。我們不難理解，“信息原材料”的獲取

將直接影響“最終產(chǎn)品”的質(zhì)量。在INTERNET時代，學(xué)校的教學(xué)將發(fā)生根

本性的變革。

2.系統(tǒng)需求

為滿足廣大教職教教職員工工辦公、教學(xué)、科研及其他事務(wù)需求，建立一

套校園辦公管理系統(tǒng)，目的在于為校園搭建高效靈活的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，加強(qiáng)協(xié)

作，提高學(xué)校整體工作效率，保證信息資源高效地收集、傳輸、存儲和共享,

提供強(qiáng)有利的信息服務(wù)和決策支持。使XX學(xué)校成為一個高管理水平、高產(chǎn)出、

高效率的現(xiàn)代化大學(xué)。

2.1.辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)功能需求：

一期辦公應(yīng)用主要實現(xiàn)通用公文管理系統(tǒng)、教師備課、學(xué)生在線考試系統(tǒng)、

多媒體電子教室系統(tǒng)，電子閱覽室系統(tǒng)和校務(wù)管理系統(tǒng)等方面的功能。

￡通用公文管理系統(tǒng)采用工作流的方式處理公文數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，在處理結(jié)束

之后即可送歸檔數(shù)據(jù)庫存檔，經(jīng)過一段時間累積的歸檔數(shù)據(jù)庫采用光盤存幃和

備份，可以保證辦公系統(tǒng)的正常工作和日后的查詢檢索。具體需求如下：

a）可以實現(xiàn)電子簽名，也可以與計算機(jī)筆輸入設(shè)備相連，實現(xiàn)手寫體簽

各項事務(wù)，以醒目方式、告警、短信等方式提醒個人事務(wù)，建立個人日程安排,

提供常用工具（如時鐘、日歷、計算器等）等功能。

22技術(shù)需求

w前瞻性：系統(tǒng)不僅要滿足目前的需求，也要滿足將來發(fā)展的需要；

切技術(shù)先進(jìn)、成熟可靠

/可變的流程化設(shè)計：簡單易學(xué)、快速靈活的開發(fā)手段才能開發(fā)出符合事

務(wù)需要的而且是需求多變的應(yīng)用。而且這樣的應(yīng)用適應(yīng)辦公事務(wù)應(yīng)用的流程化

處理特點(diǎn)。

必應(yīng)用界面友好

幺高效性：應(yīng)用程序要有較高的執(zhí)行效率，要結(jié)合硬件平臺及功能需求，

在硬件配置層及應(yīng)用軟件層進(jìn)行優(yōu)化。

n可移植性：應(yīng)用軟件應(yīng)具有很強(qiáng)的可移植性，可在多種硬件平臺、網(wǎng)

絡(luò)和操作系統(tǒng)環(huán)境下工作。

幺應(yīng)用軟件支持在線幫助功能，而且系統(tǒng)管理員能夠修改幫助文本。

藥系統(tǒng)結(jié)構(gòu)要符合層次性及模塊化的設(shè)計思想，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰合理，軟件

靈活，可根據(jù)今后的需求進(jìn)行擴(kuò)充。

幺系統(tǒng)設(shè)計符合INTRANET設(shè)計思想，采用先進(jìn)的WWW瀏覽技術(shù)，隨

著INTERNET的普及、WWW服務(wù)勢必成為技術(shù)的發(fā)展趨勢，是應(yīng)用的發(fā)展

方向，應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)與WWW系統(tǒng)之間的結(jié)合。

藥開放性：具備開放性的特點(diǎn)，能夠支持多種開發(fā)語言（VB,PB,C++,

Java,Ada,SmallTalk,等），支持與各種關(guān)系數(shù)據(jù)庫包括Oracle,Sybase,

SQLServer,WatcomSQL和ANSISQL等的互連；支持現(xiàn)有主流的網(wǎng)絡(luò)

協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。

幺安全性：應(yīng)具備強(qiáng)大完善的多級別安全控制；采用驗證、數(shù)字簽名、存

取控制、加密等多種技術(shù)手段，以及通過角色來定義安全級別，并且這種安

全控制貫穿于系統(tǒng)的各個層次。辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息一般涉及機(jī)關(guān)

的機(jī)密，而且不同的辦公人員在不同的時刻對辦公信息的處理權(quán)限也是不同

的，因此安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)

辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和

傳輸加密以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足

夠靈活，方便使用者掌握和利用。

上可管理性：系統(tǒng)的的可配置管理，提供完備的管理手段。如果管理人員

希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，系統(tǒng)能夠提供這樣的

手段和接口，如基于SNMP網(wǎng)管協(xié)議的軟件；或者使用WindowsNT的用戶

管理手段。

幺提供電子郵件功能：電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞與共享的工具和手段，

提供人與人之間通信的手段，保證每位教教職員工工有個人郵箱，實現(xiàn)教教職

員工工內(nèi)部之間，教教職員工工與外部INTERNET郵件的發(fā)送和接收。查看

自己的電子郵件信箱，閱讀處理有關(guān)信件；電子郵件系統(tǒng)具備新郵件到達(dá)提示

功能。可以及時打開自己的電子郵件信箱，閱讀有關(guān)郵件，并通過該郵件的指

示（鏈接指針、URL等）自動打開相關(guān)的辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)行下一步

的工作。

幺系統(tǒng)能夠自持各種復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)：復(fù)合文檔型數(shù)據(jù)不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)

類型。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式

出現(xiàn)，以各種格式化數(shù)據(jù)（如經(jīng)過排版的文字）混合存在的形式出現(xiàn)的，如在

行文中包含文字、圖形、表格，分成各種段落等等，多媒體信息（對象）也逐

漸成為越來越重要的辦公數(shù)據(jù)信息;也就是說辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息還

