采購(gòu)票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)票據(jù)管理，規(guī)范采購(gòu)票據(jù)的開(kāi)具、取得、審核、傳遞、保管及核銷等行為，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和完整性，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在采購(gòu)商品、接受勞務(wù)等活動(dòng)中涉及的各類票據(jù)管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)票據(jù)的管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：票據(jù)所反映的采購(gòu)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際交易相符。3.完整性原則：票據(jù)的各項(xiàng)要素填寫齊全，印章清晰，手續(xù)完備。4.及時(shí)性原則：及時(shí)取得、審核、傳遞和保管采購(gòu)票據(jù)，確保票據(jù)信息的時(shí)效性。二、采購(gòu)票據(jù)的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司采購(gòu)貨物、接受應(yīng)稅勞務(wù)且取得增值稅一般納稅人資格的供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票。增值稅專用發(fā)票是公司進(jìn)行增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣的重要憑證。（二）增值稅普通發(fā)票1.對(duì)于向小規(guī)模納稅人采購(gòu)貨物或接受勞務(wù)，以及采購(gòu)一些不屬于增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目的商品或服務(wù)，應(yīng)取得增值稅普通發(fā)票。2.增值稅普通發(fā)票作為公司成本費(fèi)用核算的依據(jù)之一。（三）機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票用于公司采購(gòu)機(jī)動(dòng)車時(shí)取得的發(fā)票，是辦理機(jī)動(dòng)車注冊(cè)登記、繳納車輛購(gòu)置稅等手續(xù)的重要憑證。（四）農(nóng)產(chǎn)品收購(gòu)發(fā)票公司向農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者個(gè)人收購(gòu)自產(chǎn)農(nóng)產(chǎn)品時(shí)，可自行開(kāi)具農(nóng)產(chǎn)品收購(gòu)發(fā)票，并按規(guī)定計(jì)算抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。（五）財(cái)政監(jiān)制票據(jù)在采購(gòu)涉及財(cái)政性資金支付的貨物或服務(wù)時(shí)，如購(gòu)買政府集中采購(gòu)目錄內(nèi)的商品，應(yīng)取得財(cái)政監(jiān)制的票據(jù)，作為財(cái)務(wù)報(bào)銷和資金支付的合法依據(jù)。（六）其他發(fā)票根據(jù)實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和要求，可能涉及取得其他特定類型的發(fā)票，如運(yùn)輸發(fā)票、海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書(shū)等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和使用。三、采購(gòu)票據(jù)的開(kāi)具（一）采購(gòu)部門職責(zé)1.采購(gòu)人員應(yīng)在簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議時(shí)，明確約定供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票的種類、內(nèi)容、開(kāi)票時(shí)間等要求。2.對(duì)于需要預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票。3.在采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生變更或終止時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商辦理發(fā)票的變更或作廢手續(xù)。（二）供應(yīng)商開(kāi)票要求1.供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定，包括發(fā)票的格式、內(nèi)容填寫、印章加蓋等。2.發(fā)票的抬頭應(yīng)填寫公司全稱，不得簡(jiǎn)寫、錯(cuò)寫。3.發(fā)票上應(yīng)注明商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等詳細(xì)信息，確保與采購(gòu)合同或訂單一致。4.發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商的發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰可辨，不得加蓋財(cái)務(wù)專用章或其他印章。（三）開(kāi)票時(shí)間規(guī)定1.一般情況下，供應(yīng)商應(yīng)在貨物交付或勞務(wù)提供完成并經(jīng)公司驗(yàn)收合格后的[X]個(gè)工作日內(nèi)開(kāi)具發(fā)票。2.對(duì)于分期付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的付款進(jìn)度分別開(kāi)具發(fā)票。（四）特殊情況處理1.如因供應(yīng)商原因無(wú)法及時(shí)開(kāi)具發(fā)票的，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定開(kāi)票時(shí)間，并取得供應(yīng)商的書(shū)面承諾。2.若采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及退貨、折讓等情況，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商開(kāi)具紅字發(fā)票，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、采購(gòu)票據(jù)的取得（一）驗(yàn)收環(huán)節(jié)要求1.驗(yàn)收人員在對(duì)采購(gòu)貨物或勞務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查發(fā)票的相關(guān)信息是否與實(shí)際驗(yàn)收情況相符。2.對(duì)于發(fā)票內(nèi)容與驗(yàn)收結(jié)果不一致的情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商溝通解決。（二）取得時(shí)間要求1.采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票，原則上不得超過(guò)業(yè)務(wù)發(fā)生后的[X]個(gè)自然月。2.對(duì)于緊急采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)取得發(fā)票。（三）取得方式1.采購(gòu)人員應(yīng)盡量取得紙質(zhì)發(fā)票原件，如因特殊原因無(wú)法取得紙質(zhì)發(fā)票原件的，可取得發(fā)票復(fù)印件，但必須加蓋供應(yīng)商公章，并注明“與原件相符”字樣。2.對(duì)于通過(guò)電子發(fā)票系統(tǒng)開(kāi)具的發(fā)票，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)下載并保存電子發(fā)票版式文件，確保其真實(shí)性和完整性。（四）審核要點(diǎn)1.發(fā)票的真實(shí)性審核：通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等渠道核實(shí)發(fā)票的真?zhèn)巍?.