內(nèi)控制合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.風(fēng)險防范原則：建立健全合同風(fēng)險評估和防控機制，對合同簽訂、履行過程中的風(fēng)險進行識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。3.全面管理原則：對合同從簽訂前的調(diào)查、談判、起草，到簽訂后的履行、變更、終止等全過程進行全面管理，確保合同管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。4.分工協(xié)作原則：明確各部門在合同管理中的職責(zé)分工，加強部門之間的協(xié)作配合，形成合同管理合力。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門：負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同管理工作，審核合同文本，參與重大合同談判，處理合同糾紛等。2.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，對合同的真實性、合法性、完整性負(fù)責(zé)，及時向合同管理部門報送合同簽訂、履行情況等相關(guān)信息。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對合同文本進行法律審查，提供法律咨詢和法律意見，參與合同糾紛的處理，維護公司合法權(quán)益。4.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核合同的財務(wù)條款，監(jiān)督合同款項的收付，對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)分析，防范財務(wù)風(fēng)險。二、合同簽訂管理（一）合同調(diào)查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)對合同對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力、財務(wù)狀況等進行調(diào)查，確保合同對方具備簽訂和履行合同的能力。2.調(diào)查內(nèi)容包括但不限于：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、涉訴情況等。3.對于重大合同或風(fēng)險較高的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)委托專業(yè)機構(gòu)進行盡職調(diào)查，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果制定相應(yīng)的風(fēng)險防控措施。（二）合同談判1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同調(diào)查情況，組織相關(guān)人員與合同對方進行談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等主要條款。2.談判過程中，應(yīng)當(dāng)充分了解對方的需求和意圖，合理表達己方的意見和要求，爭取有利的合同條款。3.對于重大合同或涉及公司重大利益的合同，應(yīng)當(dāng)由公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參與談判，并做好談判記錄。（三）合同起草1.合同文本應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，合同條款應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性條款。2.合同文本應(yīng)當(dāng)包括首部、正文、尾部等部分，首部應(yīng)當(dāng)明確合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；正文應(yīng)當(dāng)詳細約定雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等主要條款；尾部應(yīng)當(dāng)由雙方簽字（蓋章）、日期等。3.合同文本應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用生僻字、繁體字、錯別字等。（四）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將合同文本提交給合同管理部門進行審核。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對合同文本的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核的主要內(nèi)容包括：合同主體資格是否合法、合同條款是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求、合同權(quán)利義務(wù)是否對等、合同風(fēng)險是否可控等。3.對于重大合同或涉及公司重大利益的合同，合同管理部門應(yīng)當(dāng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行會審，并根據(jù)會審意見對合同文本進行修改完善。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。2.簽訂合同應(yīng)當(dāng)由法定代表人或其授權(quán)代理人簽字（蓋章），授權(quán)代理人應(yīng)當(dāng)持有法定代表人簽署的授權(quán)委托書。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員進行合同交底，明確合同履行的要求、流程、責(zé)任等，確保合同履行人員熟悉合同條款，掌握合同履行要點。2.合同交底的內(nèi)容包括：合同的主要條款、履行期限、履行地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立合同執(zhí)行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同執(zhí)行跟蹤的內(nèi)容包括：合同對方的履行情況、我方的履行情況、合同款項的收付情況、質(zhì)量驗收情況等。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時向合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如需對合同條款進行變更，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門提出書面申請，說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)證明材料。2.合同變更申請經(jīng)合同管理部門審核通過后，由業(yè)務(wù)部門與合同對方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等，并按照合同簽訂的程序進行簽訂和存檔。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時將合同變更情況通知相關(guān)部門，并對合同執(zhí)行情況進行調(diào)整。（四）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時通知合同對方，并辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止手續(xù)包括：合同款項的結(jié)算、質(zhì)量驗收、資料交接、債權(quán)債務(wù)清理等。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將合同履行情況及終止情況書面報告合同管理部門，并將合同相關(guān)資料整理歸檔。四、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期組織對合同風(fēng)險進行識別和評估，分析合同簽訂、履行過程中可能存在的風(fēng)險因素，并評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險識別與評估的方法包括：問卷調(diào)查、專家咨詢、案例分析、數(shù)據(jù)分析等。3.根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果，合同管理部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的風(fēng)險防控措施，明確風(fēng)險防控責(zé)任人和防控期限。（二）風(fēng)險防控措施1.針對不同類型的合同風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的防控措施。例如，對于合同主體資格風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)加強對合同對方的調(diào)查和審核；對于合同條款風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)加強對合同文本的審核和修改；對于合同履行風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控等。2.建立合同風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警合同風(fēng)險。當(dāng)合同風(fēng)險達到預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)當(dāng)及時采取措施進行處理，避免風(fēng)險擴大。3.加強對合同糾紛的處理，及時化解合同糾紛。對于合同糾紛，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式進行處理，維護公司合法權(quán)益。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時將合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、會議紀(jì)要、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料收集齊全，并移交合同管理部門。2.合同管理部門應(yīng)當(dāng)對業(yè)務(wù)部門移交的合同資料進行審核，確保資料的完整性和真實性。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)對收集到的合同資料進行整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類編號，并建立合同檔案目錄。2.合同資料應(yīng)當(dāng)按照順序裝訂成冊，編制頁碼，確保資料的整齊、規(guī)范。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定進行保管，保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定，一般不得少于[X]年。3.合同檔案保管期間，應(yīng)當(dāng)定期進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.合同管理部門應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)的查閱申請，提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)當(dāng)在指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案室或進行復(fù)制、拍照等。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)當(dāng)及時將合同檔案歸還合同管理部門，并在查閱登記上簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)當(dāng)定期對公司合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同風(fēng)險防控情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對各部門合同管理工作進行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同管理工作中存在的問題，促進合同管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)當(dāng)積極配合