包含了各種各樣的數(shù)據(jù)對象（如Word文件、1?2-3工作表等等）。

/支持全文搜索功能：需要數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供對所有存儲信息的全文檢索引

擎。此外，這些不同的信息處理方式應(yīng)支持信息錄入、輸出的方式等等，如電

子郵件、掃描儀、傳真等均是系統(tǒng)輸入輸出的重要方式°

幺能支持協(xié)同工作和移動辦公：日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時

間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種決策?；ハ鄿贤ā⒑献鞯墓ぷ鞣绞?，使

人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，提高工作效率；支持外出人員在辦公

室以外的辦公手段，在外地，辦公人員可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，

通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；

此外，隨著Internet技術(shù)的普及和應(yīng)用，辦公自動化系統(tǒng)作為Intranet

的重要應(yīng)用必須能夠與Intemet相連接，包括電子郵件、Web發(fā)布等等，這

不僅溝通了機(jī)關(guān)內(nèi)外的信息、對外宣傳了，而且還可以進(jìn)一步提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，

實現(xiàn)電子商務(wù)與參與電子社區(qū)。

從OA系統(tǒng)里，使用相同的界面風(fēng)格就可以訪問和處理所有他所需要的信

息，包括辦公信息、教務(wù)信息、Internet信息等等，這將大大提高信息的利

用效率和信息系統(tǒng)的易用性，減少培訓(xùn)的代價。

3.系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃

建設(shè)一套全面的、先進(jìn)的辦公自動化系統(tǒng)，解決日常辦公的需要，并且能

夠?qū)崿F(xiàn)教師備課、學(xué)生在線考試系統(tǒng)、電子閱覽室、多媒體教室的功能，與實

現(xiàn)真正意義上的無紙化辦公，提高辦公效率，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教教職員工工

及時提供量化的決策依據(jù)。

4.總體構(gòu)架和平臺選擇

4.1,系統(tǒng)構(gòu)架

應(yīng)用系統(tǒng)采用集中式。應(yīng)用程序和文檔統(tǒng)一存儲于計算機(jī)中心的服務(wù)器

中，各處室用戶通過校園網(wǎng)訪問辦公管理系統(tǒng)，處理個人事務(wù)，瀏覽相關(guān)信息。

此種應(yīng)用大集中方式，不僅減少硬件網(wǎng)絡(luò)投資，更重要的是減少應(yīng)用的維護(hù)和

支持工作。當(dāng)系統(tǒng)升級和修改時，直接修改應(yīng)用程序，無須影響各處室的使用

情況。

Domino服務(wù)器分區(qū)允許在一臺計算機(jī)上運(yùn)行多個Domino服務(wù)器。使

用分區(qū)服務(wù)器將減少硬件費(fèi)用并將所需管理的計算機(jī)數(shù)量減至最少。每個分區(qū)

服務(wù)器有自己的Domino數(shù)據(jù)目錄和NOTES.INI文件，但所有的分區(qū)服

務(wù)器共享同一個Domino程序目錄。分區(qū)服務(wù)器使您能夠更有效地利用硬

件。在Domino系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中，分區(qū)服務(wù)器在提供安全性的同時也會提

供伸縮性。

如果一臺分區(qū)服務(wù)器停止運(yùn)行，那么其他分區(qū)服務(wù)器仍可以繼續(xù)運(yùn)行。因

此，運(yùn)行于其他分區(qū)服務(wù)器上的應(yīng)用程序由于其服務(wù)器繼續(xù)運(yùn)行，所以更可靠。

分區(qū)服務(wù)器遇到致命錯誤時，則可以在不重啟計算機(jī)的情況下重新啟動此分區(qū)

服務(wù)器。

4.2.應(yīng)用系統(tǒng)功能

學(xué)校辦公管理系統(tǒng)

校園文化校務(wù)管理事務(wù)管理

校

務(wù)

管

理

收

發(fā)

請

公

檔

報

文

文

案

示

告

表

管

管

管

報

傳

與

理

理

理

告

遞

通

知

43平臺選擇

目前比較流行的開發(fā)辦公系統(tǒng)的主流平臺：LotusDomino/Notes和

MicrosoftExchange等產(chǎn)品和解決方案，現(xiàn)對以上兩種產(chǎn)品及解決方案做一

比較。

LotusDomino/Notes

LotusNotes/Domino是業(yè)界公認(rèn)的群件“鼻祖”和事實標(biāo)準(zhǔn)，是領(lǐng)先的

Web應(yīng)用平臺。自1989年12月發(fā)布第1.0版以來，已具備10多年的發(fā)展歷史,

積累了豐富的經(jīng)驗。在電子郵件與群件、Web應(yīng)用市場，擁有最大的客戶群或最

大的市場份額。累計到1998年年底，全世界已有三千四百萬個客戶使用Lotus

Notes/Domino,現(xiàn)在Notes/Domino的用戶數(shù)將超過五千六百萬。

Lotus在電子郵件市場擁有豐富的經(jīng)驗，其擁有的另外一項著名產(chǎn)品是

Lotuscc:Mailocc:Mail在全球的用戶數(shù)達(dá)到一千四百萬，是基于局域網(wǎng)的電子

郵件系統(tǒng)產(chǎn)品之冠。盡管cc:Mail正在被LotusNotes/Domino取代，Lotus正

在將繼續(xù)繼承其優(yōu)點(diǎn)，確保LotusNotes/Domino為代表的新一代Lotus郵件產(chǎn)

品，繼續(xù)保持了在這一領(lǐng)域的領(lǐng)先地位。

LotusNotes/Domino是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以

及Web技術(shù)為一體的電子郵件、群件與Web應(yīng)用平臺。其目的是跨越地域、

處室之間的界限，使得工作人員傳遞、共享他們的信息與知識，從而提高群

組的工作效率。

LotusNotes/Domino的主要功能可以概述為：

w提供世界領(lǐng)先的電子郵件與報文傳遞功能。Notes郵件產(chǎn)品參考郵件與目

錄標(biāo)準(zhǔn)X.400、X.500設(shè)計，功能強(qiáng)大、完整，用戶界面友好而且可以由

用戶方便地實現(xiàn)客戶化定制。特別是新一代產(chǎn)品R5,增加了許多新的郵

件使用功能，而且易學(xué)易用。這些功能主要包括：將信件頭與信體分開，

使信件頭固定，方便用戶隨時查看信件的收、發(fā)件人；改進(jìn)的填址功能，

如快速Type-Ahead,Type-down（字頭匹配，模糊查找）功能，方便用

戶填入收件人地址；改進(jìn)的規(guī)則/代理功能，即使是沒有專業(yè)知識的最終

用戶也可以采用類似自然語言的定義，自己設(shè)計對郵件的自動處理規(guī)則或

代理；新增加的信件提示實用程序NotesMinder功能，用戶不必打開

Notes客戶機(jī)即可隨時獲得郵件到達(dá)的聲音、視覺提示，由于程序很小，

大大降低了對工作站內(nèi)存等系統(tǒng)資源的占用；增強(qiáng)的郵件常用選項設(shè)置，

如增加簽名文件；選擇信體以RTF文本形式、還是以HTML形式表示等等。

必除基本的郵件功能之外，還集成了日歷日程管理和待辦事宜管理功能。在

郵件系統(tǒng)的實際運(yùn)用中，郵件與使用者個人與群組的日程日歷安排、任務(wù)

