受控文件章管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司受控文件的管理，確保文件的有效性、保密性和可追溯性，規(guī)范受控文件章的使用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及受控文件章使用、管理的部門和人員。受控文件是指按照公司規(guī)定需要進(jìn)行嚴(yán)格控制、分發(fā)、更改和回收的文件，包括但不限于質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、圖紙、合同等。定義受控文件章是公司用于標(biāo)識受控文件的專用印章，加蓋受控文件章的文件表示該文件為有效版本，具有權(quán)威性和約束性。管理職責(zé)行政部門行政部門是受控文件章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)受控文件章的刻制、發(fā)放、回收、銷毀等管理工作；建立受控文件章使用臺賬，對文件章的使用情況進(jìn)行記錄和監(jiān)督；定期對受控文件章的使用情況進(jìn)行檢查和評估。文件使用部門各文件使用部門負(fù)責(zé)本部門受控文件的申請蓋章、保管和使用；確保文件的使用符合公司規(guī)定和相關(guān)要求；及時向行政部門反饋文件使用過程中出現(xiàn)的問題。印章管理人員印章管理人員負(fù)責(zé)受控文件章的日常保管和使用操作，嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行蓋章；確保印章的安全和完好，防止印章被盜用、濫用。受控文件章的刻制與發(fā)放刻制申請當(dāng)公司需要新增受控文件章時，由行政部門根據(jù)公司文件管理需求提出刻制申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并填寫《受控文件章刻制申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行刻制?？讨屏鞒绦姓块T選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨七^程中，行政部門應(yīng)與刻制單位保持溝通，確保印章的規(guī)格、樣式、字體等符合公司要求?？讨仆瓿珊?，刻制單位應(yīng)提供印章的印模和相關(guān)證明文件。發(fā)放登記印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，將印章發(fā)放給使用部門，并填寫《受控文件章發(fā)放登記表》，記錄印章的發(fā)放時間、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人等信息。使用部門領(lǐng)取印章后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。受控文件章的使用使用范圍受控文件章僅用于公司內(nèi)部受控文件的標(biāo)識，包括文件的正本、副本、復(fù)印件等。嚴(yán)禁將受控文件章用于非受控文件、私人文件或其他無關(guān)文件。使用流程1.申請：文件使用部門需要加蓋受控文件章時，應(yīng)填寫《受控文件章使用申請表》，注明文件名稱、編號、使用原因、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：《受控文件章使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的重要性和使用范圍進(jìn)行審批，確保文件的使用符合公司規(guī)定。3.蓋章：印章管理人員根據(jù)審批通過的《受控文件章使用申請表》，在文件指定位置加蓋受控文件章。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、完整，不得模糊、重疊。4.記錄：印章管理人員應(yīng)在《受控文件章使用臺賬》中記錄蓋章時間、文件名稱、編號、使用部門、審批人等信息，以便日后查詢和追溯。特殊情況處理在緊急情況下，如文件需要立即蓋章發(fā)放，但無法及時履行審批手續(xù)時，使用部門應(yīng)先電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后可先蓋章，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。受控文件章的保管保管要求1.受控文件章應(yīng)存放在專門的保險柜或印章盒中，由專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意將鑰匙交給他人。2.保管人員應(yīng)定期檢查印章的使用情況和完好程度，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向行政部門報告。3.嚴(yán)禁在空白文件上加蓋受控文件章。如因工作需要，確需在空白文件上加蓋印章的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在文件上注明用途和有效期。交接管理當(dāng)保管人員發(fā)生變動時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在行政部門的監(jiān)督下，對印章進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，并填寫《受控文件章交接登記表》，記錄交接時間、交接人、接交人等信息。交接完成后，接交人應(yīng)承擔(dān)印章保管的責(zé)任。受控文件章的回收與銷毀回收當(dāng)受控文件章因使用期滿、損壞、停用等原因不再使用時，使用部門應(yīng)及時將印章交回行政部門。行政部門應(yīng)填寫《受控文件章回收登記表》，記錄回收時間、回收部門、印章編號等信息。銷毀行政部門對回收的受控文件章進(jìn)行集中管理，定期進(jìn)行銷毀。銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《受控文件章銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保印章被徹底銷毀。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《受控文件章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查定期檢查行政部門應(yīng)定期對受控文件章的使用和管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用流程的執(zhí)行情況、使用記錄的完整性等。檢查周期為每季度一次。不定期抽查除定期檢查外，行政部門還應(yīng)不定期對受控文件章的使用情況進(jìn)行抽查，以確保印章的使用符合公司規(guī)定。抽查結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門和人員，并要求其進(jìn)行整改。違規(guī)處理對違反本辦法規(guī)定使用、保管受控文件章的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過、降職、辭退等處分；