公司采購管理辦法版一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.誠實守信原則：采購雙方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的商業(yè)信譽。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，驗收采購物資等。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，提供采購項目的技術(shù)要求、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)信息，參與采購過程中的技術(shù)評審和驗收工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項的支付等。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，參與采購合同中質(zhì)量條款的制定和審核，確保采購物資符合質(zhì)量要求。三、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃1.年度采購計劃：各需求部門應(yīng)于每年年底前編制下一年度的采購計劃，明確采購項目、數(shù)量、時間等要求，并提交給采購部門。2.月度采購計劃：采購部門應(yīng)根據(jù)年度采購計劃和實際需求情況，編制月度采購計劃，并下達(dá)給各需求部門。3.臨時采購計劃：因特殊情況需要臨時采購的，需求部門應(yīng)填寫臨時采購申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交給采購部門。（二）采購預(yù)算1.預(yù)算編制：財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預(yù)算，并提交給采購決策委員會審議。2.預(yù)算執(zhí)行：采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商作為合作對象。2.供應(yīng)商調(diào)查：對于新選擇的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實地調(diào)查，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理體系、財務(wù)狀況等，確保供應(yīng)商具備履行合同的能力。3.供應(yīng)商評審：采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評審，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面的表現(xiàn)，對供應(yīng)商進(jìn)行評分，并根據(jù)評分結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)：采購部門應(yīng)制定供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面的指標(biāo)，對供應(yīng)商進(jìn)行定期考核。2.考核方式：采購部門可通過實地考察、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等方式對供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.考核結(jié)果應(yīng)用：采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的處理，如增加或減少采購份額、暫停或終止合作等。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.激勵措施：公司可對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、提供技術(shù)支持等，以激勵供應(yīng)商提高供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。2.約束措施：對于違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，公司應(yīng)采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、罰款、暫?；蚪K止合作等，以維護(hù)公司的合法權(quán)益。五、采購流程（一）采購申請需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容，并提交給采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，審核通過后提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）采購實施1.選擇供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送采購詢價單或招標(biāo)邀請書。2.采購談判：采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂采購合同。3.采購合同簽訂：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（四）采購驗收1.驗收準(zhǔn)備：采購部門應(yīng)在采購物資到貨前通知質(zhì)量部門和需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.驗收實施：質(zhì)量部門和需求部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗收，驗收合格后出具驗收報告。如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。（五）采購付款1.付款申請：采購部門應(yīng)在采購物資驗收合格后，根據(jù)采購合同約定填寫付款申請表，并提交給財務(wù)部門。2.付款審批：財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告對付款申請表進(jìn)行審核，審核通過后提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，財務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)風(fēng)險等，并評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較大且影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如選擇其他供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等。2.風(fēng)險降低：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較大但影響程度較小的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強供應(yīng)商管理、簽訂補充協(xié)議等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較小但影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較小且影響程度較小的風(fēng)險，可采取風(fēng)險接受措施，如加強監(jiān)控、及時處理等。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時，應(yīng)建立風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險。七、采購信息管理（一）采購文件管理采購部門應(yīng)建立采購文件管理制度，對采購過程中產(chǎn)生的各種文件進(jìn)行分類、編號、歸檔和保管，確保采購文件的完整性和可追溯性。采購文件包括采購申請表、采購詢價單、招標(biāo)邀請書、采購合同、驗收報告、付款申請表等。（二）供應(yīng)商信息管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息管理制度，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、業(yè)績情況、考核結(jié)果等進(jìn)行分類、編號、歸檔和保管，確保供應(yīng)商信息的完整性和準(zhǔn)確性。同時，應(yīng)定期對供應(yīng)商信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時淘汰不合格供應(yīng)商。（三）采購數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計采購部門應(yīng)建立采購數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計制度，定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計，如采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布等，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。同時，應(yīng)根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金是否合理使用等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情