安排有機(jī)地結(jié)合起來，提高了郵件系統(tǒng)的使用價值，事實上郵件系統(tǒng)成為

最終用戶的個人辦公系統(tǒng)。

藥內(nèi)置文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。任何一個單位的信息，均包括以結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)

構(gòu)化信息，前者以數(shù)值型、文本型信息為主，要求統(tǒng)計和關(guān)系運(yùn)算，而后

者除包含傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型外，以格式化RTF文本、多媒體信息為特點(diǎn)，主要

用于表示事務(wù)或辦公中各種文檔型信息，要求對信息的準(zhǔn)確表達(dá)、綜合管

理和快速檢索。實際上，郵件本身就是一個典型的非結(jié)構(gòu)化文檔型信息。

Notes/Domino本身提供的文檔數(shù)據(jù)庫機(jī)制，除了用于管理用戶郵箱外,

還是管理非結(jié)構(gòu)化、文檔型信息的不可缺少的手段，是郵件系統(tǒng)增值應(yīng)用、

工作流自動化應(yīng)用、Web應(yīng)用的基礎(chǔ)。針對文檔型數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，Notes提

供了全文搜索、版本控制、熱點(diǎn)鏈接等信息檢索和處理手段，滿足了最終

用戶對文檔型信息的處理需求。

/Notes是面向工作流自動化的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)與實施工具。事實上任何單

位的多數(shù)事務(wù)與辦公都是流程化的過程，傳統(tǒng)應(yīng)用往往局限于對整個流程

的個別環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化、自動化處理，隨著用戶需求的提高和信息技術(shù)的

廣泛應(yīng)用，工作流自動化應(yīng)用逐漸成為發(fā)展潮流，因為工作流自動化應(yīng)用

可以整體提高的工作效率。工作流自動化要求兩種最基本的信息處理手

段，即信息交換和共享，也稱為“肥和“拉”技術(shù)。Notes/Domino

就是包含了這兩種基本信息處理工具，即郵件和數(shù)據(jù)庫技術(shù)。利用

Notes/Domino自身提供的文檔數(shù)據(jù)庫、郵件路由、安全控制、全文檢

索等一系列面向應(yīng)用的高層次功能，用戶可以方便快捷地開發(fā)工作流自動

化應(yīng)用，如辦公自動化系統(tǒng)、專項事務(wù)應(yīng)用等。Notes提供了一系列應(yīng)用

開發(fā)構(gòu)件和工具，如表單、視圖、宏語言、LotusScript語言等，是符合

潮流的快速應(yīng)用開發(fā)工具。此外，應(yīng)用開發(fā)者還可以使用VB、

JavaScript^Java、C/C++等開發(fā)語言和工具，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)化辦公自動化

與工作流應(yīng)用。Notes應(yīng)用開發(fā)完畢后，可以通過Notes自身提供的復(fù)制

功能通過網(wǎng)絡(luò)安裝到每一臺服務(wù)器上，客戶端基本不需要特殊配置，因此

Notes/Domino同時還是一個網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的實施工具。

必提供完備的安全控制手段。Notes/Domino本身即提供了身份識別與驗證、

多層次訪問權(quán)限控制、加密與數(shù)字簽名等安全技術(shù)與手段，用戶不必集成

外界安全機(jī)制，即可保證信息系統(tǒng)的安全。此外，Notes也支持Internet

標(biāo)準(zhǔn)的安全技術(shù)，如X.509、SSL、S/MIME等。

*提供系統(tǒng)集成手段。特別是與關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的集成手段，包括簡單易用

的DB函數(shù)，功能完整的LotusScript對象類DominoConnector,以及

不必編程就可進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的DominoEnterpriseConnection

Service(DECS)等。Notes/Domino支持ODBC、JDBC等標(biāo)準(zhǔn)，也支

持與各種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的直接連接。

□支持各種開放標(biāo)準(zhǔn)，如HTTP、SMTP、POP3、IMAP4、LDAP、X.509

等；也支持MAPI等廠商標(biāo)準(zhǔn)。這一特點(diǎn)使得Notes系統(tǒng)可以與各種不同

廠家的產(chǎn)品互操作或相連集成。體現(xiàn)在服務(wù)器端，Domino服務(wù)器可以通

過上述協(xié)議與其他系統(tǒng)互連，如存儲/轉(zhuǎn)發(fā)郵件、交換目錄信息等；體現(xiàn)

在客戶機(jī)端，Notes客戶機(jī)可以直接連接各種服務(wù)器，如Web、POP3、

IMAP4、LDAP、SMTP服務(wù)器等等，是Notes成為真正意義的通用客戶

機(jī)，最終用戶只需要用Notes客戶機(jī)，不僅可以收發(fā)Notes郵件、使用

Notes應(yīng)用，還可以收發(fā)各種Internet標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的電子郵件、瀏覽Web。

□支持移動辦公。在各種網(wǎng)絡(luò)條件下，無論是電話撥號還是局域網(wǎng)連接。

Notes都可以使用，而且“場所”等特性可以方便使用者在不同的網(wǎng)絡(luò)