發(fā)票的合法性審核：檢查發(fā)票是否符合國(guó)家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定，是否存在虛開(kāi)、代開(kāi)等違法行為。3.發(fā)票的完整性審核：審核發(fā)票的各項(xiàng)要素填寫是否齊全，印章是否加蓋完整，發(fā)票聯(lián)次是否齊全。4.發(fā)票與采購(gòu)業(yè)務(wù)的一致性審核：核對(duì)發(fā)票上的商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額等信息是否與采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證一致。五、采購(gòu)票據(jù)的傳遞（一）傳遞流程1.采購(gòu)人員取得發(fā)票后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將發(fā)票及相關(guān)附件（如采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等）傳遞給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門在收到采購(gòu)票據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，對(duì)于審核無(wú)誤的票據(jù)，在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行賬務(wù)處理；對(duì)于審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的票據(jù)，應(yīng)及時(shí)退回采購(gòu)人員，并說(shuō)明原因，要求采購(gòu)人員與供應(yīng)商溝通解決。3.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將財(cái)務(wù)部門退回的問(wèn)題票據(jù)反饋給供應(yīng)商，督促供應(yīng)商進(jìn)行整改，并在整改完成后重新將票據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門。（二）傳遞方式1.紙質(zhì)票據(jù)應(yīng)通過(guò)專人送達(dá)、郵寄等方式傳遞，確保票據(jù)的安全和及時(shí)送達(dá)。2.電子票據(jù)可通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)等方式進(jìn)行傳遞，但應(yīng)確保電子文件的完整性和可追溯性。（三）交接記錄1.采購(gòu)人員與財(cái)務(wù)部門之間應(yīng)建立采購(gòu)票據(jù)交接記錄，詳細(xì)記錄票據(jù)的名稱、數(shù)量、傳遞時(shí)間、交接人等信息。2.交接記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和核對(duì)。六、采購(gòu)票據(jù)的保管（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)票據(jù)的統(tǒng)一保管，指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的日常管理工作。2.票據(jù)保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保票據(jù)的安全和完整。（二）保管方式1.紙質(zhì)票據(jù)應(yīng)分類存放于專用的票據(jù)柜中，按照發(fā)票的種類、年度、月份等進(jìn)行整理和歸檔。2.電子票據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.增值稅專用發(fā)票、海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書(shū)等涉及增值稅抵扣的票據(jù)，保管期限為自發(fā)票開(kāi)具之日起[X]年。2.其他采購(gòu)票據(jù)的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不得少于[X]年。（四）票據(jù)銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限且已無(wú)保存價(jià)值的采購(gòu)票據(jù)，由票據(jù)保管人員提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.票據(jù)銷毀應(yīng)制定詳細(xì)的銷毀清單，記錄銷毀票據(jù)的種類、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，并由財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門共同監(jiān)督銷毀過(guò)程。七、采購(gòu)票據(jù)的核銷（一）核銷流程1.采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)采購(gòu)票據(jù)，并與采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、付款憑證等進(jìn)行核對(duì)，確保票據(jù)與業(yè)務(wù)的一致性。2.采購(gòu)人員將核對(duì)無(wú)誤的采購(gòu)票據(jù)及相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)核銷處理。3.對(duì)于已核銷的采購(gòu)票據(jù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在票據(jù)上加蓋“已核銷”印章，并進(jìn)行標(biāo)記，防止重復(fù)使用。（二）核銷依據(jù)1.采購(gòu)票據(jù)的核銷應(yīng)以采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、付款憑證等相關(guān)憑證為依據(jù)，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，在取得發(fā)票并完成驗(yàn)收后，應(yīng)及時(shí)沖減預(yù)付款項(xiàng)，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（三）核銷差異處理1.如在采購(gòu)票據(jù)核銷過(guò)程中發(fā)現(xiàn)票據(jù)金額與采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等不一致的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員溝通，查明原因。2.對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕痤~差異，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，重新開(kāi)具發(fā)票或調(diào)整付款金額；對(duì)于因業(yè)務(wù)操作失誤等原因?qū)е碌牟町?，?yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行處理，并及時(shí)調(diào)整賬務(wù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)票據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)票據(jù)的開(kāi)具、取得、審核、傳遞、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）財(cái)務(wù)部門自查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)票據(jù)進(jìn)行自查，檢查票據(jù)的管理情況是否規(guī)范，賬務(wù)處理是否準(zhǔn)確。2.對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并建立健全相關(guān)內(nèi)部控制制度，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的采購(gòu)票據(jù)管理行為，公司