送外檢查管理辦法一、總則（一）目的為加強公司送外檢查工作的管理，規(guī)范送外檢查流程，確保送檢樣品的準確性、完整性和及時性，保障檢查結(jié)果的可靠性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及送外檢查的樣品管理、委托流程、費用控制、結(jié)果跟蹤等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：送外檢查活動必須嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準要求，確保檢查行為合法合規(guī)。2.準確性原則：送檢樣品應(yīng)具有代表性，檢查過程應(yīng)科學(xué)嚴謹，以保證檢查結(jié)果能夠真實準確反映被檢測對象的實際情況。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點安排送外檢查，確保各項工作高效推進，避免因延誤導(dǎo)致的不利影響。4.保密性原則：對送外檢查過程中涉及的公司機密信息、樣品信息以及檢查結(jié)果等嚴格保密，防止信息泄露。二、送外檢查的組織與職責（一）送檢部門1.負責提出送外檢查申請，明確檢查項目、目的、要求以及送檢樣品的詳細信息。2.按照規(guī)定的時間和要求準備好送檢樣品，并確保樣品的包裝、標識等符合要求。3.配合檢查機構(gòu)完成樣品交接、信息溝通等相關(guān)工作，跟蹤檢查進度和結(jié)果。（二）質(zhì)量控制部門1.審核送外檢查申請，確保檢查項目符合公司需求和相關(guān)標準規(guī)范。2.對送檢樣品的質(zhì)量、代表性等進行評估，提出意見和建議。3.負責與外部檢查機構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，監(jiān)督檢查過程，確保檢查工作按照合同要求進行。4.對檢查結(jié)果進行審核和分析，根據(jù)結(jié)果提出改進措施或決策建議。（三）采購部門1.根據(jù)送外檢查需求，選擇合適的檢查機構(gòu)，并簽訂委托檢查合同。2.負責檢查費用的預(yù)算編制、支付申請等相關(guān)財務(wù)工作。3.跟蹤檢查機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量，對不符合要求的機構(gòu)及時進行更換或處理。（四）其他相關(guān)部門按照各自職責，配合完成送外檢查的相關(guān)工作，如提供技術(shù)支持、協(xié)助樣品準備等。三、送外檢查流程（一）檢查申請1.送檢部門根據(jù)工作需要，填寫《送外檢查申請表》，詳細說明檢查項目、樣品信息、檢查目的、要求以及預(yù)計完成時間等內(nèi)容。2.將申請表提交至質(zhì)量控制部門進行審核。（二）申請審核1.質(zhì)量控制部門收到申請表后，對檢查項目的必要性、合規(guī)性以及樣品的代表性等進行審核。2.對于不符合要求的申請，及時反饋給送檢部門并說明原因，要求其進行修改或補充完善。（三）機構(gòu)選擇1.采購部門根據(jù)審核通過的申請，在合格的外部檢查機構(gòu)名錄中選擇合適的機構(gòu)。2.與選定的檢查機構(gòu)簽訂委托檢查合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、檢查項目、費用標準、完成時間等條款。（四）樣品準備1.送檢部門按照相關(guān)標準和要求，準備好送檢樣品。樣品應(yīng)具有代表性，數(shù)量應(yīng)滿足檢查需求，并進行適當?shù)陌b和標識。2.在樣品包裝上注明樣品名稱、規(guī)格型號、批次、數(shù)量、來源等信息，確保樣品信息清晰準確。（五）樣品交接1.送檢部門與采購部門共同將準備好的樣品及相關(guān)資料（如申請表、產(chǎn)品說明書等）送至選定的檢查機構(gòu)。2.雙方在檢查機構(gòu)的樣品交接清單上簽字確認，明確交接時間、樣品狀態(tài)等信息。（六）檢查過程跟蹤1.質(zhì)量控制部門負責與檢查機構(gòu)保持溝通，跟蹤檢查進度，及時了解檢查過程中出現(xiàn)的問題。2.如發(fā)現(xiàn)檢查機構(gòu)未按照合同要求進行檢查或出現(xiàn)延誤等情況，及時與檢查機構(gòu)協(xié)商解決，并向采購部門反饋。（七）結(jié)果獲取與審核1.檢查機構(gòu)完成檢查后，按照合同約定的時間和方式向公司提供檢查報告。2.質(zhì)量控制部門對檢查報告進行審核，重點審核檢查結(jié)果的準確性、可靠性以及是否符合相關(guān)標準和要求。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與檢查機構(gòu)溝通核實，并要求其進行解釋或補充說明。如結(jié)果存在疑問，可要求檢查機構(gòu)進行復(fù)測或提供進一步的證明材料。（八）結(jié)果處理1.根據(jù)審核通過的檢查結(jié)果，質(zhì)量控制部門提出處理建議，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.