條件下的互相切換。Notes/Domino本身提供的字段級復(fù)制功能，可

以將信息下載到本地，然后脫線操作，大大了減少通訊費(fèi)用，提高了工

作效率。

利用Domino/Notes建立的信息集成系統(tǒng)，完全符合本系統(tǒng)對郵件與群

件平臺的要求。具有以卜,鮮明的特點(diǎn)：

集成性。最終用戶使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)，使

用同一套應(yīng)用軟件。在相同的、唯一的界面下，用戶可以獲得郵件信息、辦

公信息、專業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫信息、Internet信息等各個方面的信息。

這種集成能力是在軟件平臺一級獲得的，而不是通過二次開發(fā)“強(qiáng)加”上去

的。這大大減少開發(fā)的工作最，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。而且對最終用戶

來說，不需要在幾個客戶端軟件或是應(yīng)用程序之間、幾個服務(wù)器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)

源之間來回切換。

開發(fā)快捷、實施容易。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報的關(guān)鍵。電

子郵件功能是Domino/Notes的基本功能，在開始系統(tǒng)實施的很短時間內(nèi)，

就可以在全的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見到效益.而群件系統(tǒng)的應(yīng)用

或者辦公管理應(yīng)用則可以利用Notes/Domin。的快速開發(fā)、實施能力在較短

的時間內(nèi)實現(xiàn)。這非常適應(yīng)辦公管理需求多變、繁雜的特點(diǎn)。

管理容易、機(jī)制完整“由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立

在統(tǒng)一的平臺之上，主要的維護(hù)工作集中在應(yīng)用管理一級，管理工作的難度

與工作量大大降低。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人

員可以使用Notes/Domino完備的管理手段。如果管理人員希望借助其他軟

硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Domin。提供這樣的手段和

接口，如基于SNMP網(wǎng)管協(xié)議的NotesView軟件；或者使用WindowsNT

的用戶管理手段。

保有費(fèi)用低。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費(fèi)用包含了購買費(fèi)用、管理維護(hù)費(fèi)用、應(yīng)用

開發(fā)實施費(fèi)用、系統(tǒng)集成費(fèi)用等等。由于采用了功能強(qiáng)大的單一產(chǎn)品，本系

統(tǒng)的總體保有費(fèi)用在各方面都會降低。同時由于Notes/Domino的可開發(fā)特

點(diǎn)，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。

開放性。Lotus積極參加Internet/Intranet標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時在自己的

產(chǎn)品中遵循支持標(biāo)準(zhǔn)的原則。Notes/Domino支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、

郵件與報文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。本系統(tǒng)是一個內(nèi)部互連

的，又是一個可以與Internet互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不斷更新，本系

統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)。

可以獲得廠商的豐富經(jīng)驗與支持。Notes/Domino是一個成熟的產(chǎn)品，

在國內(nèi)外電子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位,Lotus以及代理商具備豐富

的成功經(jīng)驗。

但是LotusNotes/Domino產(chǎn)品是客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，用戶必須在自

己的客戶端安裝客戶端軟件，從而加大了系統(tǒng)推廣時安裝和維護(hù)的工作量。

同時LotusNotes/Domino客戶端軟件的具有自己的功能和風(fēng)格，使得人員

培訓(xùn)時必須對終端用戶的培訓(xùn)包括該軟件的使用操作培訓(xùn)，增大了培訓(xùn)量。

LotusNotes/Domino產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不是目前流行的瀏覽器/服務(wù)器的三層結(jié)構(gòu),

程序運(yùn)行時客戶端與服務(wù)器之間有大量的信息交互，所以要求網(wǎng)絡(luò)帶寬比較

高。

MicrosoftExchange

MicrosoftExchange產(chǎn)品由微軟開發(fā)，該產(chǎn)品的運(yùn)行風(fēng)格正式我們熟悉

的Windows風(fēng)格，所以用戶比較容易接受。同時MicrosoftExchange開發(fā)

的產(chǎn)品采用流行的瀏覽器/服務(wù)器的三層結(jié)構(gòu)，客戶端無須安裝任何軟件，從

而減輕了客戶端的安裝、維護(hù)和培訓(xùn)。

但是在以下幾方面存在不足:

目錄服務(wù)：Exchange目錄是獨(dú)立的，具有分離的目錄同步機(jī)制和完全不

同的一套命名規(guī)則。Exchange目錄本身是十分受限制的，只有1。來個可以

定制的字段，其中只支持一個RTF字段。由于使用基于郵件的目錄同步機(jī)制，

目錄同步缺乏準(zhǔn)確性。所以Microsoft推薦管理員經(jīng)常在Site間和Site內(nèi)用

一致性檢查程序來檢查同步的狀況，提示不準(zhǔn)確的復(fù)制。對一個與事務(wù)密切

相關(guān)的、級基礎(chǔ)設(shè)施的一部分，目錄具有如此的不確定性、不一致性，是不

可接受的。

安全性——身份驗證：MSExchange的驗證依賴于NT域服務(wù)，而NT

域服務(wù)的限制是眾所周知的。由于它是平面的，NT目錄服務(wù)很難擴(kuò)展到大型

中。NT域只能應(yīng)付幾百個帳號，為了將NT目錄服務(wù)擴(kuò)展到大的用戶環(huán)境就

必須建立和管理復(fù)雜的信任關(guān)系。

其次，NT查詢/響應(yīng)模式與基于證書的驗證模式相比較，功能薄弱，并

且很不適應(yīng)與遠(yuǎn)程用戶以及跨內(nèi)的連接?；谧C書的驗證模式要求用戶除了

知道保密口外還需持有數(shù)字證書，例如Domin。的用戶驗證模式?；谧C書

的驗證模式還支持跨組織之間的交叉驗證，特別跨的通訊。

/安全性——權(quán)限控制：MSExchange提供十分有限的訪問控制能力。

不能將訪問控制控制在是數(shù)據(jù)庫、文件夾、文檔、或字段級。

上安全性——加密/數(shù)字簽字：Microsoft承諾Exchange將通過充分利用NT的功能，以實現(xiàn)

