違法公章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章管理，規(guī)范公章使用行為，防范因公章管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、各全資及控股子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）公章的管理。（三）定義1.公章：指公司在工商行政管理部門登記備案的、代表公司對外行使權(quán)力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。2.使用人：指因工作需要使用公章的公司員工，包括但不限于公司法定代表人、授權(quán)代表、部門負(fù)責(zé)人等。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：公章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.謹(jǐn)慎使用原則：公章使用應(yīng)確保用途合法、合規(guī)、合理，避免不當(dāng)使用給公司帶來風(fēng)險。3.專人專管原則：公章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，明確保管職責(zé)，確保公章安全。4.登記備案原則：公章使用應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記備案，留存相關(guān)資料，便于查詢和追溯。二、公章的刻制與啟用（一）刻制申請1.公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)因工作需要刻制公章的，應(yīng)填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司辦公室。2.公司辦公室對《公章刻制申請表》進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司法定代表人審批。（二）刻制流程1.經(jīng)公司法定代表人審批同意后，公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制公章。2.刻章單位完成公章刻制后，應(yīng)將公章及印章印模交公司辦公室驗(yàn)收。公司辦公室應(yīng)核對公章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)等是否與《公章刻制申請表》一致，并留存印章印模。（三）啟用備案1.公章刻制完成并驗(yàn)收合格后，公司辦公室應(yīng)填寫《公章啟用申請表》，詳細(xì)說明公章的啟用時間、啟用范圍等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批后，辦理公章啟用備案手續(xù)。2.公司辦公室應(yīng)將《公章啟用申請表》及公章印模復(fù)印件報(bào)送公司所在地工商行政管理部門、稅務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、公章的保管（一）保管人員1.公司公章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理規(guī)定。2.合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等其他公章由相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司公章管理規(guī)定，確保公章安全。（二）保管要求1.公章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，確保公章存放環(huán)境安全，防止公章被盜、丟失或損壞。2.公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章使用制度，不得擅自將公章交他人保管或使用，不得私自攜帶公章外出。3.公章保管人員應(yīng)定期對公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時報(bào)告公司辦公室，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）交接手續(xù)1.公章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接公章的，應(yīng)填寫《公章交接清單》，詳細(xì)列出交接的公章名稱、數(shù)量、啟用時間、保管期限等信息，并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)。2.公司辦公室應(yīng)派人監(jiān)交，確保公章交接手續(xù)完整、規(guī)范。交接完成后，公司辦公室應(yīng)將《公章交接清單》存檔備案。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章的使用范圍包括但不限于以下事項(xiàng)：以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件；公司對外發(fā)布的各類公文、函件、報(bào)表等；公司辦理工商登記、稅務(wù)登記、資質(zhì)證書等相關(guān)業(yè)務(wù)；公司對外投資、融資、擔(dān)保等重大事項(xiàng)；其他需要使用公司公章的事項(xiàng)。2.合同專用章的使用范圍僅限于以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。3.財(cái)務(wù)專用章的使用范圍僅限于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章的使用范圍僅限于公司法定代表人授權(quán)代表行使法定代表人職權(quán)的相關(guān)事項(xiàng)。（二）使用流程1.申請：使用人因工作需要使用公章的，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明使用公章的事項(xiàng)、用途、金額、期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司辦公室。2.審核：公司辦公室對《公章使用申請表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括使用事項(xiàng)是否合法、合規(guī)、合理，使用人是否具備相應(yīng)的授權(quán)等。審核通過后，報(bào)公司法定代表人審批。3.審批：公司法定代表人對《公章使用申請表》進(jìn)行審批，審批通過后，在《公章使用申請表》上簽字確認(rèn)。4.用?。汗卤９苋藛T根據(jù)公司法定代表人的審批意見，對《公章使用申請表》進(jìn)行核對無誤后，方可在相關(guān)文件上加蓋公章。用印時應(yīng)確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。5.登記備案：公章使用完成后，公章保管人員應(yīng)及時在《公章使用登記簿》上進(jìn)行登記備案，詳細(xì)記錄使用公章的時間、事項(xiàng)、用途、金額、期限、使用人等信息，并留存《公章使用申請表》等相關(guān)資料。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，使用人無法事先填寫《公章使用申請表》并履行審批手續(xù)的，應(yīng)通過電話、短信等方式向公司法定代表人或授權(quán)代表報(bào)告，經(jīng)同意后方可使用公章。使用后，使用人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《公章使用登記簿》上注明情況。2.涉及公司重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等法律文件，在加蓋公章前，公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)、合理。五、公章的停用與銷毀（一）停用原因1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，原公章不再使用的；2.因公章?lián)p壞、遺失等原因，需要重新刻制公章的；3.其他需要停用公章的原因。（二）停用流程1.公司辦公室應(yīng)及時通知各部門、各分支機(jī)構(gòu)停止使用已停用的公章，并收回已發(fā)放的公章。2.公司辦公室應(yīng)填寫《公章停用申請表》，詳細(xì)說明公章停用的原因、時間等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批后，辦理公章停用備案手續(xù)。3.公司辦公室應(yīng)將《公章停用申請表》及停用公章報(bào)送公司所在地工商行政管理部門、稅務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（三）銷毀處理1.已停用的公章應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，銷毀工作應(yīng)由公司辦公室會同相關(guān)部門共同進(jìn)行。2.銷毀方式可采用粉碎、熔化等方式，確保公章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。3.公司辦公室應(yīng)填寫《公章銷毀清單》，詳細(xì)記錄銷毀公章的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并將《公章銷毀清單》存檔備案。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公司公章的管理和使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保公章管理規(guī)范、使用合規(guī)。2.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)配合公司辦公室的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)主動接受工商行政管理部門、稅務(wù)部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.公司應(yīng)積極配合司法機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等部門的調(diào)查取證工作，如實(shí)提供公章管理和使用的相關(guān)資料和信息。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管公章的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.因公章管理不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究