如檢查結(jié)果符合要求，相關(guān)部門按照公司規(guī)定進行后續(xù)處理，如產(chǎn)品放行、工藝調(diào)整等。3.如檢查結(jié)果不符合要求，由質(zhì)量控制部門組織相關(guān)部門進行原因分析，制定整改措施，并跟蹤整改效果。四、送外檢查樣品管理（一）樣品標識1.送檢樣品應(yīng)在包裝上進行清晰、準確的標識，標識內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號、批次、數(shù)量、來源、送檢日期等。2.標識應(yīng)采用耐久性強的材料制作，確保在運輸和檢查過程中不脫落、不褪色。（二）樣品包裝1.根據(jù)樣品的特性和檢查要求，選擇合適的包裝材料和方式，確保樣品在運輸過程中不受損壞、變質(zhì)或污染。2.對于易損、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取特殊的防護措施，如防震、防潮、冷藏等。（三）樣品運輸1.采購部門負責安排樣品的運輸，選擇具有資質(zhì)、信譽良好的運輸公司，并確保運輸過程符合相關(guān)要求。2.在運輸前，對樣品進行妥善的固定和保護，防止在運輸過程中發(fā)生碰撞、擠壓等情況。3.運輸過程中應(yīng)做好樣品的跟蹤和記錄，確保樣品按時、安全送達檢查機構(gòu)。（四）樣品存儲1.檢查機構(gòu)收到樣品后，應(yīng)按照規(guī)定的條件進行存儲，確保樣品的質(zhì)量不受影響。2.對于有特殊存儲要求的樣品，如需要冷藏、避光等，檢查機構(gòu)應(yīng)嚴格按照要求執(zhí)行。3.在樣品存儲期間，應(yīng)建立樣品存儲記錄，記錄樣品的存儲位置、存儲條件、存儲時間等信息。（五）樣品處置1.檢查完成后，檢查機構(gòu)應(yīng)按照合同約定或相關(guān)規(guī)定對樣品進行處置。如需留樣，應(yīng)明確留樣期限和留樣方式。2.公司如需取回剩余樣品，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)辦理取回手續(xù)，并確保取回的樣品與送檢樣品一致。3.對于已無保留價值的樣品，檢查機構(gòu)應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處理，防止對環(huán)境造成污染。五、送外檢查費用管理（一）費用預(yù)算1.采購部門根據(jù)送外檢查申請，編制檢查費用預(yù)算，明確各項檢查項目的費用標準和預(yù)計總費用。2.費用預(yù)算應(yīng)報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）費用支付1.檢查費用的支付應(yīng)按照委托檢查合同的約定進行。采購部門根據(jù)檢查機構(gòu)提供的發(fā)票和檢查報告，填寫費用支付申請單，經(jīng)相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理支付手續(xù)。2.在費用支付過程中，應(yīng)嚴格遵守公司的財務(wù)管理制度，確保支付流程規(guī)范、合法。（三）費用核算與審計1.財務(wù)部門負責對送外檢查費用進行核算，確保費用支出準確無誤。2.公司定期對送外檢查費用進行審計，檢查費用支出的合理性、合規(guī)性，防止出現(xiàn)浪費、違規(guī)支出等情況。六、送外檢查結(jié)果管理（一）結(jié)果歸檔1.質(zhì)量控制部門負責將審核通過的檢查報告及相關(guān)資料進行歸檔保存，建立送外檢查結(jié)果檔案。2.檔案內(nèi)容應(yīng)包括檢查申請表、委托檢查合同、樣品交接清單、檢查報告、結(jié)果處理記錄等。（二）結(jié)果查詢與使用1.公司內(nèi)部相關(guān)部門如需查詢送外檢查結(jié)果，應(yīng)按照規(guī)定的流程向質(zhì)量控制部門提出申請。2.檢查結(jié)果僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得向任何第三方提供或披露。（三）結(jié)果追溯1.如對檢查結(jié)果有疑問或需要進行追溯，質(zhì)量控制部門應(yīng)組織相關(guān)人員對檢查過程、樣品信息、檢查機構(gòu)資質(zhì)等進行調(diào)查核實。2.通過追溯，查找問題原因，采取相應(yīng)的措施進行處理，確保檢查結(jié)果的可靠性和可追溯性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對送外檢查工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括流程執(zhí)行情況、樣品管理、費用控制、結(jié)果處理等方面。2.質(zhì)量控制部門負責具體的監(jiān)督檢查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立送外檢查工作考核評價機制，對送檢部門、質(zhì)量控制部門、采購部門等相關(guān)部門的工作進行考核評價。2.考核評價指標包括檢查申請的準確性、及時性，樣品管理的規(guī)范性，費用控制的合理性，結(jié)果處理的有效性等。3.