最低的保有成本。然而，NT缺乏雙密鑰加密支持，所以Microsoft只能在Exchange服務(wù)器中捆

綁北方電訊的EnTrust產(chǎn)品。

結(jié)果是管理員必須面對兩個單獨(dú)的服務(wù)器安裝，為每個用戶建立另外的

帳號和保密口令以及煩瑣的例外安裝過程，這意味著在NT和Exchange的

安全模式上另外附加分離的安全機(jī)制。最終用戶也不得已面對不統(tǒng)一的加密

功能的設(shè)置、額外增加一個保密字記憶（并且使Exchange單次登錄變得無

意義），才能得到有限的加密/簽字功能。

＞工作流應(yīng)用：從產(chǎn)品設(shè)計上看，MSExchange幾乎不具備對工作流

應(yīng)用的支持。Exchange訪問控制模式?jīng)]有細(xì)化到支持象文檔級或子文檔級訪

問控制，其數(shù)字簽名能力缺乏支持多個數(shù)字簽字功能，而且不能用于表單，

其“過濾器”不支持基于時間調(diào)度的觸發(fā)方式。

＞開放性：而Exchange必須依賴NT,其客戶端只對Win32平臺提供

全部的功能。Exchange并不支持Java技術(shù)，不對SNMP的支持等等。

平臺選擇

對比分析了目前開發(fā)辦公系統(tǒng)的主流平臺，LotusDomino/Notes和

MicrosoftExchange等產(chǎn)品和解決方案，認(rèn)為LotusDomino/Notes的跨

平臺性能、承載能力、成熟度、市場占有率等都有明顯優(yōu)勢，所以選用Lolus

Domino/Notes作為開發(fā)平臺。

5.辦公系統(tǒng)軟件功能設(shè)計

5.1.個人事務(wù)

個人事務(wù)處理是辦公管理系統(tǒng)的基本元素，它是辦公管理系統(tǒng)的出發(fā)點(diǎn)又

是終止點(diǎn)，是辦公系統(tǒng)的門戶。

教師備課

利用〃我的教案〃、〃我的課件〃和〃我的收藏夾〃這樣三個獨(dú)特的功能設(shè)計把

資料瀏覽查找、教案編寫、課件制作和課堂授課等教學(xué)全過程無縫銜接在一

起。教書們在查找資料的同時可以編輯教案，可以隨時將文字、圖片等資料

拷貝粘貼到自己的教案當(dāng)中，系統(tǒng)還為教師們提供了教案集中管理功能，既

可以保存教書們利用備課系統(tǒng)編寫的教案，也可以將教書們以前編寫的教案

上傳到服務(wù)器上統(tǒng)一保存和管理。

課件是一種重要的教學(xué)手段，備課系統(tǒng)為教書們提供了強(qiáng)大的課件管理

功能，教書們可以使用各種多媒體工具直接利用備課系統(tǒng)中提供的多媒體資

料制作課件，然后將成品課件上傳到服務(wù)器上，授課時在網(wǎng)絡(luò)上的任何一臺

計算機(jī)上都可以直接調(diào)用服務(wù)器上保存的課件進(jìn)行教學(xué)，而不需要將課件到

處搭來拷去，極大地方便了教書們的教學(xué)活動。

目前絕大多數(shù)教書有自己獨(dú)特的教學(xué)思想和教學(xué)方法，而沒有受過多媒

體課件制作技術(shù)的專門訓(xùn)練，備課系統(tǒng)中提供的〃我的收藏夾〃獨(dú)特設(shè)計和功

能很好地解決了這一突出的矛盾。我們利用備課系統(tǒng)豐富的多媒體資料、強(qiáng)

大的多媒體支持能力和獨(dú)特的演示技術(shù)為教書們提供了一個非常簡單易用的

課件制作工具和授課平臺。在備課模式下教書們可以將備課系統(tǒng)中精彩的多

媒體資料添加到自己的收藏夾中，也可以將自己的多媒體資料上載到收藏夾

中，然后調(diào)整這些資料的演示順序，并為每個演示資料編寫板書內(nèi)容；上課

時教書們可以將收藏夾切換到授課狀態(tài)，這時就可以按照預(yù)先設(shè)定的順序演

示多媒體資料，并顯示相應(yīng)的板書內(nèi)容。利用這個獨(dú)特的功能，教書們就可

以輕松自如地將現(xiàn)代教育技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)過程中了。由于備課系統(tǒng)具有強(qiáng)大

的多媒體功能，能夠支持絕大多數(shù)多媒體格式，而目前的多媒體創(chuàng)作工具很

難達(dá)到這一點(diǎn)，因此從這個意義上講，備課系統(tǒng)為教書們提供了極其豐富的

多媒體教學(xué)資料，同時又解決復(fù)雜的技術(shù)問題，是教書們的海量資料庫和技

術(shù)支持平臺，教書們要做的就是根據(jù)自己的教學(xué)思路對這些進(jìn)行整理就可以

了。

個人文檔

終端用戶在此起草公文是用戶的個人資料保存庫，用戶可以用它來保存、

管理任何有價值的資料。這些資料可以是用戶摘錄自書報雜志的，可以是從

其它數(shù)據(jù)庫拷貝過來的，也可以是用戶起草過的文件的副本等等，內(nèi)容不限.

可以對這些文檔的自主分類，有效地管理和方便地查詢它們。

日程安排

對個人的工作日程，如：會議、約會、邀請、紀(jì)念日、任務(wù)等等進(jìn)行設(shè)置

備忘，并可設(shè)置鬧鈴提示，使之成為得力的私人秘書。

通訊錄

辦公人員的個人通訊錄，可以記錄事務(wù)伙伴或親朋好友等的聯(lián)絡(luò)信息以備

杳詢。

任務(wù)指派

用于在校園內(nèi)部自上而下的工作任務(wù)的指派，并監(jiān)控任務(wù)的完成情況。該

模塊有很大的靈活性便于各層次管理人員對教教職員工工工作的安排。具體

流程如下：

各級領(lǐng)導(dǎo)或秘書通過登記和指派任務(wù)交給相應(yīng)的下屬工作人員辦理，被指

派人員根據(jù)自己的工作任務(wù)通過填寫階段匯報向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況和工作進(jìn)

展，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時通過閱讀匯報了解工作進(jìn)展情況，從而決定任務(wù)是否完成

