辦公類物資管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司辦公類物資的管理，規(guī)范辦公類物資的采購(gòu)、使用、保管和處置等行為，合理控制辦公成本，提高辦公類物資的使用效率，保障公司各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工辦公類物資的管理活動(dòng)。本辦法所指辦公類物資包括但不限于辦公用品（如筆、紙、文件夾等）、辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）、辦公家具（如辦公桌、辦公椅等）以及其他與辦公相關(guān)的物資。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公類物資實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一處置的管理模式，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理。2.節(jié)約高效原則：堅(jiān)持勤儉節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)，合理配置和使用辦公類物資，提高物資的使用效率，降低辦公成本。3.合規(guī)合法原則：辦公類物資的采購(gòu)、使用、保管和處置等活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度。管理職責(zé)行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司辦公類物資管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.編制公司年度辦公類物資采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)工作。3.建立辦公類物資臺(tái)賬，對(duì)物資的采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放、使用和處置等進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)辦公類物資的驗(yàn)收、保管、調(diào)配和盤點(diǎn)工作。5.定期對(duì)辦公類物資的使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)建議。財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核辦公類物資采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。2.協(xié)助行政部門進(jìn)行辦公類物資的成本核算和分析。3.對(duì)辦公類物資的采購(gòu)、處置等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公類物資的需求申報(bào)和使用管理。2.配合行政部門做好辦公類物資的驗(yàn)收、盤點(diǎn)等工作。3.教育本部門員工愛(ài)護(hù)辦公類物資，遵守公司辦公類物資管理規(guī)定。員工職責(zé)1.合理使用辦公類物資，節(jié)約資源，杜絕浪費(fèi)。2.妥善保管個(gè)人使用的辦公類物資，如有丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并按規(guī)定進(jìn)行處理。3.遵守公司辦公類物資管理辦法，配合公司做好相關(guān)管理工作。采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃編制1.各部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前向行政部門提交下一年度辦公類物資需求計(jì)劃，詳細(xì)說(shuō)明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.行政部門根據(jù)各部門的需求計(jì)劃，結(jié)合公司實(shí)際情況，編制公司年度辦公類物資采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.因工作需要臨時(shí)增加辦公類物資采購(gòu)需求的，使用部門應(yīng)填寫《辦公類物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部門審批后，納入采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)方式1.對(duì)于常用的、標(biāo)準(zhǔn)化的辦公類物資，采用集中采購(gòu)的方式，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.對(duì)于金額較小、需求緊急的辦公類物資，可以采用零星采購(gòu)的方式，但應(yīng)選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，并嚴(yán)格控制采購(gòu)價(jià)格。3.對(duì)于特殊規(guī)格、定制化的辦公類物資，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的采購(gòu)方式，并進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和價(jià)格比較。采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、履行和管理工作，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同糾紛。3.采購(gòu)合同簽訂后，行政部門應(yīng)將合同副本送財(cái)務(wù)部門備案。采購(gòu)驗(yàn)收1.辦公類物資到貨后，行政部門應(yīng)組織使用部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同和采購(gòu)申請(qǐng)一致。2.驗(yàn)收合格的辦公類物資，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨或補(bǔ)貨事宜。3.驗(yàn)收人員應(yīng)在《辦公類物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，作為物資入庫(kù)和付款的依據(jù)。庫(kù)存管理入庫(kù)管理1.辦公類物資入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)《辦公類物資驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，核對(duì)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，做到整齊有序、標(biāo)識(shí)清晰。3.建立庫(kù)存物資明細(xì)賬，及時(shí)記錄物資的入庫(kù)、出庫(kù)和結(jié)存情況。保管管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，做好防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保物資的安全和完好。2.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。3.對(duì)于貴重、易損的辦公類物資，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、專人保管等。出庫(kù)管理1.使用部門需要領(lǐng)用辦公類物資時(shí)，應(yīng)填寫《辦公類物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部門審批后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的《辦公類物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放物資，并在物資明細(xì)賬上記錄領(lǐng)用情況。3.對(duì)于限量供應(yīng)的辦公類物資，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。庫(kù)存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期組織對(duì)庫(kù)存辦公類物資進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為每季度一次。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)包括實(shí)物盤點(diǎn)、賬實(shí)核對(duì)、差異分析等內(nèi)容。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《辦公類物資盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)查明原因，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。使用管理配備標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)各部門的工作性質(zhì)和實(shí)際需要，制定辦公類物資配備標(biāo)準(zhǔn)，明確各類物資的配備數(shù)量和使用年限。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照配備標(biāo)準(zhǔn)使用辦公類物資，不得超標(biāo)準(zhǔn)配備和使用。使用規(guī)范1.員工應(yīng)正確使用辦公類物資，按照操作規(guī)程使用辦公設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成物資損壞。2.不得將辦公類物資用于私人用途，嚴(yán)禁私自將公司物資外借或轉(zhuǎn)讓。3.對(duì)于共享使用的辦公類物資，使用人員應(yīng)遵守使用規(guī)定，保持物資的整潔和完好。維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)定期組織對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.使用部門和員工應(yīng)配合行政部門做好辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作，發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)報(bào)告。3.對(duì)于需要維修的辦公類物資，應(yīng)及時(shí)送修，并做好維修記錄。處置管理處置范圍辦公類物資的處置包括報(bào)廢、出售、捐贈(zèng)等。符合下列條件之一的辦公類物資可以申請(qǐng)?zhí)幹茫?.已達(dá)到規(guī)定的使用年限，且無(wú)法正常使用的。2.因技術(shù)進(jìn)步等原因，已被淘汰的。3.損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)費(fèi)用過(guò)高的。處置程序1.使用部門應(yīng)填寫《辦公類物資處置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、處置原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門。2.行政部門組織相關(guān)人員對(duì)擬處置的辦公類物資進(jìn)行鑒定，提出處置意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)處置的辦公類物資，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處置，并做好處置記錄。4.對(duì)于報(bào)廢的辦公類物資，應(yīng)及時(shí)清理出倉(cāng)庫(kù)，進(jìn)行妥善處理；對(duì)于出售或捐贈(zèng)的辦公類物資，應(yīng)簽訂相關(guān)協(xié)議，并辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。收入管理1.辦公類物資處置收入應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行管理，及時(shí)上繳財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將辦公類物資處置收入納入公司預(yù)算管理，用于補(bǔ)充辦公類物資采購(gòu)資金。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公類物資的采購(gòu)、使用、保管和處置等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公類物資資金使用情況的監(jiān)督，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。3.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)辦公類物資管理情況進(jìn)行審計(jì)，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。考核評(píng)價(jià)1.公司將辦公