撤備案合同管理辦法總則目的為規(guī)范撤備案合同的管理，維護公司的合法權(quán)益，確保合同的撤銷備案工作依法、有序進行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有需要進行撤備案處理的合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等各類商務(wù)合同。定義撤備案合同是指已經(jīng)在相關(guān)政府部門或機構(gòu)完成備案登記，因各種原因需要撤銷該備案的合同。管理職責(zé)合同管理部門1.負責(zé)制定和完善撤備案合同管理的相關(guān)制度和流程。2.對撤備案合同的申請進行審核和登記。3.協(xié)調(diào)相關(guān)部門和外部機構(gòu)，推進撤備案工作的順利進行。4.建立撤備案合同管理檔案，對相關(guān)資料進行妥善保管。業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)提出撤備案合同的申請，并提供相關(guān)的證明材料和說明。2.配合合同管理部門進行撤備案工作的調(diào)查和核實。3.與合同相對方進行溝通和協(xié)商，處理撤備案過程中涉及的相關(guān)事宜。法務(wù)部門1.對撤備案合同的合法性和合規(guī)性進行審查。2.提供法律意見和建議，協(xié)助處理撤備案過程中可能出現(xiàn)的法律糾紛。3.參與合同的起草和修訂，確保合同條款符合撤備案的相關(guān)要求。財務(wù)部門1.對撤備案合同涉及的財務(wù)事項進行審核和處理。2.協(xié)助合同管理部門和業(yè)務(wù)部門，處理撤備案過程中的資金結(jié)算和退款事宜。撤備案合同的申請與受理申請條件符合以下情形之一的合同，可申請撤備案：1.合同雙方協(xié)商一致，決定解除合同。2.因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法履行。3.合同存在重大誤解、顯失公平等情形，經(jīng)法院或仲裁機構(gòu)判決或裁決撤銷合同。4.合同違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定，被相關(guān)部門責(zé)令撤銷備案。5.其他經(jīng)公司認定需要撤備案的情形。申請材料業(yè)務(wù)部門申請撤備案合同，應(yīng)向合同管理部門提交以下材料：1.《撤備案合同申請表》，詳細說明撤備案的原因、合同基本信息等。2.合同原件及復(fù)印件。3.與撤備案原因相關(guān)的證明材料，如雙方協(xié)商一致的解除協(xié)議、法院或仲裁機構(gòu)的判決書或裁決書、相關(guān)部門的責(zé)令整改通知書等。4.其他需要提供的材料。受理流程1.合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的撤備案申請材料后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行初步審核。2.審核內(nèi)容包括申請材料的完整性、真實性和合法性。3.如申請材料不完整，合同管理部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門補充材料；如申請材料不符合要求，應(yīng)說明理由并退回申請。4.經(jīng)初步審核符合要求的，合同管理部門應(yīng)予以受理，并在《撤備案合同申請表》上簽署受理意見。撤備案合同的審查與審批審查內(nèi)容1.法務(wù)部門對撤備案合同的合法性和合規(guī)性進行審查，重點審查合同的簽訂、履行、解除等環(huán)節(jié)是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，以及撤備案的原因是否具有法律依據(jù)。2.財務(wù)部門對撤備案合同涉及的財務(wù)事項進行審查，包括合同款項的支付情況、是否存在未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)等。3.合同管理部門對撤備案合同的申請理由、相關(guān)證明材料等進行綜合審查，評估撤備案對公司的影響。審查流程1.合同管理部門將受理的撤備案申請材料分別送法務(wù)部門和財務(wù)部門進行審查。2.法務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。3.合同管理部門根據(jù)法務(wù)部門和財務(wù)部門的審查意見，進行綜合評估，提出處理建議。審批流程1.撤備案合同的審批按照公司的分級審批制度進行。2.對于金額較小、影響較小的撤備案合同，由合同管理部門負責(zé)人審批；對于金額較大、影響較大的撤備案合同，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.審批通過后，合同管理部門應(yīng)在《撤備案合同申請表》上簽署審批意見。撤備案合同的實施與監(jiān)督實施流程1.經(jīng)審批同意撤備案的合同，合同管理部門應(yīng)及時與相關(guān)政府部門或機構(gòu)聯(lián)系，辦理撤備案手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合合同管理部門，提供必要的協(xié)助和支持。3.辦理撤備案手續(xù)過程中，應(yīng)按照相關(guān)部門的要求，提交準確、完整的材料，并及時跟進辦理進度。4.撤備案手續(xù)辦理完成后，合同管理部門應(yīng)及時將相關(guān)證明文件反饋給業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門。監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)對撤備案合同的實施情況進行跟蹤和監(jiān)督，確保撤備案工作按照規(guī)定的流程和時間要求完成。2.定期對撤備案合同的管理情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.接受公司內(nèi)部審計部門的審計監(jiān)督，確保撤備案工作的合規(guī)性和真實性。撤備案合同的檔案管理檔案內(nèi)容撤備案合同的檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.《撤備案合同申請表》及相關(guān)審批文件。2.合同原件及復(fù)印件。3.與撤備案原因相關(guān)的證明材料。4.撤備案手續(xù)辦理過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件和證明。5.其他與撤備案合同有關(guān)的資料。檔案保管1.合同管理部門應(yīng)建立專門的撤備案合同檔案庫，對撤備案合同的檔案進行集中保管。2.檔案應(yīng)按照合同編號和時間順序進行分類整理，確保檔案的完整性和可查閱性。3.檔案的保管期限按照公司的檔案管理制度執(zhí)行，一般不少于[X]年。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱撤備案合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改或泄露檔案內(nèi)容。責(zé)任追究業(yè)務(wù)部門責(zé)任業(yè)務(wù)部門如存在以下情形之一，導(dǎo)致撤備案工作延誤或給公司造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的責(zé)任：1.未按照規(guī)定的時間和要求提交撤備案申請材料。2.提供虛假的證明材料或隱瞞重要事實。3.未積極配合合同管理部門和其他相關(guān)部門，推進撤備案工作的進行。合同管理部門責(zé)任合同管理部門如存在以下情形之一，導(dǎo)致撤備案工作出現(xiàn)問題的，應(yīng)承擔相應(yīng)的責(zé)任：1.未按照規(guī)定的流程和時間要求受理、審查和審批撤備案申請。2.未及時與相關(guān)政府部門或機構(gòu)聯(lián)系，辦理撤備案手續(xù)。3.未妥善保管撤備案合同的檔案，導(dǎo)致檔案丟失