或取消。

外出設(shè)置

人員外出設(shè)置包括設(shè)置外出人員名稱、外出時間、外出事由、外出后的聯(lián)

系方式、外出后代理人和代辦人等。人員外出設(shè)置的信息有兩種作用:

一種當(dāng)本人需要外出時，可以設(shè)置外出時間表讓其他人員知道，人員外出

信息可通過“人員動態(tài)”系統(tǒng)查詢，以防其他人員安排與本人有關(guān)的工作時

發(fā)生沖突。

另一種在辦公處理過程中實現(xiàn)“代辦代理”功能。用戶設(shè)置的人員動態(tài)信

息與工作流的控制緊密相關(guān)，可以防止工作安排上的沖突，當(dāng)有工作需要外

出人員處理時，系統(tǒng)會提示該人員的外出信息，并詢問是否將工作轉(zhuǎn)交給其

“代辦人”或“代理人”辦理?！按k人”可以在授權(quán)人授權(quán)期間全權(quán)處理授

權(quán)人的工作，如審批文件、簽發(fā)文件、辦理工作等。“代理人”必須根據(jù)授權(quán)

人口頭或其他方式指示，通過電子處理方式，代替授權(quán)人處理文件，如將授

權(quán)人的意見輸入文件審批意見欄目，根據(jù)授權(quán)人的授意提交其他人處理。

“代辦代理”功能與現(xiàn)代管理思想相吻合，即每一個崗位均要有“替補(bǔ)”,

每位教教職員工工出差都不會影響工作的正常進(jìn)行。

常用工具

提供時鐘、日歷、計算器等常用工具。

52公文管理

公文管理是辦公管理系統(tǒng)的核心組成部分。標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的公文格式和流程

是其主要的特點(diǎn)。行政辦公系統(tǒng)通過預(yù)先定制的流程和用戶角色，規(guī)范和推

動正確、標(biāo)準(zhǔn)的公文使用和處理習(xí)慣，提升的管理水平。打破時空限制，促

進(jìn)教教職員工工之間的相互協(xié)作；擺脫人工傳遞的束縛，縮短公文處理時間，

提高的整體辦事效率。

在公文管理中，將通過代辦制和代理制處理人員外出的情況。代辦制是指

當(dāng)某人（領(lǐng)導(dǎo)）外出而無法及時處理文件時，由事先指定的人員（領(lǐng)導(dǎo)）代

替外出人員處理相應(yīng)的工作，并將處理情況通過電子郵件的方式閱知外出人

員。代理制是指某領(lǐng)導(dǎo)外出后由其秘書或助手查閱待處理的文件，并向領(lǐng)導(dǎo)

及時請示和匯報其內(nèi)容，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的口頭指示對該文件進(jìn)行處理.代辦和代

理制的實現(xiàn)要求行政辦公系統(tǒng)的各模塊與人員外出模塊有機(jī)地結(jié)合，共同實

現(xiàn)其功能。

公文管理是典型的標(biāo)準(zhǔn)工作流處理，公文流程設(shè)計和定義的好壞直接影響

將來流程調(diào)整的靈活性，及時應(yīng)對日常機(jī)構(gòu)和人員調(diào)整后公文處理的需要。

在多年開發(fā)的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，充分對事務(wù)流程進(jìn)行抽象，分析出管理的抽象的

邏輯模型，充分表達(dá)信息系統(tǒng)的規(guī)律，設(shè)計獨(dú)特的流程配置、統(tǒng)一工作流處

理和系統(tǒng)設(shè)置等功能，為系統(tǒng)帶來更多的應(yīng)變能力和擴(kuò)展性。

＞流程配置模塊：統(tǒng)一進(jìn)行工作流程的配置，以及流程運(yùn)轉(zhuǎn)過程中需要

的一些輔助信息的配置。該模塊給公文流轉(zhuǎn)提供強(qiáng)大的支撐作用。

對在辦公中所可能面臨的問題進(jìn)行充分抽象和面向?qū)ο笤O(shè)計。將流程分解

為“環(huán)節(jié)”（如處室經(jīng)理審核、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)送文件、辦理、閱

文等）和“路徑”（如送處室領(lǐng)導(dǎo)審核、送會簽、送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、送辦理等）

兩個對象，每個對象由非常多的屬性進(jìn)行描述，涉及到權(quán)限、行為、操作（方

法）等組成，并采用可視化方式表達(dá)，以便于設(shè)計。

可視化是一種表現(xiàn)形式，其最終形成的是對流程的描述文檔。的流程配置

采用多流程窮盡的表達(dá)方式，加之對路徑的權(quán)限劃分，對于不同角色的人員

在完成當(dāng)前工作“提交下一處理”時，系統(tǒng)會自動識別當(dāng)前處理人的權(quán)限和

可選擇的路徑，進(jìn)行相應(yīng)的處理。使流程控制變得規(guī)范，同時為不同角色人

員提供可定義的靈活性。在環(huán)節(jié)上考慮“并行”、“中行”、“是否能多人處理”、

“是否可退回”（2。多個屬性）等一系列行為以及當(dāng)前環(huán)節(jié)可調(diào)用的操作等。

流程配置中還定義了一些流程處理的輔助信息，如最終用戶處理文件時的

常用處理意見詞，方便用戶對文件的處理。

＞統(tǒng)一工作流處理操作：對一個文件的正常處理，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行

辦公，可以歸納為四種基本操作：

填寫處理意見：給出自己對文件的處理意見，支持從常用處理詞中選擇自

己的處理意見和一些快速輸入方法。

提交下一處理：當(dāng)文件處理人對文件采取肯定態(tài)度時，用此操作將文件提

交給F一處理人進(jìn)行處理。

退回：當(dāng)文件處理人對文件采取否定態(tài)度時，用此操作將文件退回到以前

的處理人進(jìn)行處理，可以單級退回，也可以多級退回。

流程跟蹤：當(dāng)需要查詢文件的處理情況時，如誰處理過，處理了多長時間

等，用此操作。

另外，該系統(tǒng)還提供了“收回”和“補(bǔ)發(fā)”等功能，用于解決文件處理過

程中漏發(fā)和誤發(fā)，同樣，該系統(tǒng)的工作流處理的標(biāo)準(zhǔn)操作。

＞組織機(jī)構(gòu)設(shè)置：是進(jìn)行辦公運(yùn)作的基礎(chǔ)。組織機(jī)構(gòu)定義的好壞，將直

接影響系統(tǒng)其它部分的運(yùn)轉(zhuǎn)。

深刻理解辦公的本質(zhì)與要求，結(jié)合以往實施項目的成功經(jīng)驗，提出在一個

廣域互聯(lián)的辦公管理系統(tǒng)中，消息的傳遞可分為機(jī)構(gòu)內(nèi)部的消息傳遞和機(jī)構(gòu)

之間的消息傳遞。據(jù)此，將組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置分為機(jī)構(gòu)內(nèi)的人員和組織設(shè)置（人

員和組織）和機(jī)構(gòu)之間的通訊接口（文件傳遞接口）。人員和組織與文件傳遞

接口之間保持著嚴(yán)格的信息同步。

文件傳遞接口定義了各機(jī)構(gòu)之間的層次關(guān)系、信息傳遞的接口。為機(jī)構(gòu)之

間進(jìn)行消息傳遞提供支撐作用。

人員與組織定義了機(jī)構(gòu)內(nèi)各組織的層次關(guān)系、各組織的人員信息等，為機(jī)

構(gòu)內(nèi)的消息傳遞提供支撐作用。同時，人員與組織還與服務(wù)器的目錄保持密

切聯(lián)系，如根據(jù)人員與組織信息來定義群組等。

發(fā)文管理

對學(xué)校的正式發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、發(fā)布等全流程進(jìn)行處理和監(jiān)控，

包含紅頭文件和處室發(fā)文等公文類型。在實際處理中可根據(jù)不同人員的權(quán)限

由系統(tǒng)計算每一處理步驟的可用路徑和候選人員，并過濾掉不合理和無效的

路徑。在大多數(shù)的情況下，可不必修改程序，僅通過調(diào)整相關(guān)的配置信息進(jìn)

行流程的優(yōu)化或重組。

目前學(xué)校發(fā)文包括紅頭文件、傳真電報、函等類型。

紅頭文件是以本名義向上級主管單位、本處室及下屬、外部單位發(fā)出的正

式的紅頭文件。涉及重大經(jīng)營活動及事件的對內(nèi)發(fā)文，也應(yīng)使用發(fā)文。文件

審批流程需經(jīng)過起草、科長審核、處室審核、會簽、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、

發(fā)布、歸檔的處理，具體流程見附錄“紅頭發(fā)文處理流程”。紅頭文件除能夠

通過該系統(tǒng)自動發(fā)布到下屬，或通過傳真服務(wù)系統(tǒng)發(fā)送到目前信息網(wǎng)未覆蓋

的單位，還能夠通過紙張打印發(fā)送到外單位。

傳真電報用于在本行業(yè)內(nèi)部傳達(dá)上級的指示，批轉(zhuǎn)下級的公文或者轉(zhuǎn)發(fā)上

級、同級和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；對上級單位的報告、請示等，傳真電報需

由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。傳真電報審批流程需經(jīng)過起草、科長審核、處室領(lǐng)導(dǎo)審核、會

簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)布、歸檔的處理，具體流程見附錄“傳真電報發(fā)文處理流

程傳真電報內(nèi)容、格式采用移動行業(yè)內(nèi)部廣泛使用的樣張。傳真電報除能

夠通過該系統(tǒng)自動發(fā)布到下屬，或通過傳真服務(wù)系統(tǒng)發(fā)送到目前信息網(wǎng)未覆

蓋的單位，還能夠通過紙張打印發(fā)送到外單位。

函是已名義發(fā)布的記錄會議內(nèi)容、決議等事項的文件，也適用于發(fā)送到不

相隸屬機(jī)關(guān)的正式公文。文件審批處理流程與紅頭文件相似。具體流程見附

錄“函發(fā)文處理流程”。

收文管理

對學(xué)校的收文和處室收文的全流程進(jìn)行處理和監(jiān)控，實現(xiàn)收文流轉(zhuǎn)的電子

化、自動化。針對分及外部單位發(fā)來的文件，可采用電子收文登記和實物收

文登記兩種方法予以解決。對未使用電子公文系統(tǒng)的外部單位，可將收到的

實物公文通過掃描、手工錄入等方式將其內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子格式在系統(tǒng)內(nèi)處理。

對已使用電子公文進(jìn)行文件處理的單位，可與其協(xié)商制定雙方通用的電子文

檔傳遞規(guī)則和接口標(biāo)準(zhǔn)，并使用此接口實現(xiàn)電子公文的跨系統(tǒng)的無縫傳遞。

收文處理流程包括登記、辦公室擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、分發(fā)、辦理或閱文（在

此環(huán)節(jié)中部處室領(lǐng)導(dǎo)可以繼續(xù)指派下一個辦理人和閱文人）、歸檔。具體流程

見附錄“收文處理流程”。

處室收文處理流程包括登記、處室領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理和閱文（在此環(huán)節(jié)中科

長可以繼續(xù)指派下一個辦理人和閱文人）。具體流程見附錄“收文處理流程”。

在收文處理中，各級處理人員的處理意見將被系統(tǒng)自動收集到收文處理單

上。為保證處理人填寫的意見的真實性，均利用數(shù)字簽名方式對各自的處理

意見文檔和簽名域加密。

在收文處理中，保證多人并行處理文件，提高文件處理效率。

請示報告

請示報告模塊山工作請示和工作報告兩部分組成。工作請示是指需要批辦

的文件；工作報告是總結(jié)、匯報性的文件，不需要批辦處理。請示和報告按

范圍的不同分為內(nèi)部請示、處室內(nèi)部請示、內(nèi)部報告、處室內(nèi)部報告。

工作請示又分為工作請示和處室工作請示兩種。工作請示經(jīng)過擬稿、科長

審核、處室領(lǐng)導(dǎo)審核、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理等完成該文件的處理過程（具體工作

流程見附錄“工作請示處理流程”）；處室工作請示經(jīng)過擬稿、科長審核、處

室領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“處室工

作請示處理流程”）。

工作報告又分為工作工作和處室工作報告兩種。工作報告經(jīng)過擬稿、科長

市核、處室領(lǐng)導(dǎo)審核、校領(lǐng)導(dǎo)閱示等完成該文件的處理過程（具體工作流程

見附錄“工作報告處理流程”）；處室工作報告經(jīng)過擬稿、科長審核、處室領(lǐng)

導(dǎo)閱示等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“處室工作報告處理

流程”）。

該模塊中各級處理人員的處理意見將被系統(tǒng)自動收集到收文處理單上。為

保證處理人填寫的意見的真實性，均利用數(shù)字簽名方式對各自的處理意見文

檔和簽名域加密。

檔案管理

檔案管理

案

案

文

卷

卷

件

定

借

歸

卷

義

閱

檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中保存了所有已歸檔的公文供查詢和備案，是保存

和管理檔案的場所。本數(shù)據(jù)庫不僅可與公文管理子系統(tǒng)結(jié)合使用，保管已歸

檔的收文、發(fā)文、簽報、傳閱件等文件；也可獨(dú)立使用，用于登錄非公文管

理子系統(tǒng)處理的其它文件。

為加強(qiáng)檔案管理，本數(shù)據(jù)庫存嚴(yán)格的借閱制度。也就是說，所有人員如需

閱讀本數(shù)據(jù)庫文件，都必須填寫一份借閱單，經(jīng)管理員批準(zhǔn)后方可閱讀。

檔案管理工作主要包括三項內(nèi)容：案卷定義（含類定義，子類定義），文

件歸卷（組卷、編目、拆卷、移動、封卷、注銷）和案卷借閱（查詢、借閱、

歸還）。

53校務(wù)管理

校務(wù)管理包括車輛管理、物品管理、會議管理、報表傳遞、人員動態(tài)、公

告通知。

車輛管理

車輛管理主要是對車輛建檔登記、司機(jī)信息登記（包括違章記錄）、車輛維

修記錄、耗油記錄、用車管理及事故登記等進(jìn)行管理；能夠?qū)崿F(xiàn)及時準(zhǔn)確地了解

公司里車輛及駕駛員的各種情況，隨時進(jìn)行管理和調(diào)整，并可實時統(tǒng)計公司車輛

維修和耗油的情況。分項統(tǒng)計車輛相關(guān)明細(xì)信息和匯總信息，形成相應(yīng)的統(tǒng)計報

表和分析圖表供領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)主管人員查看。

1、車輛登記

提供對公司所有主輛的登記和匯總統(tǒng)計功能，車輛管理員將公司的每個車

輛詳細(xì)登記在冊，包括車輛編號、品牌、型號、發(fā)動機(jī)號、車牌號、購買E

期、購買金額、車輛類型（貨/客）；規(guī)定載人數(shù)（規(guī)定載重）、大修日期等信

息；供以后維修、派車和統(tǒng)計公司車輛情況時用。

2、司機(jī)信息登記

提供對公司所有司機(jī)的登記和匯總統(tǒng)計功能，車輛管理員將公司的每人司

機(jī)詳細(xì)登記在冊，包括司機(jī)編號、司機(jī)姓名、駕駛證號、駕駛證類型、領(lǐng)證時

間、違章記錄等信息，供以后在派車和統(tǒng)計時用。

3、車輛維修記錄

提供對公司每輛主的維修明細(xì)信息和匯總統(tǒng)計功能，車輛管理員將記錄公

司每輛車的詳細(xì)維修信息，包括車輛編號、車輛名稱、維修時間、維修原因、

維修情況、維修費(fèi)用等信息，供以后杳詢和統(tǒng)計維修費(fèi)時用（可精確統(tǒng)計到任意

時間段某輛車的維修費(fèi)用）

4、耗油記錄

提供對公司每輛主的耗油明細(xì)和匯總統(tǒng)計功能，車輛管理員將記錄公司每

輛車的詳細(xì)耗油信息，包括車輛編號、車輛名稱、加油時間、行駛里程、耗油

量等信息，供以后查詢和統(tǒng)計耗油量時用（可精確統(tǒng)計到任意時間段某輛車的耗

油量）

5、用車管理

用車人填寫用車曰請，并提交相關(guān)主管人員。經(jīng)審批通過后，由車輛管理

員派車（指定出車司機(jī)、車輛和出車時間等信息），并在登記派車情況后通知用

車人和出車司機(jī)。

6、事故登記

是對公司所有車輛事故的登記，包括車輛編號、車輛名稱、出車司機(jī)、事

故時間、事故原因、處理結(jié)果等詳細(xì)信息；供以后查詢統(tǒng)計用。

統(tǒng)計

分項統(tǒng)計車輛相關(guān)明細(xì)信息和匯總信息，形成相應(yīng)的統(tǒng)計報表和分析圖表

供領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)主管人員查看C

1.流程

各部室在領(lǐng)用辦公用品庫存中沒有以辦公用品時要填寫辦公用品購買日

請，并提交相關(guān)主管人員，在T辦公室派車手理員將購買該辦公用品。

2、辦公用品購買登記

辦公用品管理員在購買辦司機(jī)班長派車A用品購買登記表包括所購

買辦公用品的品名、型號、購力八時Jr-上的買數(shù)量、購買金額、購買

駕駛員

人等信息；并登記入庫存中。-------亍-------

3、辦公用品領(lǐng)用申請辦公室統(tǒng)計

各部室在領(lǐng)用辦公用品時先填寫辦公用品領(lǐng)用申請單，并提交相關(guān)主管人

員審批，審批通過后到辦公用品管理員處領(lǐng)用該辦公用品。

4、辦公用品領(lǐng)用登記

在辦公用品管理員按辦公用品領(lǐng)用申請發(fā)放辦公用品后，將填寫辦公月品

領(lǐng)用登記表包括品名、型號、領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用數(shù)量等信

息，并核銷辦公用品庫存。

5、辦公用品發(fā)放管理

辦公用品發(fā)放管理是對公司同意發(fā)放辦公用品的登記，辦公用品管理員發(fā)

放并填寫辦公用品發(fā)放登記表包括品名、型號、發(fā)